JSchrAufbVO — Landesverordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und der Justizverwaltung

Anlage JSchrAufbVO

AnlageAnlage zur Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung - Vom 16. Dezember 2022 -

Abschnitt 1 JSchrAufbVO

Abschnitt 1

Aufbewahrungs- und Speicherfristen für das Schriftgut der ordentlichen
Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden

1.: Amtsgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.1.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der Schöffen und ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die Schöffen, die Schöffengeschäftsstelle und die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
1.1.2	-	Sammelakten über Verfahren nach dem Schiedsamtsgesetz und nach § 89 LJG in Verbindung mit § 22 Absatz 1 Satz 1 Justizverwaltungskostengesetz (JVKostG) vom 23. Juli 2021 (BGBl. I S. 2586, 2655), zuletzt geändert durch Artikel 48 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3436)	30 Jahre	-
1.1.3	II	Akten über
		a) sonstige Handlungen und Entscheidungen in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit, soweit diese auf Landesrecht beruhen, zum Beispiel Anordnungen und Genehmigungen nach den Polizei- und Verfassungsschutzgesetzen der Länder, soweit sie keine Freiheitsentziehung zum Gegenstand haben	30 Jahre	-
		b) Anträge nach dem Gesetz über Unschädlichkeitszeugnisse (früher UnschZ)	5 Jahre	-	Diese Bestimmung gilt, soweit nicht in einzelnen Ländern eine andere Aktenbehandlung vorgesehen ist.
1.1.4	XIV	a) Akten über Freiheitsentziehungssachen/Unterbringungssachen nach den Polizei- und Vollzugsgesetzen der Länder, sofern nicht unter b) erfasst	30 Jahre
		b) Akten über Freiheitsentziehungssachen/Unterbringungssachen nach den Polizei- und Vollzugsgesetzen der Länder, in denen keine richterliche Entscheidung ergangen ist	5 Jahre
1.1.5	-	Sammelakten über den Austritt von Personen aus den Religionsgemeinschaften öffentlichen Rechts	10 Jahre	-
1.1.6	-	Akten über Stiftungen	30 Jahre	-
1.1.7	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung - GenAktVfg-)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.1.8	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über		-	Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg) zu den Generalakten (Nummer 9 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 Rechtshilfeordnung für Zivilsachen vom 16.12.2021 (BAnz AT 31.03.2022 B15) (ZRHO), der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten vom 23. Dezember 2016 (BAnz 2017, AT 12. Oktober 2017 B1) (RiVASt) in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate		sofern die betroffene Person in eine längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.1.8 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in eine längere Datenspeicherung)	2 Jahre
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	5 Jahre
		f) Anträge auf Ausstellung einer Apostille und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation	2 Jahre	-	Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.
		g) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.1.9	-	Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten	50 Jahre	-
1.1.10	-	Bücher über Urkundenverwahrungen mit Ausnahme der Verwahrungsbücher über Verfügungen von Todes wegen sowie die dazugehörigen Belege	2 Jahre	-
1.1.11		Die an die Amtsgerichte abgelieferten Geschäftsbücher und Akten der Gerichtsvollzieher	10 Jahre	-
1.1.12	HL	Hinterlegungsakten	5 Jahre	-
1.1.13	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
1.1.14	L	Akten über die Zwangsliquidation von Bahneinheiten	10 Jahre	-
1.1.15		Bahngrundbücher	Dauernd
1.1.16		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

2.: Landgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.2.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der Schöffen und ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die Schöffen, die Schöffengeschäftsstelle und die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
1.2.2	-	Akten über Stiftungen	30 Jahre	-
1.2.3	BwH	Akten der hauptamtlichen Bewährungshilfe	6 Jahre	-
1.2.4	GerH	Sammelakten der Gerichtshilfe	5 Jahre	-
1.2.5	FA	Akten der Führungsaufsichtsstellen über Verurteilte	10 Jahre	-
1.2.6	-	Akten der Richterdienstgerichte über
		a) Disziplinarverfahren, in denen auf Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist	30 Jahre	-
		b) alle anderen Disziplinarverfahren	20 Jahre	-
		c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren	20 Jahre	-
1.2.7	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.2.8	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.2.7 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.2.8 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Anträge auf Ausstellung einer Apostille und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation	2 Jahre	-	Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.
		g) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.2.9	-	Sammelakten über Ehelicherklärungen	100 Jahre	-
1.2.10	-	Personalakten
		a) der Notare, Notarassessoren und Notariatsverwalter	10 Jahre	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 Bundesnotarordnung - BnotO - in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Gesetz vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146)) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 1.2.10 b))
		b) Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben	100 Jahre	-
1.2.11	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.2.12		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

