Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Justiz und Justizverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (AufbewahrungsVO NRW)

88 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Anlage zur AufbewahrungsVO NRW Abschnitt I Bundeseinheitliche Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Ordentliche Gerichtsbarkeit Amtsgericht A. Allgemeines 1 AR Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register eingetragen sind, a) soweit sie Vertreterbestellungen nach § 10 Jahre - 13 Absatz 2 des Gesetzes gegen Wett- bewerbsbeschränkungen betreffen b) soweit sie Schutzschriften betreffen 1 Jahr - c) alle Übrigen 2 Jahre - 2 - Aktenregister mit den dazugehörigen Na- menverzeichnissen (§ 7 Absatz 8 AktO) a) Namen- und Unternehmen- dauernd verzeichnisse zum Grundbuch und zu aufzube- allen öffentlichen Register wahren b) soweit in ihnen Akten oder Aktenteile dauernd verzeichnet sind, die dauernd aufzu- aufzube- bewahren sind wahren c) alle Übrigen keine Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 89 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 3 - Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 2 Jahre gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ein- gangslisten und Posteingangsbücher sowie die Haft- und Steckbrieflisten und die Listen der Überführungsstücke. Ausgenommen sind die Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypo- theken-, Grundschuld- und Rentenschuld- briefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffs- zertifikaten (siehe Nummer 223) 4 - Sammelakten mit den Unterlagen über die 20 Jahre - Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§§ 28 ff. GVG) B. Zivilprozess-, Insolvenz-, Konkurs- und Vergleichssachen 12 B Mahnsachen Register und Hüllen in Mahn- Bei automatisierter Bearbeitung sind Akten sachen (§ 12 nur solche Aktenteile und Eingänge, deren Absatz 1 und 2 Inhalt nicht im Aktenausdruck des zugehöri- AktO) sind zu gen Verfahrens nach § 696 Absatz 2 ZPO vernichten, so- wiedergegeben werden kann. Kann deren bald alle darin Inhalt im Aktenausdruck wiedergegeben verzeichneten werden, handelt es sich um Erfassungsbe- Akten und die lege, für die Buchstabe c) gilt. aus diesen zur längeren Aufbe- Datenbestände sind nur Datensammlungen, wahrung heraus- in denen Anträge, Rechtsbehelfe und ande- genommenen re Eingänge nach deren Verarbeitung zum Vollstreckungs- Zwecke der Verfahrensführung und Wieder- bescheide bzw. gabe in einem Aktenausdruck nach § 696 Europäischen Absatz 2 ZPO gespeichert werden (Be- Zahlungsbefehle standsdateien). und Nachweise ausgesondert Bewegungsdateien sind Dateien, in denen sind. Daten zum Zwecke der späteren Verarbei- Die Behördenlei- tung oder der Weitergabe an die Parteien, tung kann an- Gerichte und andere Beteiligte zunächst ordnen, dass die gesammelt werden. Register und Hüllen in Mahn- Workdateien sind Dateien, die nur temporär sachen bereits während der Verarbeitung der Bewegungs- nach Ablauf von dateien dynamisch erzeugt werden. 2 Jahren nach der in Spalte 4 a) Akten und Datenbestände über Mahnsa- 30 Jahre - zu Spalte 3 chen, auch bei automatisierter Bearbeitung, Buchstabe b) sofern ein (Teil-) Vollstreckungsbescheid vorgeschriebe- bzw. Europäischer Zahlungsbefehl erlassen nen Aufbewah- wurde, der nicht durch Antragsrücknahme rungsfrist für wirkungslos geworden ist. Akten und Da- Bei nichtmaschineller Bearbeitung kann die tenbestände in Behördenleitung bestimmen, dass die nicht übrigen Fällen nach lfd. Nummer 27 aufzubewahrenden vernichtet wer- Schriftstücke bereits nach Ablauf der unter den. 90 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 b) genannten Frist ausgesondert werden können. Bei nicht ma- Sofern die nach lfd. Nummer 27 aufzube- schineller Bear- wahrenden Schriftstücke im Aktenausdruck beitung beginnt des zugehörigen Verfahrens nach § 696 die Aufbewah- Absatz 2 ZPO wiedergegeben sind, genügt rungsfrist mit dessen Aufbewahrung. dem Ablauf des Jahres, in dem b) Akten und Datenbestände in übrigen das Verfahren Fällen als weggelegt 2 Jahre - gilt. Bei maschi- c) Erfassungsbelege und Bewegungsdateien neller Bearbei- tung entspricht 3 Monate - der letzte Zugriff Der Behör- im Sinne einer denleiter Verfügung auf kann eine den Datensatz längere der letzten Ver- Aufbewah- fügung auf die rung von bis Sache. zu zwei Die Aufbewah- Jahren rungsfrist der anordnen. Erfassungsbele- ge beginnt mit deren Eingang, die der Bewe- gungsdateien d) Workdateien mit deren ma- schineller Verar- beitung. - - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 91 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 13 C Prozessakten und sonstige Akten, die be- treffen a) Ansprüche nichtehelicher Kinder ge- 70 Jahre - gen ihren Vater, soweit der Anspruch in einer rechtskräftigen, vor dem 01.07.1970 erlassenen Entscheidung festgestellt worden ist oder der Mann vor diesem Zeitpunkt in einer öffentli- chen Urkunde seine Vaterschaft aner- kannt oder in einem vollstreckbaren Schuldtitel sich zur Erfüllung der An- sprüche verpflichtet hat, Anfechtungen der Vaterschaft nach § 1600 l BGB und Artikel 12 § 3 Absatz 2 des Ge- setzes über die rechtliche Stellung der nichtehelichen Kinder vom 19.08.1969 - BGBl. I S. 1243 - b) bis zum 30.06.1998: 30 Jahre Urteile, Protokolle, die Kindschafts- alle übrigen Kindschaftssachen, An- Beurkundungen in sachen im Sinne sprüche aus einem familienrechtlichen Kindschaftssachen dieser Bestim- Verhältnis, soweit nicht Familiensache enthalten (§ 641c mung sind die in (Unterabschnitt D.), Entmündigungs- ZPO), Entmündi- § 640 Absatz 2 sachen gungsbeschlüsse ZPO in der bis (siehe Nummer 13c) zum 31.08.2009 und d)) geltenden Fas- sung bezeichne- ten Verfahren, die ab dem 01.09.2009als Abstammungs- sachen bezeich- net werden (sie- he §§ 111 Num- mer 3, 169 FamFG) c) bis zum 30.06.1998: 70 Jahre - wie zu Nummer Urteile und Entmündigungsbeschlüsse 13b) aus den Akten zu b) d) bis zum 30.06.1998: 70 Jahre - wie zu Nummer Protokolle, die Beurkundungen in 13b) Kindschaftssachen enthalten (§ 641c ZPO), aus den Akten zu b) e) Aufgebotsverfahren 10 Jahre Die in Nummer 27 Aufgebotsverfah- bezeichneten Titel ren ab dem 01.09.2009: siehe Nummer 84b) f) alle übrigen Akten u.a. Mediationsver- 5 Jahre Die in Nummer 27 fahren mit dem Registerzeichen CM bezeichneten Titel sowie Urteile und Vergleiche jeder Art usw. 92 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 18 H a) Akten über Verfahren nach der 10 Jahre Die in Nummer 27 Unterhaltssa- Regelbetragsverordnung, Akten über bezeichneten Titel chen ab dem Anträge im vereinfachten Verfahren usw. 01.09.2009 (sie- zur Abänderung von Unterhaltstiteln he Nummer 116) b) Akten über Anträge auf Durchführung 5 Jahre Die in Nummer 27 des selbstständigen Beweisverfahrens bezeichneten Titel und sonstige Anträge außerhalb eines sowie Urteile und anhängigen Rechtsstreits, die nicht Vergleiche jeder Art Bestandteil der Hauptakten geworden usw. sind 19 - Sammelakten über die bei dem Gericht 30 Jahre - niedergelegten Schiedssprüche, schieds- richterlichen Vergleiche und Vergleiche nach § 1044b Absatz 1 ZPO a. F., Sammel- akten über die bei dem Gericht nach § 796a ZPO niedergelegten Anwaltsverglei- che sowie Sammelakten über Verfahren nach dem Schlichtungsgesetz 20 J a) Akten über das Verteilungsverfahren 2 Jahre Verteilungspläne (siehe Nummer 20b)) b) Verteilungspläne 30 Jahre 21 K a) Zwangsversteigerungsakten, soweit 2 Jahre - der Zuschlag nicht erteilt ist b) Zwangsversteigerungsakten, sofern 5 Jahre Beschlüsse über Zu- Aus den in Spal- der Zuschlag erteilt ist schlagserteilung, Ver- te 5 genannten handlungen und Pro- Schriftstücken tokolle über die Vertei- sind Sammelak- lung des Versteige- ten zu bilden rungserlöses (siehe (siehe Nummer Nummer 21c)) 21c)) c) Sammelakten mit den Beschlüssen 30 Jahre - über Zuschlagserteilung im Zwangsversteigerungsverfahren und mit den Verhandlungen und Protokol- len über die Verteilung des Versteige- rungserlöses Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 93 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 22 L a) Zwangsverwaltungsakten 2 Jahre Protokolle über die Aus den in Spal- Leistung von Zahlun- te 5 genannten gen auf das Kapital Schriftstücken einer Hypothek oder sind Sammelak- Grundschuld oder auf ten zu bilden die Ablösungssumme (siehe Nummer einer Rentenschuld 22 c)) vgl. auch Num- mer 134 b) Akten über die Zwangsliquidation von 10 Jahre - Bahneinheiten c) Sammelakten mit den Protokollen über 30 Jahre - die Leistung von Zahlungen auf das Kapital einer Hypothek oder Grund- schuld oder auf die Ablösungssumme einer Rentenschuld 23 M Akten über Zwangsvollstreckungssachen 5 Jahre die in Nummer 27 Wegen der Ver- bezeichneten Titel nichtung des Schuldnerver- zeichnisses/ Löschung im Schuldnerver- zeichnis siehe § 915a ZPO 94 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 24 IN, Insolvenzakten IK, IE a) die Bände mit den Schriftstücken über 30 Jahre - Wegen der Ver- die Verteilung nichtung des Schuldnerver- zeichnisses/ Löschung im Schuldnerver- zeichnis siehe § 17 Absatz 8 AktO b) die Bände über das Restschuldbe- 10 Jahre Entscheidungen über freiungsverfahren, Insolvenz- und die Gewährung oder Schuldenbereinigungspläne Versagung von Rest- schuldbefreiung (§§ 289f, 296 - 298, 300 und 303 InsO); rechts- kräftig bestätigte Insol- venzpläne nebst Be- stätigungsbeschluss, angenommene Schul- denbereinigungspläne samt Annahmebe- schluss (siehe Num- mer 24d)) c) die übrigen Bände 5 Jahre Tabellen über die angemeldeten Insol- venzforderungen nebst den gerichtlichen Ver- merken nach § 178 Absatz 2 InsO (siehe Nummer 24d)) d) Tabellen über die angemeldeten Insol- 30 Jahre venzforderungen nebst den gerichtli- chen Vermerken nach § 178 Absatz 2 InsO; rechtskräftig bestätigte Insol- venzpläne nebst Bestätigungsbe- schluss; angenommene Schuldenbe- reinigungspläne nebst Annahmebe- schluss; rechtskräftige Entscheidun- gen über die Gewährung oder Versa- gung von Restschuldbefreiung (§§ 289f, 296 - 298, 300 und 303 InsO) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 95 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 25 N Konkursakten a) die Bände mit den Schriftstücken über 30 Jahre - Wegen der Ver- die Verteilung nichtung des Schuldnerver- zeichnisses/ Löschung im Schuldnerver- zeichnis siehe § 17 Absatz 8 AktO b) die übrigen Bände 5 Jahre Tabellen über die angemeldeten Kon- kursforderungen und die Zwangsvergleiche - Vergleichsvorschlag, Verhandlung und Bestätigungsbeschluss (siehe Nummer 25c)) c) Die Tabellen über die angemeldeten 30 Jahre Konkursforderungen und die Zwangs- vergleiche - Vergleichsvorschlag, Ver- handlung und Bestätigungsbeschluss - 26 VN a) Akten über die Verfahren nach der 5 Jahre Vergleiche aufgrund Vergleichsordnung der Vergleichsordnung - Vorschlag nebst dem zugrunde liegenden Gläubigerverzeichnis, Verhandlung und Bestätigungsbeschluss sowie Verpflichtungs- erklärungen - (siehe Nummer 26 b)) b) - Vergleiche aufgrund der Vergleichs- 30 Jahre ordnung - Vorschlag nebst dem zu- grunde liegenden Gläubigerverzeich- nis, Verhandlung und Bestätigungsbe- schluss sowie Verpflichtungserklärun- gen 96 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 27 - a) Die zur Zwangsvollstreckung geeigne- 30 Jahre Zur Zwangsvoll- ten Titel und Entscheidungen, alle Ur- streckung geeig- teile, Vergleiche jeder Art, Vollstreck- nete Titel, die barerklärungen und Vollstreckungsbe- durch eine späte- scheide, Bestätigungserklärungen re Klage- oder über die Vollstreckbarkeit nach der Antragsrück- EVT-VO, Nachweisungen über die nahme wirkungs- Zustellung der Mahn- und Vollstre- los geworden ckungsbescheide sowie verfahrens- sind (vgl. §§ 269 einleitende Schriftstücke und weitere Absatz 3 Satz 1, Nachweise, die für die Vollstreckbar- 700 Absatz 1 keitserklärung nach Artikel 54 ZPO), fallen EuGVVO gemäß Artikel 34 EuGVVO nicht unter die erforderlich sind, Schiedssprüche, 30-jährige Auf- schiedsrichterliche Vergleiche sowie bewahrungsfrist Entscheidungen über deren Voll- und sind deshalb streckbarkeit; Beschlüsse nach der nur so lange 16. DV zum Umstellungsgesetz; ferner aufzubewahren Handzeichnungen, Karten, Abrech- wie die Verfah- nungen und sonstige Schriftstücke, rensakten selbst. auf die in der Entscheidungsformel oder in einem gerichtlichen Vergleich Unter diese Ziffer Bezug genommen ist. fallen auch die noch aufzube- Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser wahrenden Vorschrift gehören auch die zu den Schriftstücke des Akten genommenen beglaubigten Ab- Registerzeichens schriften von Entscheidungen der hö- MSch. heren Instanzen sowie Leseabschrif- ten, sofern das volle Rubrum in kei- nem anderen in der Sache aufzube- wahrenden Schriftstück enthalten ist. b) Urteile und Vergleiche über den vor- 100 Jahre zeitigen Erbausgleich (§§ 1934d, 1934e BGB a.F.) c) Prozessvergleiche, die einen Erbver- 100 Jahre trag oder Erklärungen enthalten, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 97 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 C. Straf- und Bußgeldverfahren 41 Bs a) Akten (einschließlich etwaiger Gna- 5 Jahre Vergleiche (siehe denhefte) über Privatklagen Nummer 41b)) sowie auf Strafe lautende Urteile, Vollstre- ckungsnachweise usw. (siehe Nummer 48) b) Vergleiche in Privatklagesachen 30 Jahre 42 Cs, Ds Akten (einschließlich etwaiger Gnadenhefte) (früher: über Anklagen (Anträge nach § 413 StPO) DLs, Ds, und Strafbefehle Es) a) wenn auf Unterbringung in einem 30 Jahre - psychiatrischen Krankenhaus (früher Heil- oder Pflegeanstalt) oder auf Untersagung der Erteilung der Fahrer- laubnis für immer erkannt ist, b) wenn wegen einer Straftat nach §§ 20 Jahre Auf Strafe lautende 174 bis 180 oder § 182 StGB auf Frei- Urteile, Vollstre- heitsstrafe oder Jugendstrafe von ckungsnachweise mehr als 1 Jahr erkannt ist, usw.(siehe Nummer 48) c) wenn das Verfahren wegen Schuldun- fähigkeit oder auf psychischer Krank- Verfahrensbeendende heit beruhender Verhandlungsunfähig- Entscheidungen, Gut- keit ohne Bestrafung abgeschlossen achten über Feststel- oder eine gerichtliche Entscheidung lung der Schuldunfä- nach § 413 StPO aus den in § 11 Ab- higkeit oder psychi- satz 1 Nummer 2 BZRG genannten scher Krankheit Gründen abgelehnt worden ist, (siehe Nummer 48) aa) im Falle eines Vergehens 10 Jahre bb) im Falle eines Verbrechens sowie bei 20 Jahre Straftaten nach den §§ 174 bis 180 oder § 182 StGB d) wenn auf Freiheitsstrafe oder Strafar- 15 Jahre Auf Strafe lautende rest von mehr als 3 Monaten erkannt Urteile, Vollstre- ist (ohne die Fälle nach Buchstabe e)), ckungsnachweise usw. (siehe Nummer 48) 98 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 e) wenn auf Geldstrafe von mehr als 90 10 Jahre Auf Strafe lautende Tagessätzen, auf Freiheitsstrafe oder Urteile, Strafbefehle, Strafarrest von mehr als 3 Monaten bis Vollstreckungsnach- zu 1 Jahr unter Strafaussetzung oder weise usw.(siehe Aussetzung des Strafrestes oder auf Nummer 48) Jugendstrafe von mehr als 1 Jahr er- kannt ist, f) wenn sonst auf Geldstrafe, Freiheits- 5 Jahre Auf Strafe lautende strafe, Strafarrest oder auf Jugendstra- Urteile, Strafbefehle, fe erkannt ist, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 48) g) wenn in Verfahren gegen Jugendliche 5 Jahre Nicht freisprechende und Heranwachsende nach Jugend- Urteile, Vollstre- recht, jedoch nicht auf Jugendstrafe ckungsnachweise usw. erkannt ist (siehe Nummer 48) h) sonstige 5 Jahre Auf Strafe lautende Urteile, Strafbefehle, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 48) 46 OWi Akten über a) Erzwingungshaftverfahren 2 Jahre b) alle übrigen Bußgeldverfahren 5 Jahre Vollstreckbare Titel (z. B. Kostenfestset- zungsbeschlüsse, Entscheidungen über die Entschädigung wegen erlittener Ver- folgungsmaßnahmen) (siehe Nummer 48) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 99 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 48 - a) Die Urteile und Strafbefehle, in denen 30 Jahre rechtskräftig auf Strafe erkannt ist (hier- zu zählen nicht Erziehungsmaßregeln und Zuchtmittel nach dem JGG) ein- schließlich der Gesamtstrafen- beschlüsse, sowie die Nachweise über die Vollstreckung der Strafe; Anklagen, auf deren zugelassenen Anklagesatz Bezug genommen ist, Anklagen gemäß § 212a Absatz 2 Satz 2 StPO bzw. § 418 Absatz 3 Satz 2 StPO, Strafbe- fehle, Strafbefehlsanträge; bei den Ak- ten befindliche Abbildungen, auf die in den Urteilen Bezug genommen ist; Ur- teile und sonstige Entscheidungen über die Kostenerstattungspflicht und über die Entschädigungspflicht für Strafver- folgungsmaßnahmen; Entscheidungen nach § 2 Absatz 1 DNA-Identitätsfest- stellungsgesetz und § 81g StPO; Kostenfestsetzungsbeschlüsse sowie Entscheidungen, in denen eine Entschädigung nach den §§ 10, 11 StrEG zuerkannt worden ist; die Be- schlüsse oder Mitteilungen über den Er- lass oder die Milderung der Strafe so- wie über die Anordnung der Nichtauf- nahme in ein Führungszeugnis (§ 37 BZRG) oder der Tilgung (§ 47 BZRG). Ist eine Geldstrafe durch Teilzahlungen getilgt, so ist nur der Nachweis über die letzte Teilzahlung aufzubewahren. Verfahrensbeendende Entscheidungen, Gutachten über Feststellung der Schuldunfähigkeit oder Geisteskrank- heit aus den unter Nummer 42 Buch- stabe c) genannten Akten. Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanzen, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrenden Schriftstück enthalten ist. b) Nicht freisprechende Urteile sowie die 10 Jahre dazugehörigen Vollstreckungsnachwei- se aus den unter Nummer 42 Buchsta- be g) genannten Akten 49 - Sammelakten mit den Begleitumschlägen 1 Jahr - Auf Anordnung der abgehenden Briefe der Untersuchungs- der Behördenlei- gefangenen tung können die Begleitumschlä- ge auch in Kar- tons oder ande- ren Behältnissen geordnet aufbe- wahrt werden. 100 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 D. Freiwillige Gerichtsbarkeit und Familiensachen 71 - a) Grundbücher und Bahngrundbücher dauernd aufzube- wahren b) das dazugehörige Schriftgut an Akten, dauernd - Urkunden usw. mit Ausnahme der un- aufzube- ter c) und d) bezeichneten Sonderhef- wahren te und Sammelakten c) Sonderhefte mit den Schriften von 2 Jahre - vorübergehender Bedeutung d) Sammelakten mit den Anträgen auf 6 Monate - Erteilung von Grundbuchabschriften 73 HR a) Handelsregister dauernd Zu Nummern 73 aufzube- bis 80: wahren Beihefte mit Schriftstücken von vorüberge- hender Bedeu- tung (z. B. Belegblätter über öffentliche Bekanntma- chungen) können nach 10 Jahren vernichtet wer- den. Die Aufbewah- rungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Sachbearbei- tung nach Prü- fung der Jahres- abschlüsse usw. beendet worden ist (vgl. § 4 Ab- satz 2 Buchstabe f)). b) Handelsregisterakten 10 Jahre - c) die zum Handelsregister einzurei- 10 Jahre - chenden Jahresabschlüsse und ande- re Unterlagen der Rechnungslegung 73a PR a) Partnerschaftsregister dauernd aufzube- wahren b) Partnerschaftsregisterakten 10 Jahre Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 101 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 74 GR a) Güterrechtsregister 100 Jahre - b) die zum Güterrechtsregister gehörigen 70 Jahre - Akten vom Zeit- punkt der Eintragung an 75 VR a) Vereinsregister dauernd aufzube- wahren b) die zum Vereinsregister gehörigen 5 Jahre - Akten 76 GnR a) Genossenschaftsregister dauernd aufzube- wahren b) Liste der Genossen 10 Jahre zu Buchstabe b) und d): Ab dem c) die zum Genossenschaftsregister 10 Jahre - 01.01.2004 gehörigen Akten durch Ablauf der Aufbewahrungs- d) Beihefte zur Liste der Genossen mit 5 Jahre - frist gegen- den Beitrittserklärungen und den Auf- standslos (Weg- kündigungen fall der gerichtli- chen Führung der Liste der e) die zum Genossenschaftsregister 10 Jahre - Genossen ab einzureichenden Jahresabschlüsse dem 01.01.1994) und andere Unterlagen der Rech- nungslegung Die Aufbewah- rungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Sachbearbei- tung nach Prü- fung der Jahres- abschlüsse usw. beendet worden ist (vgl. § 4 Ab- satz 1 Buchstabe f)). 