3.: Oberlandesgericht

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit		Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3		4	5	6
1.3.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut		20 Jahre	-
1.3.2	-	Akten über Stiftungen		30 Jahre	-
1.3.3	DG, DGH	Akten der Richterdienstgerichte über			-
		a) Disziplinarverfahren, in denen auf Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist		30 Jahre	-
		b) alle anderen Disziplinarverfahren		20 Jahre	-
		c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren		20 Jahre	-
1.3.4	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)		20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten		20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen		5 Jahre	-
1.3.5		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über				Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.3.4 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder		3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung		5 Jahre	-
		c) Listen der Empfänger von Geldauflagen in Ermittlungs-, Straf- und Gnadensachen und Liste der Empfänger von Geldbußen nebst den dazugehörigen Unterlagen		5 Jahre	-
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden		6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.3.5 e)
		e) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)		2 Jahre	-
		f) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen		10 Jahre	-
		g) Fortbildungsvorgänge		5 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten		10 Jahre	-
1.3.6	-	Sammelakten über Ehelicherklärungen		100 Jahre	-
1.3.7	-	Sammelakten über die Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen
	-	a) Akten über Verfahren		2 Jahre	-
		b) Anträge und Entscheidungen		80 Jahre	-
1.3.8		Sammelakten über die Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer		2 Jahre	-
1.3.9	-	Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten		100 Jahre	-
1.3.10	-	Personalakten
		a) der Notare und Notarassessoren		10 Jahre	Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 1.3.10 b)).
		b) Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben		100 Jahre
		c) Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten		5 Jahre	-
1.3.11	-	Akten über
		a)	die Prüfung von Rechtskandidaten			zu a) siehe § 64 JAG NRW
			aa) schriftliche Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
			bb) sonstige Prüfungsunterlagen	50 Jahre	-
		b)	die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	zu b) und c) Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden
		c)	die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
1.3.12	-	Akten über die Eintragung von Versorgungsanwärtern in ein Bewerberverzeichnis		5 Jahre	-
1.3.13	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr		5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten		2 Jahre	-

4.: Staatsanwaltschaft

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.4.1	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.4.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über
		a) Akten der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-	mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.4.1 b)) zu bringen sind
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.4.2 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-	Berichtshefte sind wie die dazugehörige Sachakte aufzubewahren
1.4.3	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.4.4		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

5.: Generalstaatsanwaltschaft

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.5.1	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
1.5.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 1.5.1 b)) zu bringen sind
		a) Akten der Prüfungsbehörden nach Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.5.2 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		g) Berichte der Staatsanwaltschaften	20 Jahre	-
		h) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.5.3	-	Akten über
		a) die Prüfung von Beamten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	zu a) und b) Anlagehefte mit schriftl. Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
		b) die Prüfung von Amtsanwälten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-
1.5.4	-	Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
1.5.5	StrEs	Akten über Ansprüche auf Entschädigung nach dem Gesetz über die Entschädigung für Strafverfolgungsmaßnahmen (StrEG) vom 8. März 1971 (BGBl. I S. 157), zuletzt geändert durch Gesetz vom 30. September 2020 (BGBl. I S. 2049)	5 Jahre	-
1.5.6		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

6.: Justizvollzugseinrichtungen

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.6.1	-	a) Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung) mit Ausnahme der unter b) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		b) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
1.6.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 1.6.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre
		e) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
1.6.3	-	Akten über das Auswahlverfahren bei der Einstellung von Beamten und über die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
1.6.4	-	Akten über Unfallfürsorge für Gefangene, Untergebrachte und Arrestanten	20 Jahre	-

7.: Besondere Bestimmungen für Justizvollzugsanstalten

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.7.1	-	Gefangenenbücher, Untergebrachtenbücher, Gefangenenkarteien, Untergebrachtenkarteien und Transportbücher	10 Jahre	-	zu Nummern 1.7.1 bis 1.7.4: Bei Vorliegen besonderer Umstände kann (nur) unter den Voraussetzungen des § 184 Absatz 3 Satz 2 Strafvollzugsgesetzes (StVollzG) vom 16. März 1976 (BGBl. I S. 581, 2088; 1977 I S. 436), zuletzt geändert durch Art. 27 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607) sowie des § 60 Absatz 4 Justizvollzugsdatenschutzgesetz (JVollzDSG SH) vom 23. September 2021 (GVOBl. Schl.-H. Nr. 14 S. 1170) eine längere Aufbewahrungs- und Speicherfrist angeordnet werden.
1.7.2	-	a) Zugangsbücher, Abgangsbücher, Belegungsbücher, Abgangskalender, Verzeichnisse der Beurlaubungen, Verzeichnisse der Entweichungen, Verzeichnisse über Freigang, Verzeichnisse über Ausgang, Verzeichnisse der Disziplinarmaßnahmen, Verzeichnisse der besonderen Sicherheitsmaßnahmen	2 Jahre	-
		b) die Nachweise über die den Gefangenen und den Untergebrachten abgenommenen Gegenstände und Gelder, Krankenbücher	5 Jahre	-
1.7.3	-	Personalakten der Gefangenen und der Untergebrachten	10 Jahre	-
1.7.4	-	Gesundheitsakten und Krankenblätter über Gefangene und Untergebrachte
		a) wenn ausschließlich Abschiebungshaft vollzogen worden ist oder wenn für diese im Anschluss an sonstige Freiheitsentziehung eine gesonderte Gesundheitsakte oder ein gesondertes Krankenblatt angelegt worden ist	10 Jahre	-
		b) im Übrigen	20 Jahre	-
1.7.5	-	Akten des Kriminologischen Dienstes	30 Jahre	-
1.7.6	-	Sammelakten mit den Begleitumschlägen der eingehenden Briefe an Untersuchungsgefangene, soweit auf ihnen keine Verfügung über etwaige Einlagen getroffen worden ist, und Sprechscheine der Gefangenen und der Untergebrachten	1 Jahr		Auf Anordnung der Behördenleitung können Begleitumschläge statt in Sammelakten auch in Kartons oder anderen Behältnissen geordnet aufbewahrt werden.
1.7.7		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

8.: Besondere Bestimmungen für Jugendarrestanstalten

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
1.8.1	-	Jugendarrestbücher für Jugendarrestanstalten und Freizeitarresträume, Namenverzeichnisse	10 Jahre	-
1.8.2	-	a) Zu- und Abgangsbücher, Belegungsbücher, Jugendarrestkalender	2 Jahre	-
		b) die Nachweise über die den Arrestanten abgenommenen Gegenstände und Gelder	2 Jahre	-
1.8.3	-	Personalakten der Arrestanten	10 Jahre	-

Abschnitt 2 JSchrAufbVO

Abschnitt 2

Aufbewahrungs- und Speicherfristen für das Schriftgut der Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit,
der Gerichte der Finanzgerichtsbarkeit, der Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit, der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit,
der Aus- und Fortbildungseinrichtungen und des Schriftguts der Landesjustizverwaltung

1.: Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.1.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.1.2		Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.1.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.1.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Absatz 1, 2 ZRHO in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder	3 Jahre	-
		b) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.1.3 d)
		d) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		e) die von den Aufsichtsbehörden aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		f) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.1.4		Prüfungsakten	10 Jahre	-
2.1.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) Sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
2.1.6		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

2.: Gerichte der Finanzgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.2.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.2.2		Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.2.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.2.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.2.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		e) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.2.4		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
2.2.5		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

3.: Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.3.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.3.2		Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.3.3		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.3.2 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.3.3 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		e) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f) Sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.3.4		Prüfungsakten	10 Jahre	-
2.3.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre	-
		b) Sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre	-
2.3.6		Akten über Prozessagenten
		a) Personalakten	20 Jahre	-
		b) Anlagehefte mit Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-
2.3.7		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