77 MR a) Musterregister 50 Jahre - b) die zum Musterregister gehörigen 5 Jahre - Akten 78 SSR a) Seeschiffsregister 50 Jahre - b) die zum Seeschiffsregister gehörigen 30 Jahre - Akten 79 BSR a) Binnenschiffsregister 50 Jahre - b) die zum Binnenschiffsregister gehöri- 30 Jahre - gen Akten 102 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 80 SBR a) Schiffsbauregister 50 Jahre - (früher: PRS) b) die zum Schiffsbauregister gehörigen 30 Jahre - Akten (Gemäß der Schiffsregisterord- nung in der Fassung der Bekanntma- chung vom 26.05.1951 - BGBl. I S. 359 - ist an die Stelle der Bezeichnung „Pfandrechtsregister für Schiffsbau- werke“ die Bezeichnung „Schiffsbau- register“ getreten - Registerzeichen SBR) 80/1 LR a) Register für Pfandrechte an Luftfahr- 50 Jahre - zeugen b) die zum Register für Pfandrechte an 30 Jahre - Luftfahrzeugen gehörigen Akten 81 - Sammelakten in Registersachen a) mit den Anträgen auf Erteilung von 1 Jahr - Abschriften und Auszügen aus den Registern und den Registerakten b) alle sonstigen Sammelakten 5 Jahre - 82 PK a) Pachtkreditregister (früher: Register 30 Jahre - (früher: Kb) für landwirtschaftliche Kapitalkreditbe- schaffungssachen) b) Akten über Pachtkreditsachen (früher: 30 Jahre - Akten über landwirtschaftliche Kapital- vom Zeit- kreditbeschaffungssachen) punkt der Rückgabe des Ver- pfändungs- vertrages an c) Sammelakten mit den Anträgen auf 5 Jahre - Erteilung einer Bescheinigung, dass ein Verpfändungsvertrag bei dem Amtsgericht nicht niedergelegt ist (§ 16 Absatz 2 des Gesetzes vom 09.07.1926 - RGBl. I S. 339 -, § 16 Absatz 2 des Pachtkreditgesetzes vom 05.08.1951 - BGBl. I S. 494) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 103 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 83 I a) gerichtliche Beurkundungen von 100 Jahre - Rechtsgeschäften unter Lebenden und von tatsächlichen Vorgängen, einerlei ob für sie besondere Blattsammlungen angelegt oder ob sie zu anderen Akten genommen sind b) gerichtliche Beurkundungen, die aus- 30 Jahre - schließlich Änderungen der Zahlungs- verpflichtung des Vaters eines nicht- ehelichen Kindes betreffen 84 II Akten über sonstige Handlungen und Ent- scheidungen in Sachen der freiwilligen Gerichtsbarkeit, a) soweit sie die Gewährung richterlicher 10 Jahre Entscheidungen und Vertragshilfe betreffen Vergleiche sowie Ur- kunden, auf die darin Bezug genommen ist (siehe Nummer 84h)) b) soweit sie Aufgebotsverfahren betreffen 10 Jahre wie zu Nummer 84a) bis zum 31.08.2009: siehe Nummer 13e) c) soweit sie Verfahren nach §§ 43 ff. des 5 Jahre wie zu Nummer 84a) Wohnungseigentumsgesetzes betreffen d) soweit sie die Regelung der Rechtsver- 5 Jahre wie zu Nummer 84a) hältnisse an der Wohnung und am Hausrat geschiedener Ehegatten be- treffen (AV vom 16.01.1945 - Dt. Justiz S. 29) e) soweit sie Angelegenheiten nach dem 5 Jahre - Beratungshilfegesetz betreffen f) soweit sie Eide und eidesstattliche 30 Jahre - Versicherungen betreffen g) alle Übrigen 30 Jahre - h) Entscheidungen und Vergleiche in den 30 Jahre - unter a) bis d) aufgeführten Angelegen- heiten sowie Urkunden, auf die darin Bezug genommen ist. Zu den Entscheidungen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften der Entscheidungen der höheren Instanzen 85 III Standesamtssachen 30 Jahre - 86 - Sammelakten über den Austritt von Perso- 10 Jahre - nen aus den Religionsgemeinschaften öffentlichen Rechts 104 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 87 - a) Sammelakten mit den Entscheidungen 30 Jahre - über Erteilung der Vollstreckungsklau- sel für vollstreckbare Urkunden, die von Beamten der Jugendämter aufgenom- men worden sind b) Sammelakten mit den Entscheidungen 30 Jahre - über die Erteilung weiterer vollstreckba- rer Ausfertigungen notarieller Urkunden 88 - Sammelakten über Wechsel- und Scheck- 5 Jahre - proteste 89 IV Akten über Verfügungen von Todes wegen (Testamente, Erbverträge, Erklärungen gemäß § 13 EHRV) a) soweit sie lediglich zurückgegebene 5 Jahre - Verfügungen von Todes wegen betref- fen b) sonstige 100 Jahre - Die Aufbewah- rungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres der voll- ständigen Eröff- nung der Verfü- gung von Todes wegen, ggf. mit der Eröffnung nach dem Letzt- verstorbenen. 90 - a) Verwahrungsbücher über Verfügungen 30 Jahre - Die Aufbewah- von Todes wegen rungsfrist beginnt für den jeweili- gen Jahrgang mit dem Ablauf des Jahres, in dem die letzte darin verzeichnete Verfügung von Todes wegen eröffnet worden ist. b) die zu den Verwahrungsbüchern über 30 Jahre - Verfügungen von Todes wegen gehö- rigen Belege c) Sammelakten mit den Anzeigen über 100 Jahre - auswärts hinterlegte Testamente 91 VI Akten über die Vermittlung von Auseinan- 30 Jahre Auseinandersetzungs- dersetzungen verträge unter Miter- ben oder Teilnehmern an einer Gütergemein- schaft und sonstige, in das Urkundsregister unter I eingetragene Beurkundungen (siehe Nummer 83a)) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 105 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 92 VI a) Akten über sonstige Handlungen des 30 Jahre Erbscheine, Zeugnisse Nachlassgerichts über Ernennung eines Testamentsvollstre- ckers und ähnliche Zeugnisse, ferner Ausschlagungen von Erbschaften und Erb- verzichtsverträge sowie Unterlagen über die Anfechtung von letztwilligen Verfügun- gen (siehe Nummer 92b)); soweit keine gesonderten Akten über Verfügungen von Todes wegen geführt werden auch die in Nummer 89b) genann- ten Unterlagen b) Erbscheine, Zeugnisse über Ernen- 100 Jahre - nung eines Testamentsvollstreckers und ähnliche Zeugnisse, ferner Aus- schlagungen von Erbschaften und Erbverzichtsverträge sowie Unterlagen über die Anfechtung von Verfügungen von Todes wegen 93 F Akten über Vormundschaften, Pflegschaften 10 Jahre Anhörungsprotokolle, Der Beginn der (bis zum und Beistandschaften ärztliche Gutachten, Aufbewahrungs- 31.08.2009 familiengerichtliche frist richtet sich VII, VIII, IX) Genehmigung der nach Unterbringung § 4 Absatz 5 (bis zum 31.08.2009: vormundschaftsge- richtliche Genehmi- gung) (siehe Nummer 93a)) Anerkennung der Vaterschaft, Zustim- mung des Kindes zur Anerkennung der Vaterschaft und sons- tige in das Urkundsregister unter I eingetragene Beurkun- dungen (siehe Num- mer 93b)) Aktenteile, die die in Nummer 96a) und b) bezeichneten Angele- genheiten betreffen die zur Zwangsvoll- streckung geeigneten Titel (siehe Nummer 104) 106 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 a) Anhörungsprotokolle, ärztliche Gut- 30 Jahre achten, familiengerichtliche Genehmi- gung der Unterbringung (bis zum 31.08.2009: vormundschafts- gerichtliche Genehmigung) b) Anerkennung der Vaterschaft, Zu- 120 Jahre stimmung des Kindes zur Anerken- nung der Vaterschaft und sonstige in das Urkundsregister unter I eingetra- gene Beurkundungen 94 F Akten über Adoptionen 120 Jahre (bis zum 31.08.2009 XVI) 95 XVII a) Akten über Betreuungssachen 10 Jahre Vorgänge über die Genehmigung der Unterbringung (§ 312 Nummer 1 FamFG) und sonstiger Unter- bringungsmaßnahmen nach § 312 Nummer 2 FamFG (bis zum 31.08.2009: § 70 Ab- satz 1 Satz 2 Nummer 2 FGG) (Anhörungs- protokolle, ärztliche Gutachten, be- treuungsgerichtliche Genehmigung der Unterbringung (bis zum 31.08.2009: vor- mundschaftsgericht- liche Genehmigung) nach § 1905 Absatz 2 BGB (siehe Nummer 95 b)) die zur Zwangsvoll- streckung geeigneten Titel (siehe Nummer 104) b) Vorgänge über die Genehmigung der 30 Jahre Ist die betreute Unterbringung (§ 312 Nummer 1 Person verstor- FamFG) und sonstiger Unterbrin- ben, so sind die gungsmaßnahmen (§ 312 Nummer 2 gesamten Akten FamFG; bis zum 31.08.2009: § 70 Ab- nach dem Tode satz 1 Satz 2 Nummer 2 FGG), Vor- - nur noch - gänge über die betreuungsgerichtliche 10 Jahre aufzu- Genehmigung (bis zum 31.08.2009: bewahren. vormundschaftsgerichtliche Genehmi- gung) nach § 1905 Absatz 2 BGB Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 107 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 96 X a) Akten über betreuungsgerichtliche 5 Jahre Der Beginn der Zuweisungssachen, Aufbewahrungs- bis zum 31.08.2009: frist richtet sich Akten über andere vormundschaftsge- nach richtliche Angelegenheiten § 4 Absatz 5. b) Vorgänge über einstweilige Anordnun- 30 Jahre Ergibt sich aus gen (§ 29a Nummer 4 AktO) der Akte der Tod bis zum 31.08.2009: der betroffenen Vorgänge über die Genehmigung der Person, so sind Unterbringung und sonstiger Unterbrin- die gesamten gungsmaßnahmen (§ 70 Absatz 1 Satz Akten nach dem 2 Nummer 2 FGG) Tode - nur noch - 10 Jahre aufzu- bewahren c) Ehelichkeitserklärungen, Feststellung 120 Jahre ab dem der Legitimation durch nachfolgende 01.09.2009: Ehe, Anfechtungen der Ehelichkeit, siehe