4.: Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.4.1	-	Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl oder Berufung und Heranziehung der ehrenamtlichen Richter sowie sonstiges die ehrenamtlichen Richter betreffendes Schriftgut	20 Jahre	-
2.4.2		Akten über Flurbereinigungssachen, Disziplinarsachen, berufsgerichtliche Verfahren nach Landesgesetzen	30 Jahre
2.4.3		Akten über personalvertretungsrechtliche Verfahren nach Landesgesetzen
		a) Akten, soweit nicht in Nr. 2.4.3 b) genannt	10 Jahre	siehe Nr. 2.4.3 c)
		b) Akten, die durch Antrags- oder Klagerücknahme oder einen Kostenbeschluss nach § 161 Absatz 2 Verwaltungsgerichtsordnung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 686), zuletzt geändert durch Gesetz vom 8. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4650) beendet worden sind	5 Jahre	siehe Nr. 2.4.3 c)
		c) Zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel, Urteile, rechtskräftige Beschlüsse, Bescheide und Vorbescheide, Vergleiche, Schiedssprüche, sowie Dokumente, auf die in der Entscheidungsformel Bezug genommen ist	30 Jahre		Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören neben den Zustellungsnachweisen auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanzen sowie Leseabschriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrend en Dokument enthalten ist. Ausgenommen sind zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel, die durch eine spätere Klage- oder Antragsrücknahme wirkungslos geworden sind.
2.4.4		Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) von besonderer Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.4.5		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.4.4 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.4.5 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre	-
		e) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		f) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.4.6		Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
2.4.7		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten		-
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
		b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
2.4.8		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten	5 Jahre	-

5.: Aus- und Fortbildungseinrichtungen

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit	Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3	4	5	6
2.5.1	-	Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung)
		a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)	20 Jahre	-
		b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	-
		c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	-
2.5.2	-	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über			Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.5.1 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden	6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.5.2 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)	2 Jahre	-
		d) Fortbildungsvorgänge	5 Jahre	-
		e) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	10 Jahre	-
2.5.3	-	Akten über das Auswahlverfahren bei der Einstellung von Beamten und über die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.