Feststellungen der Vaterschaft, Anfech- Nummer 114c) tungen der Vaterschaft, Annahme an Kindes Statt d) Erklärungen über Gütertrennung nach 120 Jahre ab dem Artikel 8 Abschnitt I Nummern 3 bis 5 01.09.2009: des Gleichberechtigungsgesetzes, Er- siehe klärungen nach §§ 2, 3 des Gesetzes Nummer 109b) über den ehelichen Güterstand von Vertriebenen und Flüchtlingen 97 XI Akten über Erziehungsbeistandschaften 30 Jahre - (Schutzaufsichten) nach dem JWG 98 XII Akten über Fürsorgeerziehung nach dem 30 Jahre - JWG 99 XIV Akten über Abschiebehaftsachen und sons- 30 Jahre - Bei Minderjähri- tige Freiheitsentziehung/Unterbringung gen ab dem (bis zum 31.08.2009: auch Akten über Min- 01.09.2009: derjährige) siehe Nummer 111 100 - Sammelakten gemäß § 29 Absatz 5 AktO 5 Jahre - 101 - Akten über Stiftungen 30 Jahre - 108 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 102 - Die an die Amtsgerichte abgelieferten Un- terlagen der Notare, und zwar a) Sammelbände für Wechsel- und 5 Jahre - Sofern der Notar Scheckproteste eine längere Aufbewahrungs- frist bestimmt hat, ist diese auch für die Aufbewahrung beim Amtsgericht maßgeblich. b) Blattsammlungen und Sammelakten 7 Jahre - mit den nicht zur Urkundensammlung zu nehmenden Schriftstücken c) Verwahrungs- und Massenbücher, 30 Jahre - Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten d) Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, 100 Jahre - Das vor dem Namenverzeichnis zur Urkundenrolle, 01.01.1950 ent- Urkundensammlung einschließlich der standene gesondert aufbewahrten Erbverträge Schriftgut ist abweichend von der in Spalte 4 genannten Frist bis auf weiteres zu verwahren; eine Verpflich- tung zur Konser- vierung besteht nicht. 103 UnschZ Akten über Anträge nach dem Gesetz über 5 Jahre Diese Bestim- (jetzt: II) Unschädlichkeitszeugnisse mung gilt, soweit nicht in einzelnen Ländern eine andere Aktenbe- handlung vorge- sehen ist. 104 - Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten 30 Jahre - Titel sowie verfahrenseinleitende Schriftstü- cke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung nach Artikel 54 EuGVVO gemäß Artikel 34 EuGVVO erfor- derlich sind Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 109 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 105 F Akten über Familiensachen (§ 23b GVG, ab 5 Jahre Die in Nummer 117 Der Beginn der dem 01.09.2009: § 111 FamFG) einschließ- bezeichneten Titel Aufbewahrungs- lich Akten der diesen Verfahren vorausge- frist richtet sich henden Anträge auf Bewilligung von Pro- bei Akten über zess- bzw. Verfahrenskostenhilfe selbstständige (§ 117 ZPO) sowie Akten weiterer Einzelan- Verfahren betref- gelegenheiten, die zur Zuständigkeit des fend die elterli- Familiengerichts gehören, soweit nachfol- che Sorge für gend oder bei den Nummern 93 und 94 ein Kind, zur keine besonderen Bestimmungen gelten Regelung des Umgangs mit einem Kind, zur Herausgabe eines Kindes, für das die elter- liche Sorge be- steht nach § 4 Absatz 5. 106 F a) Akten über Ehesachen bzw. Lebens- 30 Jahre Entscheidungen und partnerschaftssachen, die zur Aufhe- Vergleiche über den bung der Ehe oder der Lebenspartner- Versorgungsausgleich, schaft führen einschließlich dazugehö- beglaubigte Abschrif- riger Sonderhefte über einstweilige ten von Entscheidun- Anordnungen und der für Folgesachen gen der Berufungs- angelegten Sonderhefte und Beschwerdein- stanz (siehe Nummer 106 c)), Vergleiche gemäß Nummer 117b)) b) Akten über sonstige Ehesachen und 20 Jahre Entscheidungen, Ver- Lebenspartnerschaften, soweit die gleiche sowie alle Verfahren nicht durch Antrags- oder anderen in Nummer Klagerücknahme beendet wurden und 117 aufgeführten Titel soweit es sich nicht um isolierte Pro- usw. zess- bzw. Verfahrenskostenhilfever- fahren handelt c) Entscheidungen und Vergleiche über 80 Jahre den Versorgungsausgleich, beglaubig- te Abschriften von Entscheidungen der Berufungs- und Beschwerdeinstanz aus den unter a) genannten Akten 110 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 107 F Akten über Streitigkeiten, welche die durch 15 Jahre Die in Nummer 117 Verwandtschaft, Ehe oder Lebenspartner- bezeichneten Titel schaft begründete gesetzliche Unterhalts- usw. pflicht betreffen 108 F a) Akten über Verfahren, die den Versor- 30 Jahre Entscheidungen und gungsausgleich betreffen Vergleiche, beglaubige Abschriften von Entscheidungen der Beschwerdeinstanz (siehe Nummer 111 b)) b) Entscheidungen und Vergleiche, be- 80 Jahre glaubigte Anschriften von Entschei- dungen der Beschwerdeinstanz aus den unter a) genannten Akten 109 F a) Akten betreffend Streitigkeiten über 15 Jahre Die in Nummer 117 Ansprüche aus dem ehelichen Güter- bezeichneten Titel recht, auch wenn Dritte am Verfahren usw. beteiligt sind b) Erklärungen über Gütertrennung nach 120 Jahre bis zum Artikel 8 Abschnitt I Nummern 3 bis 5 31.08.2009: des Gleichberechtigungsgesetzes, Er- siehe lfd. Num- klärungen nach §§ 2, 3 des Gesetzes mer 96d) über den ehelichen Güterstand von Vertriebenen und Flüchtlingen 110 F Akten über Verfahren nach den §§ 1382 10 Jahre Entscheidungen (siehe und 1383 BGB Nummer 117) 111 F a) Akten über Kindschaftssachen gemäß 30 Jahre Entscheidungen, Pro- Kindschafts- § 640 Absatz 2 ZPO tokolle, die Beurkun- sachen im Sinne dungen in dieser Bestim- Kindschaftssachen mung sind die in enthalten (siehe § 640 Absatz 2 Nummer 111b)) ZPO in der bis zum 31.08.2009 geltenden Fas- sung bezeichne- ten Verfahren, die ab dem 01.09.2009 als Abstammungs- sachen bezeich- net werden (sie- he §§ 111 Num- mer 3, 169 FamFG) b) aus den Akten zu a) Entscheidungen 70 Jahre wie zu Nummer sowie Protokolle, die Beurkundungen in 111 a) Kindschaftssachen enthalten 112 F Akten über Anträge auf Befreiung vom Er- 5 Jahre - fordernis der Volljährigkeit (§ 1303 Absatz 2 BGB) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 111 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 113 F a) Akten über sonstige familienrechtliche 30 Jahre Der Beginn der Angelegenheiten, soweit sie Vorgänge Aufbewahrungs- über die Genehmigung der Unterbrin- frist richtet sich gung (§ 1631b BGB) enthalten nach § 4 Absatz 5. b) Akten über die Anordnung von Ergän- 10 Jahre Die in Nummer 117 Der Beginn der zungspflegschaften, soweit § 1836e bezeichneten Titel Aufbewahrungs- BGB Anwendung findet, sowie Akten usw. frist richtet sich mit Vermögensverzeichnissen nach nach §§ 1640 und 1683 BGB § 4 Absatz 5. 114 F a) Akten über Abstammungssachen 30 Jahre Protokolle, die bis zum Beurkundungen in 31.08.2009: Abstammungssachen siehe lfd. Num- enthalten gemäß mer 13b) § 180 FamFG (siehe Nummer 114b)) Ehelicherklärungen, Feststellungen der Legitimation durch nachfolgende Ehe, Anfechtungen der Ehelichkeit, Feststel- lungen der Vater- schaft, Anfechtungen der Vaterschaft (siehe Nummer 114c)) b) aus den Akten zu a): Entscheidungen 70 Jahre bis zum und Protokolle gemäß § 180 FamFG 31.08.2009: siehe lfd. Num- mer 13c) und d) c) Ehelicherklärungen, Feststellungen 120 Jahre bis zum der Legitimation durch nachfolgende 31.08.2009: Ehe, Anfechtungen der Ehelichkeit, siehe lfd. Feststellungen der Vaterschaft, Nummer 96c) Anfechtungen der Vaterschaft 115 F a) Akten über Wohnungszuweisungs- und 5 Jahre Entscheidungen und bis zum Hausratssachen Vergleiche sowie Ur- 31.08.2009: kunden, auf die darin siehe lfd. Num- Bezug genommen ist mer 13f) (siehe Nummer 115 c) b) Akten über Gewaltschutzsachen 5 Jahre wie zu Nummer 115 a) bis zum 31.08.2009: siehe lfd. Num- mer 13f) c) Entscheidungen und Vergleiche sowie 30 Jahre Urkunden, auf die darin Bezug genom- men ist. Zu den Entscheidungen usw. gehören auch die zu den Akten ge- nommenen beglaubigten Abschriften der Entscheidungen der höheren In- stanzen 112 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 116 FH a) Akten über Verfahren nach § 53e Ab- 30 Jahre satz 2 und 3 FGG b) Akten über Anträge im vereinfachten 5 Jahre Die in Nummer 117 Verfahren über den Unterhalt Minder- bezeichneten Titel jähriger c) Akten über Anträge im vereinfachten 5 Jahre Die in Nummer 117 Verfahren zur Abänderung von Unter- bezeichneten Titel haltstiteln d) Akten über sonstige Verfahren außer- 5 Jahre Die in Nummer 117 Der Beginn der halb eines anhängigen Verfahrens bezeichneten Titel Aufbewahrungs- frist richtet sich bei den Vorgän- gen, die eine Fürsorge des Familiengerichts für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind betreffen, nach § 4 Absatz 5. e) Erklärungen nach § 21 LPartG 100 Jahre (auch soweit sie zu Maßnahmen des Familiengerichts keinen Anlass geben und nicht unter dem Registerzeichen FH erfasst sind) 117 - a) Die zur Zwangsvollstreckung geeigne- 30 Jahre Zur Zwangsvoll- ten Titel, Entscheidungen, Vergleiche streckung geeig- jeder Art, Vollstreckungsbescheide nete Titel, die sowie Nachweise über die Zustellung durch spätere der Mahn- und Vollstreckungsbe- Antragsrück- scheide; verfahrenseinleitende Schrift- nahme wirkungs- stücke und weitere Nachweise, die für los geworden die Vollstreckbarkeitserklärung nach sind (vgl. § 269 Artikel 54 EuGVVO gemäß Artikel 34 Absatz 3 Satz 1, EuGVVO erforderlich sind, ferner § 700 Absatz 1 Handzeichnungen, Abrechnungen und ZPO), fallen sonstige Schriftstücke, auf die in der nicht unter die Entscheidungsformel oder in einem 30-jährige Auf- gerichtlichen Vergleich Bezug bewahrungsfrist genommen wird. Zu den Entscheidun- und sind deshalb gen usw. im Sinne dieser Vorschrift nur so lange gehören auch die beglaubigten Ab- aufzubewahren schriften von Entscheidungen der hö- wie die Verfah- heren Instanzen sowie Leseabschrif- rensakten selbst. ten, sofern das volle Rubrum in kei- nem anderen in der Sache aufzube- wahrenden Schriftstück enthalten ist b) Prozessvergleiche, die einen Erbver- 100 Jahre trag oder Erklärungen enthalten, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 113 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 118 - Sammelakten gemäß § 13a Absatz 4 AktO 5 Jahre Bei Erklärungen nach § 21 LPartG ist Num- mer 116e) zu beachten. E. Anerbensachen und Landwirtschaftssachen 122 EhR Erbhofakten 100 Jahre Eintragungsbewilli- gungen, auf die bei der Eintragung eines Rechts im Grundbuch Bezug genommen wurde (sind in die Grundakte zu über- nehmen) 131 Lw (XV) Akten über Landwirtschaftssachen sowie 30 Jahre - wegen der Höfe- (früher: Entscheidungen und Vergleiche zur Haupt- akten siehe LwG, LwS, sache sowie Urkunden, auf die darin Bezug Nummer 140 LwP, LwV, genommen ist, aus Akten in Pachtschutzsa- PSch) chen. Zu den Entscheidungen usw. im Sin- Aus dem Regis- ne dieser Vorschrift gehören auch die zu terzeichen PSch den Akten genommenen beglaubigten Ab- kommen nur schriften von Entscheidungen der höheren abgeschlossene Instanzen Verfahren in Betracht. 