6.: Landesjustizverwaltung

Lfd. Nr.	Registerzeichen	Angelegenheit		Aufbewahrungs- und Speicherfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	2	3		4	5	6
2.6.1		Generalakten (Abschnitt B der Generalaktenverfügung) über
		a) Bundes- und Landesgesetzgebung mit Federführung der Justiz		dauernd	-
		b) Gesetzgebung der Verwaltungs- und Finanzgerichtsbarkeit		dauernd	-
		c) Ausbildungs- und Prüfungsordnungen für die Justizfachangestellten, den mittleren Justizdienst, den gehobenen Justizdienst, den Amtsanwaltsdienst, den Gerichtsvollzieherdienst, den Justizvollstreckungsdienst, den Justizwachtmeisterdienst sowie den allgemeinen Vollzugsdienst, den Werkdienst, den mittleren Verwaltungsdienst bei Justizvollzugsanstalten und den gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienst		dauernd	-
		d) Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Berlin, Brandenburg, Freie Hansestadt Bremen, Freie und Hansestadt Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein für die EU-Eignungsprüfung		dauernd	-
		e) Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Baden-Württemberg, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein für die Amtsanwaltsprüfung		dauernd	-
		f) Errichtung des Gemeinsamen Prüfungsamtes der Länder Bremen, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Schleswig-Holstein und Thüringen für die Prüfung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahn des gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienstes		dauernd	-
		g) EU-Sachen auf dem Gebiet des Zivilrechts mit Federführung der Justiz		dauernd	-
		h) Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)		50 Jahre	-
		i) sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter h) bezeichneten		20 Jahre	-
		j) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen		5 Jahre	-
2.6.2		Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Generalaktenverfügung) über				Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 2.6.1 g)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.
		a) Eingaben, Beschwerden, Warenangebote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung		5 Jahre	-
		b) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden		6 Monate	-	sofern die betroffene Person in die längere Datenspeicherung eingewilligt hat vgl. Nummer 2.6.2 c)
		c) Unterlagen über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden (mit Einwilligung in längere Datenspeicherung)		2 Jahre	-
		d) die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen		10 Jahre	-
		e) Ordensangelegenheiten		10 Jahre	-
		f) Fortbildungsvorgänge		5 Jahre	-
		g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten		10 Jahre	-
2.6.3		Sammelakten über Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen
		a) Akten über Verfahren		2 Jahre	-
		b) Anträge und Entscheidungen		50 Jahre	-
2.6.4		Akten über
		a)	die Prüfung von Rechtsreferendarinnen und Rechtsreferendaren sowie die EU-Eignungsprüfung für die Zulassung zur Rechtsanwaltschaft
			aa) schriftliche Prüfungsarbeiten	5 Jahre	-
			bb) sonstige Prüfungsunterlagen	50 Jahre	-
		b)	die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	10 Jahre	-	Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.
2.6.5		Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten
		a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr		5 Jahre	-
		b) sonstige Tabellen		2 Jahre	-
2.6.6		Personalakten der nichtbeamteten Beschäftigten		5 Jahre	-
2.6.7		Ermittlungsverfahren		100 Jahre	-
		a) wegen Mordes oder nationalsozialistischer Gewalttaten
		b) sonstige		5 Jahre	-
2.6.8		Gnadensachen nach Schwurgerichtsverfahren bei
		a) Urteil auf lebenslanger Freiheitsstrafe		100 Jahre	-
		b) sonstigem Verfahrensausgang		10 Jahre	-
2.6.9		Gnadensachen nach Strafverfahren
		a) vor der großen Strafkammer (Jugendkammer) und dem Schöffengericht (Jugendschöffengericht)		10 Jahre	-
		b) vor der Strafrichterin oder dem Strafrichter (Jugendrichterin oder Jugendrichter)		5 Jahre	-
2.6.10		Gnadensachen nach Privatklageverfahren, Ordnungswidrigkeitsverfahren und Strafbefehlsverfahren		3 Jahre	-
2.6.11		Sammelakten über die Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen
		a) Akten über Verfahren		2 Jahre	-
		b) Anträge und Entscheidungen		80 Jahre	-
2.6.12		Klageverfahren vor dem VG und OVG		15 Jahre	-
2.6.13		Zivilprozessangelegenheiten		15 Jahre
2.6.14		Dienstreisegenehmigungen		5 Jahre	-
2.6.15		Nebenämter und Nebenbeschäftigungen der Richterinnen oder Richter und Beamtinnen oder Beamten		5 Jahre	-
2.6.16		Zusammenkünfte der Ministerpräsidentinnen und-präsidenten		5 Jahre	-
2.6.17		Verfahren vor dem Bundesverfassungsgericht		5 Jahre	-	Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Vorgänge, die Stellungnahmen, Gutachten und dergl. enthalten, dem zuständigen Fachreferat vorzulegen. Gegebenenfalls kann das Fachreferat eine längere Aufbewahrungsfrist anordnen.
2.6.18		Lockerungen des Strafvollzugs		5 Jahre	-
2.6.19		Unterbringung der Gefangenen im allgemeinen		5 Jahre	-
2.6.20		Urlaub und Ausgang aus der Haft		5 Jahre	-
2.6.21		Austausch der Haushaltspläne mit anderen Landesjustizverwaltung		3 Jahre	-
2.6.22		Einzelne Beschaffungsmaßnahmen		3 Jahre	-
2.6.23		Fachministerkonferenzen (mit Ausnahme der Justizministerkonferenzen)		2 Jahre	-
2.6.24		Richterwahl		2 Jahre	-

Eingangsformel JSchrAufbVO

Aufgrund des § 27 Absatz 1 des Landesjustizgesetzes vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301), verordnet das Ministerium für Justiz und Gesundheit:

§ 1

Anwendungsbereich

§ 1 Anwendungsbereich(1) Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung und Speicherung des Schriftguts im Sinne von § 26 Absatz 2 des Landesjustizgesetzes (LJG) vom 17. April 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 231, ber. 441), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301),1. in Verwaltungssachen der Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugseinrichtungen, Aus- und Fortbildungseinrichtungen und Landesjustizverwaltung,2. in Rechtssachen der Gerichte und Staatsanwaltschaften, die auf Landesrecht beruhen,die für das Verfahren nicht mehr erforderlich sind (Schriftgut), und die hierbei zu beachtenden Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen. Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen der Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und Staatsanwaltschaften in Rechtssachen im Übrigen bestimmen sich nach der Justizaktenaufbewahrungsverordnung vom 8. November 2021 (BGBl. I S. 4834).(2) Die Bestimmungen dieser Verordnung finden auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger, auf anderen Datenträgern oder in elektronisch geführten Akten aufbewahrt wird, soweit nichts abweichend geregelt ist.(3) Für das Schriftgut, deren Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist vor Inkrafttreten dieser Verordnung bereits begonnen hatte, ist die Justizschriftgutaufbewahrungsverordnung vom 20. Dezember 2011 (GVOBl. Schl.-H. 2012 S. 1), zuletzt geändert durch Verordnung vom 5. Dezember 2016 (GVOBl. Schl.-H. S. 1008), in der am 30. Dezember 2021 geltenden Fassung anzuwenden.Dies gilt auch für die Akten, Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstigen Verzeichnisse der Gerichte und der Staatsanwaltschaften, deren Aufbewahrungs- und Speicherfristen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Justizaktenaufbewahrungsverordnung bereits begonnen hatte.

§ 2

Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung

§ 2 Durchführung der Aufbewahrung und Speicherung(1) Das weggelegte oder abschließend bearbeitete Schriftgut ist bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen vollständig aufzubewahren, vor unbefugtem Zugriff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen. Die Lesbarkeit des Schriftguts ist zu gewährleisten.(2) Bei elektronisch gespeichertem Schriftgut ist die Vertraulichkeit, die Integrität, die Verfügbarkeit und die Authentizität durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.

§ 3

Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

§ 3 Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen bestimmen sich, mit Ausnahme des in Absatz 2 bis 6 genannten Schriftgutes, nach der Anlage. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung. Für in der Anlage nicht ausdrücklich bezeichnetes Schriftgut gelten die für Schriftgut in vergleichbaren Angelegenheiten bestimmten Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen.(2) Aktenregister, Karteien, Namens- und sonstige Verzeichnisse sind dauernd aufzubewahren, soweit in ihnen Schriftgut verzeichnet ist, das dauernd aufzubewahren ist. Im Übrigen sind Aktenregister und Karteien auszusondern, sobald die darin verzeichneten Dokumente vollständig ausgesondert wurden. Daten in Namens- und sonstigen Verzeichnissen sind zu löschen oder unkenntlich zu machen, sobald sie für abgeschlossene und laufende Verfahren nicht mehr benötigt werden.(3) Die Aufbewahrung und Speicherung der Personalakten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten bestimmt sich nach § 91 des Landesbeamtengesetzes vom 26. März 2009 (GVOBl. Schl.-H. S. 93), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 3. Mai 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 551). Satz 1 gilt für nicht beamtete Beschäftigten entsprechend, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- oder Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.(4) Die Aufbewahrung und Speicherung für Schriftgut über Disziplinarsachen bestimmen sich nach § 16 des Landesdisziplinargesetzes vom 18. März 2003 (GVOBl. Schl.-H. S. 154), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. April 2017 (GVOBl. Schl.-H. S. 222), Ressortbezeichnungen ersetzt durch Artikel 18 der Verordnung vom 16. Januar 2019 (GVOBl. Schl.-H. S. 30).(5) Die Aufbewahrung und Speicherung für die von dem Amtsgericht bis zum 31. Dezember 2021 in Verwahrung genommenen Akten, Bücher und Verzeichnisse der Notare bestimmen sich nach § 118 Absatz 3 der Bundesnotarordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl. I S. 97), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 15. Juli 2022 (BGBl. I S. 1146).(6) Die Aufbewahrung und Speicherung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), zuletzt geändert durch Artikel 32 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3436, 3450), bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 10. August 2021 (BGBl. I S. 3415, 3418).(7) Werden in Papierform geführte Teile einer Akte, für die jeweils unterschiedliche Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen gelten, in die elektronische Form oder in eine Mikroform übertragen und ist damit ihre jeweils fristgerechte Löschung nicht mehr oder nur noch mit unvertretbarem Aufwand möglich, so bestimmt sich die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist nach der längsten Frist.(8) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann von Amts wegen im Einzelfall eine längere oder kürzere Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist für einzelne Akten oder Aktenteile anordnen, soweit dies aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist. Die Anordnung kann auch auf Antrag einer am Verfahren beteiligten oder einer sonstigen Person erfolgen, sofern diese ein berechtigtes Interesse darlegt. Der Anordnung dürfen weder schutzwürdige Interessen von Verfahrensbeteiligten oder sonstigen Personen noch öffentliche Interessen entgegenstehen. Die Anordnung ist zu begründen und zu dokumentieren. Im Fall einer Verkürzung der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist ist die Dokumentation bis zum Ablauf der ursprünglichen Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist aufzubewahren oder zu speichern.