132 Lw (XV) Zuweisungsverfahren 50 Jahre - (früher: LwZ) 133 Lw (XV) a) Verfahren betr. die Erteilung von Hof- 30 Jahre Hoffolgezeugnisse und (früher: folgezeugnissen und Erbscheinen Erbscheine LwH) (siehe Nummer 133 b)) b) Hoffolgezeugnisse und Erbscheine 100 Jahre - c) Verfahren betr. die Genehmigung von 50 Jahre Hofübergabeverträgen - d) sonstige 30 Jahre - 134 Lw (XV) Akten über sonstige Anträge außerhalb 30 Jahre - (früher: einer anhängigen Landwirtschaftssache, die HLw) nicht Bestandteil der Hauptakten geworden sind 135 - Sammelakten mit dem Schriftgut über die 30 Jahre - nicht in das Register für Landwirtschaftssa- chen oder entsprechende Register einge- tragenen Sachen 140 - Höfeakten gemäß § 10 der Verfahrensord- dauernd nung für Höfesachen (HöfeVfO) vom aufzube- 29.03.1976 (BGBl. I S. 881, 885) oder ent- wahren sprechende Akten nach landesrechtlicher Regelung 114 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 F. Justizverwaltungssachen 221 - Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verord- 20 Jahre - nungen, Observanzen, Privilegien usw.) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- - deutung, Presseäußerungen und der- gleichen 222 - Sammelakten und Blattsammlungen (Ab- schnitt C der Anweisung zum Generalak- tenplan) über a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 3 Jahre Mit Ausnahme Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbe- der Vorgänge, hörden nach Nummer 7 Absatz 1 die wegen ihrer Buchstabe b, Nummer 23 und Num- besonderen mer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung Bedeutung (§ 8 mit den Zuständigkeitsregelungen der Absatz 5 Gen Länder AktVfg) zu den Generalakten (Nummer 221 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren. b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung c) Vorgänge über Bewerber, die nicht in 2 Jahre Personalakten einmünden d) die von den Aufsichtsbehörden vorge- 5 Jahre nommenen Prüfungsverhandlungen e) Anträge auf Ausstellung einer Apostille 2 Jahre - Die Register sind und Anträge auf Beglaubigungen zum 50 Jahre aufzu- Zwecke der Legalisation bewahren. f) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre - g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 115 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 223 - Nachweisungen über die Verteilung der 50 Jahre - Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffs- briefen und Schiffszertifikaten 224 - Personalakten a) der Beschäftigten und Auszubildenden 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über b) der Rechtsbeistände und sonstigen Angelegenheiten Personen (Unternehmen), denen die 10 Jahre - von vorüberge- Erlaubnis zur geschäftsmäßigen hender Bedeu- Rechtsbesorgung erteilt ist tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. 225 - Bücher über Urkundenverwahrungen mit 2 Jahre - Ausnahme der Verwahrungsbücher über Verfügungen von Todes wegen (siehe Nummer 90 a)) sowie die dazugehörigen Belege 226 - Die an die Amtsgerichte abgelieferten 5 Jahre - Dienstregister und Akten der Gerichtsvoll- zieher 228 HL Hinterlegungsakten 5 Jahre - 230 - Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Zivilsachen und in Familien- sachen sowie in Strafsachen und Bußgeld- verfahren a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 5 Jahre b) sonstige Tabellen und Durchschriften 2 Jahre der Monatsübersichten 116 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Landgericht A. Allgemeines 301 AR Akten über Angelegenheiten, die in das 2 Jahre Allgemeine Register eingetragen sind 302 - Aktenregister mit den dazugehörigen Na- keine menverzeichnissen (§ 7 Absatz 8 AktO) 303 - Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 2 Jahre gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ein- gangslisten und Posteingangsbücher 304 - Sammelakten mit den Unterlagen über die 20 Jahre - Schöffenwahl, Schöffenauslosung und Schöffengeschäftsstelle (§§ 28 ff. GVG) B. Zivilsachen 312 O a) Akten über Ansprüche aus einem 30 Jahre - familienrechtlichen Verhältnis nach dem bis zum 30.06.1998 geltenden Recht b) alle übrigen Akten (u. a. Mediations- 5 Jahre Die in Nummer 321 a) - vgl. auch verfahren mit dem Registerzeichen bezeichneten Titel Nummern 324, OM) sowie Urteile und 326, 363 - Vergleiche jeder Art usw. 315 OH Akten über Anträge auf Durchführung des 5 Jahre Die in Nummer 321 a) - vgl. auch selbstständigen Beweisverfahrens und über bezeichneten Titel Nummern 324, sonstige Anträge außerhalb eines anhängi- sowie Urteile und 326, 363 - gen Rechtsstreits, die nicht Bestandteil der Vergleiche jeder Art Hauptakten geworden sind usw. 316 - Sammelakten über die bei dem Gericht vor 30 Jahre - dem 01.01.1998 niedergelegten Schieds- sprüche, schiedsrichterlichen Vergleiche und Vergleiche nach § 1044 b) Absatz 1 ZPO a. F. Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 117 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 317 R Urteile aus Akten über Ehe-, Kindschafts- 50 Jahre betrifft Altver- und Entmündigungssachen - fahren vor 1977 318 S Sammelakten mit den in der Berufungsin- 5 Jahre Die in Nummer 321 a) stanz zurückbehaltenen Schriftstücken bezeichneten Titel sowie Urteile und Vergleiche jeder Art usw. 319 SH Akten über Anträge außerhalb eines anhän- 2 Jahre Vergleiche (siehe Num- gigen Berufungsverfahrens mer 321 a)) 320 T Sammelakten mit den in der Beschwerdein- 5 Jahre Die in Nummer 321 a) stanz zurückbehaltenen Schriftstücken bezeichneten Titel sowie Urteile und Vergleiche jeder Art usw. 321 - a) Die zur Zwangsvollstreckung 30 Jahre Zur Zwangs- geeigneten Titel und Entscheidungen, vollstreckung Vergleiche jeder Art, Vollstreckbarerklä- geeignete Titel, rungen und Vollstreckungsbescheide, die durch spä- Bestätigungserklärungen über die Voll- tere Klage- streckbarkeit nach der EVT-VO, Nach- oder Antrags- weisungen über die Zustellung der rücknahme Mahn- und Vollstreckungsbescheide wirkungslos sowie verfahrenseinleitende Schriftstü- geworden sind cke und weitere Nachweise, die für die (vgl. §§ 269 Vollstreckbarkeitserklärung nach Artikel Absatz 3 Satz 54 EuGVVO gemäß Artikel 34 1, 700 Absatz 1 EuGVVO erforderlich sind, Schieds- ZPO), fallen sprüche, schiedsrichterliche Vergleiche nicht unter die sowie Entscheidungen über deren Voll- 30jährige Auf- streckbarkeit; ferner Handzeichnungen, bewahrungsfrist Karten, Abrechnungen und sonstige und sind des- Schriftstücke, auf die in der Entschei- halb nur so dungsformel oder in einem gerichtli- lange aufzube- chen Vergleich Bezug genommen ist. wahren wie die Verfahrensak- Zu den Entscheidungen usw. im Sinne ten selbst. dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanzen sowie Leseab- schriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzube- wahrenden Schriftstück enthalten ist. b) Entscheidungen und Vergleiche über 100 Jahre den vorzeitigen Erbausgleich, (§§ 1934d, 1934e BGB a.F.) c) Prozessvergleiche, die einen Erbver- 100 Jahre trag oder Erklärungen enthalten, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird 118 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 322 - Sammelakten mit den Schriftstücken über 2 Jahre - die Erteilung von Notfristzeugnissen usw. 323 - Sammel- und Sonderakten gemäß 2 Jahre - § 39 AktO 324 O, OH (VH) a) Akten über die Gewährung richterlicher 5 Jahre Entscheidungen und Vertragshilfe Vergleiche sowie Ur- kunden, auf die darin Bezug genommen ist (siehe Nummer 324 b)) b) Entscheidungen und Vergleiche in den 30 Jahre zu a) genannten Angelegenheiten so- wie Urkunden, auf die darin Bezug ge- nommen ist. Zu den Entscheidungen im Sinne die- ser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Ab- schriften von Entscheidungen der hö- heren Instanzen 325 - Akten über Stiftungen 30 Jahre - 326 O, OH Akten über Anträge auf gerichtliche Ent- 30 Jahre - (AktG) scheidungen nach dem Aktiengesetz (früher: AktE) C. Straf- und Bußgeldverfahren 341 - Sammelakten mit den in der Berufungs- 30 Jahre - oder Beschwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken 342 - Sammelakten mit den Schriftstücken über 5 Jahre - Anträge auf Entscheidung der Strafkammer als oberen Gerichts und über die Ablehnung von Gerichtspersonen (§ 41 Absatz 1 b) AktO) 344 StVK bzw. Akten über Verfahren nach §§ 109, 110 10 Jahre - Vollz. StVollzG 345 BwH Akten der hauptamtlichen Bewährungshelfer 6 Jahre - 346 GerH Sammelakten der Gerichtshelfer 5 Jahre - 347 FA Akten der Führungsaufsichtsstellen über 10 Jahre - Verurteilte Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 119 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 348 - Sammelakten mit den Begleitumschlägen 1 Jahr - Auf Anordnung der abgehenden Briefe der Untersuchungs- der Behördenlei- gefangenen tung können die Begleitumschlä- ge statt in Sam- melakten auch in Kartons oder anderen Behält- nissen geordnet aufbewahrt wer- den. D. Sonstige Zuständigkeiten des Landgerichts 361 - Akten über Wiedergutmachungssachen 30 Jahre - (Rückerstattung) 362 - Akten über Wiedergutmachungssachen 30 Jahre - (Entschädigung) 363 O, OH (Wp) Akten über Wertpapierbereinigungssachen 10 Jahre - E. Dienststrafsachen, Dienst- und Berufsgerichtssachen 371 - Akten über Dienststrafsachen 30 Jahre - 372 - Akten über berufsgerichtliche Verfahren a) in denen auf Ausschließung aus dem 30 Jahre - Beruf erkannt oder in denen ein Be- weissicherungsverfahren angeordnet worden ist b) alle Übrigen 20 Jahre - 373 - Akten der Richterdienstgerichte über 373 - a) Disziplinarverfahren, in denen auf 30 Jahre - Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist b) alle anderen Disziplinarverfahren 20 Jahre - c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren 20 Jahre - 120 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 F. Justizverwaltungssachen 381 - Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verord- 20 Jahre - nungen, Observanzen, Privilegien usw.) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- deutung, Presseäußerungen und der- gleichen 382 - Sammelakten und Blattsammlungen (Ab- schnitt C der Anweisungen zum Generalak- tenplan) über a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 3 Jahre - Mit Ausnahme Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbe- der Vorgänge, hörden nach Nummer 7 Absatz 1 die wegen ihrer Buchstabe b, Nummer 23 und Num- besonderen mer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung Bedeutung mit den Zuständigkeitsregelungen der (§ 8 Absatz 5 Länder GenAktVfg.) zu den Generalak- ten (Nummer 381 b)) zu brin- gen sind. Wer- den Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren. b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre - Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung c) Vorgänge über Bewerber, die nicht in 2 Jahre - Personalakten einmünden d) die von den Aufsichtsbehörden vorge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen e) Anträge auf Ausstellung einer Apostille 2 Jahre - Die Register sind und Anträge auf Beglaubigungen zum 50 Jahre aufzu- Zwecke der Legalisation bewahren. f) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre - g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - 383 - Sammelakten über Ehelicherklärungen 100 Jahre - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 121 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 385 - Personalakten a) der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über b) der Notare, Notarassessoren sowie 10 Jahre Schriftstücke, die sich Angelegenheiten der Rechtsbeistände und sonstigen auf die Amtsnachfolge, von vorüberge- Personen (Unternehmen), denen die die Aktenverwahrung hender Bedeu- Erlaubnis zur geschäftsmäßigen (§ 51 BNotO) bzw. auf tung sind 5 Jah- Rechtsbesorgung erteilt ist die Notariatsverwalter- re nach Ablauf schaft (§ 56 BNotO) des Jahres, in beziehen, Siegel- und dem die Bearbei- Unterschriftsproben tung abge- (siehe Nummer 385 c)) schlossen wurde, aufzubewahren. - c) Schriftstücke, die sich auf die Amts- 100 Jahre nachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwal- terschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Sie- gel- und Unterschriftsproben 387 - Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Zivilsachen sowie in Straf- sachen und Bußgeldverfahren a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 5 Jahre - b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten 2 Jahre - 122 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Oberlandesgericht A. Allgemeines 401 AR a) Akten über Angelegenheiten, die in 2 Jahre - das Allgemeine Register eingetragen sind, mit Ausnahme der unter Nummer 401 b) aufgeführten Akten b) Akten über Anträge auf Enthebung 5 Jahre - vom Amt des Beisitzers gemäß § 77 Wirtschaftsprüferordnung und § 101 des Steuerberatungsgesetzes 402 - Aktenregister mit den dazugehörigen Na- keine menverzeichnissen (§ 7 Absatz 8 AktO) 403 - Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 2 Jahre - gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ein- gangslisten und Posteingangsbücher. Ausgenommen sind die Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypo- theken-, Grundschuld- und Rentenschuld- briefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffs- zertifikaten (siehe Nummer 506) B. Zivil- und Familiensachen 410 Sch a) Akten über schiedsrichterliche Verfah- 5 Jahre Die zur Zwangsvoll- ren streckung geeigneten Titel, Schiedssprüche, schiedsrichterliche Vergleiche sowie Ent- scheidungen über deren Vollstreckbarkeit (siehe Nummer 410 b)) b) Die zur Zwangsvollstreckung geeigne- 30 Jahre ten Titel, Schiedssprüche, schiedsrich- terliche Vergleiche sowie Entschei- dungen über deren Vollstreckbarkeit Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 123 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 410a SchH a) Akten über Anträge auf gerichtliche 5 Jahre Die zur Zwangsvoll- Entscheidung in den in § 1062 Absatz streckung geeigneten 1 Nummern 1 bis 3 ZPO genannten Titel, Beschlüsse etc. Fälle (siehe Nummer 410a b)) b) Die zur Zwangsvollstreckung geeigne- 30 Jahre - ten Titel und Beschlüsse 411 U, UF a) Sammelakten und Blattsammlungen 5 Jahre Entscheidungen und (Senatsakten) mit den in der Be- Vergleiche (siehe schwerdeinstanz (bis zum 31.08.2009: Nummer 411 b) und Berufungsinstanz) zurückbehaltenen c)) Schriftstücken b) Entscheidungen und Vergleiche aus 30 Jahre - den Akten zu a) c) Prozessvergleiche aus den Akten zu 100 Jahre - a), die einen Erbvertrag oder Erklä- rungen enthalten, nach deren Inhalt die Erbfolge geändert wird 412 UH, UFH a) Akten über Anträge außerhalb eines 2 Jahre Vergleiche anhängigen Beschwerdeverfahrens (siehe Nummer 412 (bis zum 31.08.2009: Berufungsver- b)) fahren), die nicht Bestandteil der Hauptakten geworden sind - b) Vergleiche aus den Akten zu a) 30 Jahre 413 W, WF a) Sammelakten und Blattsammlungen 5 Jahre vollstreckungsfähige (Senatsakten) mit den in der Be- Beschlüsse (siehe schwerdeinstanz zurückbehaltenen Nummer 413 b)) Schriftstücken (u. a. Mediationsverfah- ren mit dem Registerzeichen WM) b) Instanz abschließende Beschlüsse mit 30 Jahre Zwischenentscheidun- vollstreckungsfähigem Inhalt sowie gen (siehe Nummer Entscheidungen über die Vollstreck- 413 a)) barkeit erstinstanzlicher Entscheidun- gen aus den Akten zu a) 414 - Sammelakten mit den Schriftstücken über 2 Jahre - die Erteilung von Notfristzeugnissen 415 - Sammel- und Sonderakten gemäß § 39 2 Jahre - AktO 124 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 416 OLG Entscheidungen und Vergleiche sowie Ur- 30 Jahre - II kunden, auf die darin Bezug genommen ist, aus den Akten über die Gewährung richter- licher Vertragshilfe in Energiewirtschaftssa- chen und bei der Abwicklung von Lieferver- trägen. Zu den Entscheidungen im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanz. 417 FS I Akten über Fideikommisse, Lehen, Stamm- 50 Jahre - güter sowie Hausgüter, Hausvermögen und sonstige gebundene Vermögen 418 FS II Akten über Schutzforsten, Waldgüter, 50 Jahre - Deichgüter, Weingüter, Landgüter, Stiftun- gen, Waldgenossenschaften und derglei- chen 419 - Akten über Stiftungen 30 Jahre - 420 VA Akten über Anträge auf gerichtliche Über- prüfung von Justizverwaltungsakten (Zivilak- ten) a) wenn der Antrag zurückgenommen 2 Jahre - oder sonst ohne Entscheidung erledigt worden ist oder wenn es sich um die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand oder ein Prozesskostenhilfever- fahren handelt b) in allen übrigen Fällen 30 Jahre - 421 REMiet Akten über Rechtsentscheide in Mietsachen 30 Jahre - C. Strafsachen und Bußgeldverfahren 431 - Sammelakten und Blattsammlungen (Se- 10 Jahre Urteile und Beschlüsse natsakten) mit den in der Revisions- oder (siehe Nummer 433) Beschwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken 432 - Sammelakten mit den Schriftstücken über 5 Jahre - Anträge auf Entscheidung des Strafsenats als oberen Gerichts und über die Ablehnung von Gerichtspersonen (§ 41 Absatz 1 b) AktO) 433 - Urteile und Beschlüsse in Revisionen sowie 30 Jahre Entscheidungen wegen Ordnungswidrigkei- ten Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 125 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 434 VAs Akten über Anträge auf gerichtliche Über- prüfung von Justizverwaltungsakten (Straf- sachen) a) wenn der Antrag zurückgenommen 5 Jahre - oder sonst ohne Entscheidung erledigt worden ist oder wenn es sich um die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand oder ein Prozesskostenhilfever- fahren handelt b) in allen übrigen Fällen 30 Jahre - 435 - Entscheidungen über Rechtsbeschwerden 30 Jahre - nach §§ 116, 117 StVollzG 436 - Sammelakten mit den Begleitumschlägen 1 Jahr - Auf Anordnung der abgehenden Briefe der Untersuchungs- der Behördenlei- gefangenen tung können die Begleitumschlä- ge statt in Sam- melakten auch in Kartons oder anderen Behält- nissen geordnet aufbewahrt wer- den. D. Landwirtschaftssachen 451 - Sammelakten und Blattsammlungen (Se- 30 Jahre - natsakten) mit den in der Beschwerdein- stanz zurückbehaltenen Schriftstücken 452 - Sammelakten mit den Schriftstücken