§ 4

Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen

§ 4 Beginn der Aufbewahrungs- und Speicherungsfristen(1) Die Aufbewahrungs- und Speicherfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wurde. Für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.(2) Als Jahr der Anordnung der Weglegung gilt1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die nach dem Hinterlegungsgesetz vom 3. November 2010 (GVOBl. Schl.-H. S. 685), zuletzt geändert durch Artikel 20 des Gesetzes vom 17. März 2022 (GVOBl. Schl.-H. S. 301, 307) zu beachtenden Fristen abgelaufen sind;3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen nach Nummer 1.1.10 des Abschnitts 1 der Anlage zu dieser Verordnung das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;4. bei Gefangenen- und Untergebrachtenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenen- und Untergebrachtenkarteien, bei den Listen, Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen und Untergebrachten abgenommenen Gegenstände und Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller der darin aufgeführten Gefangenen und Untergebrachten beendet ist;5. für Akten und Sammelakten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- beziehungsweise Amtsperiode und;6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.(3) Personalakten von Notarinnen und Notaren sowie Notarassessorinnen und Notarassessoren sind abgeschlossen, im Fall1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,4. einer Notariatsverwaltung nach § 56 Bundesnotarordnung nach deren Abwicklung.(4) Soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt, sind Personalakten von Beschäftigten abgeschlossen1. im Falle des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Kalenderjahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,2. im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,3. im Falle des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres.(5) Für Akten, die nach einem wieder aufgenommenen oder fortgesetzten Verfahren erneut weggelegt werden, beginnt mit Ablauf des Jahres der erneuten Weglegung eine neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist.(6) Beträgt die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist weniger als ein Jahr, beginnt sie abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die Weglegung der Akten angeordnet wird oder die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist. Absatz 5 gilt mit der Maßgabe, dass die neue Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist mit Ablauf des Monats der erneuten Weglegung beginnt.

§ 5

Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist

§ 5 Abweichende Bestimmung des Beginns der Aufbewahrungs- und SpeicherungsfristDie Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann anordnen, dass die Aufbewahrungs- und Speicherungsfrist allgemein oder für einzelne Angelegenheiten abweichend von § 4 unmittelbar mit dem Ereignis beginnt, das dem Fristbeginn zugrunde liegt. Die Anordnung ist zu dokumentieren. Sie kann auch von einer übergeordneten Stelle erlassen werden.

§ 6

Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts

§ 6 Aussetzung der Aussonderung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts(1) Die Leitung der für die Aktenaufbewahrung oder -speicherung zuständigen Stelle kann für eine Gruppe von Akten anordnen, dass deren Aussonderung bis zum Ablauf einer von ihr bestimmten Frist auszusetzen ist, wenn ein öffentliches Interesse dies erfordert. Die Frist darf höchstens vier Jahre betragen. Sie kann einmalig um bis zu zwei Jahre verlängert werden. Ein öffentliches Interesse besteht insbesondere dann, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Akten für einen parlamentarischen Untersuchungsausschuss von Bedeutung sein können.(2) Spätestens zwei Jahre nach der Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Anordnung weiterhin vorliegen. Ist dies nicht der Fall, ist die Anordnung aufzuheben.(3) Entscheidungen nach den Absätzen 1 und 2 sind zu begründen und zu dokumentieren. § 5 Satz 3 gilt entsprechend.(4) Im Übrigen gelten die für die Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung von Schriftgut erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 7

Inkrafttreten

§ 7 InkrafttretenDiese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

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