über 5 Jahre - die Erteilung von Notfristzeugnissen usw. E. Sonstige Zuständigkeiten des Oberlandesgerichts 471 - a) Sammelakten und Blattsammlungen 10 Jahre Entscheidungen (Senatsakten) in Wiedergutmachungs- (siehe Nummer sachen (Rückerstattung) 471 b)) b) Entscheidungen aus den Akten zu a) 30 Jahre 472 - a) Sammelakten und Blattsammlungen 10 Jahre Entscheidungen (Senatsakten) in Wiedergutmachungs- (siehe Nummer sachen (Entschädigung) 472 b)) b) Entscheidungen aus den Akten zu a) 30 Jahre 126 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 473 - Sammelakten und Blattsammlungen (Se- 10 Jahre natsakten) in Wertpapierbereinigungssa- chen 475 Kart (früher: a) Verwaltungsbeschwerden und Buß- 10 Jahre Beschlüsse Kart V, geldsachen nach dem Gesetz gegen (siehe Nummer Kart B, Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) 475 b)) Kart) b) Beschlüsse 30 Jahre 476 Verg a) Akten über sofortige Beschwerden und 10 Jahre Beschlüsse Entscheidungen nach § 115 Absatz 2 (siehe Nummer Sätze 2 und 3 GWB in Vergaberechts- 476 b)) sachen b) Beschlüsse aus den Akten zu a) 30 Jahre 477 a) Akten über Beschwerden nach 10 Jahre Beschlüsse § 75 EnWG (siehe Nummer 477 b)) b) Beschlüsse aus den Akten zu a) 30 Jahre F. Dienststrafsachen, Dienst-, Ehren- und Berufsgerichtssachen 491 - Akten über Dienststrafverfahren 30 Jahre - 492 Not Akten über a) Disziplinarverfahren gegen Notarinnen 30 Jahre - und Notare (einschließlich der im Rahmen des Untersuchungsverfah- rens entstandenen Akten), in denen auf Entfernung aus dem Amt erkannt worden ist b) alle anderen Disziplinarverfahren 20 Jahre - c) Anfechtungsverfahren nach § 111 30 Jahre - BNotO 493 AGH a) Akten des Anwaltsgerichtshofs über 30 Jahre - Anträge auf gerichtliche Entscheidung (§§ 37 ff., 223 BRAO) b) Sammelakten und Blattsammlungen 50 Jahre - über anwaltsgerichtliche Verfahren vor dem Anwaltsgerichtshof mit den in der Berufungs- oder Beschwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken, wenn auf Ausschließung aus dem Be- ruf erkannt worden ist c) alle übrigen der unter b) genannten 30 Jahre - Akten Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 127 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 494 - Sammelakten und Blattsammlungen (Se- 20 Jahre - natsakten) über berufsgerichtliche Verfah- ren 495 DG, DGH Akten der Richterdienstgerichte über a) Disziplinarverfahren, in denen auf 30 Jahre - Entfernung aus dem Dienst erkannt worden ist b) alle anderen Disziplinarverfahren 20 Jahre - c) Versetzungs- und Prüfungsverfahren 20 Jahre - G. Justizverwaltungssachen 501 - Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verord- 20 Jahre - nungen, Observanzen, Privilegien usw.) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- deutung, Berichtssammlungen, Pres- seäußerungen und dergleichen 502 - Sammelakten und Blattsammlungen (Ab- schnitt C der Anweisungen zum Generalak- tenplan) über a) Akten der Prüfungsstellen nach § 9 3 Jahre - Mit Ausnahme Absatz 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbe- der Vorgänge, hörden nach Nummer 7 Absatz 1 die wegen ihrer Buchstabe b, Nummer 23 und Num- besonderen mer 30 Absatz 1 RiVASt in Verbindung Bedeutung (§ 8 mit den Zuständigkeitsregelungen der Absatz 5 Gen Länder AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 501 b)) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren. b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre - Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung 128 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 c) Listen der Empfänger von Geldaufla- 5 Jahre - gen in Ermittlungs-, Straf- und Gna- densachen und Liste der Empfänger von Geldbußen nebst den dazugehö- rigen Unterlagen d) Vorgänge über Bewerber, die nicht in 2 Jahre - Personalakten einmünden e) die von den Aufsichtsbehörden vorge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen f) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre - g) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - 503 - Sammelakten über Ehelicherklärungen 100 Jahre - 504 - Sammelakten über die Anerkennung aus- ländischer Entscheidungen in Ehesachen - a) Akten über Verfahren 2 Jahre - b) Anträge und Entscheidungen 80 Jahre - 505 Sammelakten über die Befreiung von der 2 Jahre - Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer 506 - Nachweisungen über die Verteilung der 100 Jahre - Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffs- briefen und Schiffszertifikaten 507 - Personalakten a) der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 129 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 b) der Notare und Notarassessoren 10 Jahre Schriftstücke, die sich auf die Amtsnachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwalter- schaft (§ 56 BNotO) beziehen, Siegel- und Unterschriftsproben (siehe Nummer 507 c)) c) Schriftstücke, die sich auf die Amts- 100 Jahre nachfolge, die Aktenverwahrung (§ 51 BNotO) bzw. auf die Notariatsverwal- terschaft (§ 56 BNotO) beziehen, Sie- gel- und Unterschriftsproben 509 - Akten über a) die Prüfung von Rechtskandidaten zu a) siehe § 64 JAG NRW aa) schriftliche Prüfungsarbeiten 5 Jahre - bb) sonstige Prüfungsunterlagen 50 Jahre - b) die Prüfung von Beamten einschließ- 10 Jahre - Anlagehefte mit lich der Anlagehefte mit schriftlichen schriftlichen Prüfungsarbeiten Prüfungsarbeiten können nach 5 c) die Prüfung von Auszubildenden ein- 5 Jahre - Jahren vernich- schließlich der Anlagehefte mit schrift- tet werden lichen Prüfungsarbeiten 510 - Akten über die Eintragung von Versor- 5 Jahre - gungsanwärtern in ein Bewerberverzeichnis 511 - Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Zivilsachen und Familiensa- chen sowie in Strafsachen und Bußgeldver- fahren a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 5 Jahre - b) sonstige Tabellen und Durchschriften 2 Jahre - der Monatsübersichten 130 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Staatsanwaltschaft A. Allgemeines 601 AR Akten über Angelegenheiten, die in das 5 Jahre - Allgemeine Register eingetragen sind 602 - Aktenregister mit den dazugehörigen Na- keine menverzeichnissen und sonstigen Ver- zeichnissen sowie die Zentralnamenkartei (§ 7 Absatz 8 AktO) 603 - a) die lediglich zur Kontrolle des Ge- 2 Jahre schäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke b) die Listen der Überführungsstücke 5 Jahre B. Zivilsachen 611 - Akten über Zivilsachen 5 Jahre - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 131 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 C. Strafsachen 622 Js/UJs Akten (einschließlich aufzubewahrender Zu Nummern Handakten) über 622, 624 und 721: a) Verfahren zur Ermittlung der Todesur- 30 Jahre - Akten, aus de- sache Verstorbener (Leichensachen) nen sich ergibt, dass der objekti- b) Verfahren zur Ermittlung von Bränden 20 Jahre - ve Tatbestand (Brandsachen) eines Verbre- chens oder Ver- c) Ermittlungsverfahren, die wegen Verfahrensbeendende gehens vorliegt, Schuldunfähigkeit eingestellt sind Entscheidungen; Gut- der Täter aber achten über Feststel- nicht zur Aburtei- aa) lung der Schuldunfä- lung zu bringen im Falle eines Vergehens 10 Jahre higkeit ist, sind in allen (siehe Nummer 622 Fällen mindes- bb) e)) tens so lange im Falle eines Verbrechens sowie bei 20 Jahre aufzubewahren, Straftaten nach §§ 174 bis 180 oder als nicht die § 182 StGB Strafverfolgung durch Verjährung ausgeschlossen ist; in den Fällen, in denen die Tat der Verjährung nicht unterliegt, sind sie so lange aufzubewahren, als eine Strafver- folgung den Umständen nach noch möglich ist. d) sonstige Angelegenheiten, in denen 5 Jahre das Verfahren eingestellt ist e) Verfahrensbeendende Entscheidun- 30 Jahre gen; Gutachten über Feststellung der Schuldunfähigkeit aus den unter c) genannten Akten 132 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 624 Js (Ks, KLs, Akten (einschließlich aufzubewahrender wie zu Nummer Ls, Ds, Cs) Handakten und Vollstreckungs-, Bewäh- 622 (früher: rungs- sowie Gnadenhefte) über Anklagen KLs, KMs, (Anträge nach § 413 StPO) und Strafbefehle Ls, Ms, Cs, DLs, Ds, a) in denen auf Todesstrafe oder lebens- aufzube- - Es) lange Freiheitsstrafe erkannt ist, wahren bis zum Ablauf des Jahres, in dem die oder der Beschuldig- te das 100. Lebensjahr vollendet hätte b) wenn auf Sicherungsverwahrung, auf 30 Jahre - Unterbringung in einem psychiatri- schen Krankenhaus (früher: Heil- und Pflegeanstalt) oder auf Untersagung der Erteilung der Fahrerlaubnis für immer erkannt ist, c) wenn wegen einer Straftat, für die das 30 Jahre Gesetz als Höchststrafe lebenslange Freiheitsstrafe vorsieht, auf Freiheits- strafe von mehr als 1 Jahr erkannt ist, d) wenn wegen einer Straftat nach 20 Jahre Auf Strafe lautende §§ 174 bis 180, 182 oder § 240 Absatz Urteile, Vollstre- 4 Nummer 1 StGB auf Freiheitsstrafe ckungsnachweise usw. oder Jugendstrafe von mehr als 1 Jahr (siehe Nummer 629) erkannt ist, e) wenn das Verfahren wegen Schuldun- Verfahrensbeendende fähigkeit oder auf psychischer Krank- Entscheidungen; Gut- heit beruhender Verhandlungsunfähig- achten über Feststel- keit ohne Bestrafung abgeschlossen lung der Schuldunfä- oder eine gerichtliche Entscheidung higkeit oder psychi- nach § 413 StPO aus den in § 11 Ab- scher Krankheit satz 1 Nummer 2 BZRG genannten (siehe Nummer 629) Gründen abgelehnt worden ist, aa) im Falle eines Vergehens 10 Jahre bb) im Falle eines Verbrechens sowie bei 20 Jahre Straftaten nach den §§ 174 bis 180, 182 oder § 240 Absatz 4 Nummer 1 StGB Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 133 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 f) wenn auf Freiheitsstrafe von mehr als 15 Jahre Auf Strafe lautende 1 Jahr erkannt ist, Urteile, Vollstre- ckungsnachweise usw. (siehe Nummer 629) g) wenn auf Geldstrafe von mehr als 90 10 Jahre Auf Strafe lautende Tagessätzen, auf Freiheitsstrafe oder Urteile, Strafbefehle, Strafarrest von mehr als 3 Monaten bis Vollstreckungsnach- zu 1 Jahr oder auf Jugendstrafe von weise usw. mehr als 1 Jahr erkannt ist, (siehe Nummer 629) h) wenn sonst auf Geldstrafe, Freiheits- 5 Jahre Auf Strafe lautende strafe, Strafarrest oder Jugendstrafe Urteile, Strafbefehle, erkannt ist, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 629) i) wenn in Verfahren gegen Jugendliche 5 Jahre Nicht freisprechende und Heranwachsende nach Jugend- Urteile, Vollstre- recht, jedoch nicht auf Jugendstrafe ckungsnachweise usw. erkannt ist, (siehe Nummer 629) j) sonstige 5 Jahre Auf Strafe lautende Urteile, Strafbefehle, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 629) 628 Js Akten über (OWi) a) Erzwingungshaftverfahren 2 Jahre b) alle übrigen Bußgeldverfahren 5 Jahre Vollstreckbare Titel (z. B. Kostenfestset- zungsbeschlüsse, Entscheidungen über die Entschädigung wegen erlittener Ver- folgungsmaßnahmen) (siehe Nummer 629) 134 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 629 a) Die Urteile und Strafbefehle, in denen 30 Jahre rechtskräftig auf Strafe (hierzu zählen nicht Erziehungsmaßregeln und Zuchtmittel nach dem JGG) erkannt ist einschließlich der Gesamtstrafen- beschlüsse, verfahrenseinleitende Schriftstücke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung nach Artikel 54 EuGVVO gemäß Arti- kel 34 EuGVVO erforderlich sind, so- wie die Nachweise über die Vollstre- ckung der Strafe; Anklagen, auf deren zugelassenen Anklagesatz Bezug ge- nommen ist, Anklagen gemäß § 212 a Absatz 2 Satz 2 StPO bzw. § 418 Ab- satz 3 Satz 2 StPO; Strafbefehle, Strafbefehlsanträge; bei den Akten be- findliche Abbildungen, auf die in den Urteilen Bezug genommen ist; Urteile und sonstige Entscheidungen über die Kostenerstattungspflicht und über die Entschädigungspflicht für Strafverfol- gungsmaßnahmen; Entscheidungen nach § 2 Absatz 1 DNA-Identitätsfest- stellungsgesetz und § 81 g StPO; Kos- tenfestsetzungsbeschlüsse sowie Ent- scheidungen, in denen eine Entschä- digung nach den §§ 10, 11 StrEG zu- erkannt worden ist; die Beschlüsse oder Mitteilungen über den Erlass oder die Milderung der Strafe sowie über die Anordnung der Nichtaufnahme in ein Führungszeugnis (§ 37 BZRG) oder die Tilgung (§ 47 BZRG). Ist eine Geldstrafe durch Teilzahlungen getilgt, so ist nur der Nachweis über die letzte Teilzahlung aufzubewahren. Verfahrensbeendende Entscheidun- gen, Gutachten über Feststellung der Schuldunfähigkeit oder Geisteskrank- heit aus den unter Nummer 624 Buch- stabe d) genannten Akten. Zu den Urteilen im Sinne dieser Vor- schrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren In- stanzen b) Nicht freisprechende Urteile sowie die 10 Jahre dazugehörigen Vollstreckungsnach- weise aus den unter Nummer 624 Buchstabe h) genannten Akten Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 135 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Nr. zeichen rungsfrist herauszunehmende Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 633 - Sammelakten mit den Begleitumschlägen 1 Jahr - Auf Anordnung der abgehenden Briefe der Untersuchungs- der Behördenlei- gefangenen tung können die Begleitumschlä- ge statt in Sam- melakten auch in Kartons oder anderen Behält- nissen geordnet aufbewahrt wer- den. D. Justizverwaltungssachen 651 - Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verord- 20 Jahre - nungen usw.) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- deutung, Berichtssammlungen, Pres- seäußerungen und dergleichen 652 - Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über a) Akten der Prüfungsbehörden nach 3 Jahre - mit Ausnahme Nummer 8 Absatz 1 Buchstabe c, der Vorgänge, Nummer 78 Absatz 1, Nummer 148 die wegen ihrer Absatz 3 RiVASt in Verbindung mit besonderen den Zuständigkeitsregelungen der Bedeutung (§ 8 Länder Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 651 b)) zu bringen sind b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre - Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung c) die von den Aufsichtsbehörden vorge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen d) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre - e) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - f) Berichtshefte sind wie die dazugehöri- 5 Jahre - ge Sachakte aufzubewahren. 136 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 653 - Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. 654 - Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Ermittlungsverfahren und Verfahren nach dem Ordnungswidrig- keitengesetz bei den Staats- und Amtsanwaltschaften a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 5 Jahre - b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten 2 Jahre - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 137 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Generalstaatsanwaltschaft A. Allgemeines 701 AR Akten über Angelegenheiten, die in das 5 Jahre - Allgemeine Register eingetragen sind 702 - Aktenregister mit den dazugehörigen Na- keine menverzeichnissen und sonstigen Ver- zeichnissen (§ 7 Absatz 8 AktO) 703 - a) die lediglich zur Kontrolle des Ge- 2 Jahre schäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke b) die Listen der Überführungsstücke 5 Jahre B. Zivilsachen 711 Rs Sammelakten für Zivilsachen (§ 46 Absatz 3 5 Jahre AktO) C. Strafsachen 721 OJs Akten über erstinstanzliche Strafsachen wie zu Nummer beim Oberlandesgericht 622 a) in denen auf Todesstrafe oder lebens- aufzube- lange Freiheitsstrafe erkannt ist, wahren bis zum Ablauf des Jahres, in dem die oder der Beschuldig- te das 100. Lebensjahr vollendet hätte b) wenn auf Sicherungsverwahrung, auf 30 Jahre - Unterbringung in einem psychiatri- schen Krankenhaus (früher: Heil- und Pflegeanstalt) oder auf Untersagung der Erteilung der Fahrerlaubnis für immer erkannt ist, c) wenn wegen einer Straftat, für die das 30 Jahre Gesetz als Höchststrafe lebenslange Freiheitsstrafe vorsieht, auf Freiheits- strafe von mehr als 1 Jahr erkannt ist, 138 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 d) wenn wegen einer Straftat nach 20 Jahre Auf Strafe lautende §§ 174 bis 180, 182 StGB oder § 240 Urteile, Vollstre- Absatz 4 Nummer 1 StGB auf Frei- ckungsnachweise usw. heitsstrafe oder Jugendstrafe von (siehe Nummer 722) mehr als 1 Jahr erkannt ist, e) wenn das Verfahren wegen Schuldun- Verfahrensbeendende fähigkeit oder auf psychischer Krank- Entscheidungen; Gut- heit beruhender Verhandlungsunfähig- achten über Feststel- keit ohne Bestrafung abgeschlossen lung der Schuldunfä- oder eine gerichtliche Entscheidung higkeit oder psychi- nach § 413 StPO aus den in § 11 Ab- scher Krankheit satz 1 Nummer 2 BZRG genannten (siehe Nummer 722) Gründen abgelehnt worden ist, aa) im Falle eine Vergehens 10 Jahre bb) im Falle eines Verbrechens sowie bei 20 Jahre Straftaten nach den §§ 174 bis 180, 182 StGB oder § 240 Absatz 4 Num- mer 1 StGB f) wenn auf Freiheitsstrafe von mehr als 15 Jahre Auf Strafe lautende 1 Jahr erkannt ist, Urteile, Vollstre- ckungsnachweise usw. (siehe Nummer 722) g) wenn auf Geldstrafe von mehr als 90 10 Jahre Auf Strafe lautende Tagessätzen, auf Freiheitsstrafe oder Urteile, Strafbefehle, Strafarrest von mehr als 3 Monaten bis Vollstreckungsnach- zu 1 Jahr oder auf Jugendstrafe von weise usw. mehr als 1 Jahr erkannt ist, (siehe Nummer 722) h) wenn sonst auf Geldstrafe, Freiheits- 5 Jahre Auf Strafe lautende strafe, Strafarrest oder Jugendstrafe Urteile, Strafbefehle, erkannt ist, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 722) i) wenn in Verfahren gegen Jugendliche 5 Jahre Nicht freisprechende und Heranwachsende nach Jugend- Urteile, Vollstre- recht, jedoch nicht auf Jugendstrafe ckungsnachweise usw. erkannt ist, (siehe Nummer 722) j) sonstige 5 Jahre Auf Strafe lautende Urteile, Strafbefehle, Vollstreckungsnach- weise usw. (siehe Nummer 722) Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 139 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 722 - a) Die Urteile und Strafbefehle, in denen 30 Jahre rechtskräftig auf Strafe (hierzu zählen nicht Erziehungsmaßregeln und Zuchtmittel nach dem JGG) erkannt ist einschließlich der Gesamtstrafen- beschlüsse, verfahrenseinleitende Schriftstücke und weitere Nachweise, die für die Vollstreckbarkeitserklärung nach Artikel 54 EuGVVO gemäß Arti- kel 34 EuGVVO erforderlich sind, sowie die Nachweise über die Voll- streckung der Strafe; Anklagen, auf deren zugelassenen Anklagesatz Be- zug genommen ist, Anklagen gemäß § 212 a Absatz 2 Satz 2 StPO bzw. § 418 Absatz 3 Satz 2 StPO; Strafbefeh- le, Strafbefehlsanträge; bei den Akten befindliche Abbildungen, auf die in den Urteilen Bezug genommen ist; Urteile und sonstige Entscheidungen über die Kostenerstattungspflicht und über die Entschädigungspflicht für Strafverfol- gungsmaßnahmen; Entscheidungen nach § 2 Absatz 1 DNA-Identitätsfest- stellungsgesetz und § 81 g StPO; Kos- tenfestsetzungsbeschlüsse sowie Ent- scheidungen, in denen eine Entschä- digung nach den §§ 10, 11 StrEG zu- erkannt worden ist; die Beschlüsse oder Mitteilungen über den Erlass oder die Milderung der Strafe sowie über die Anordnung der Nichtaufnahme in ein Führungszeugnis (§ 37 BZRG) oder die Tilgung (§ 47 BZRG). Ist eine Geldstrafe durch Teilzahlun- gen getilgt, so ist nur der Nachweis über die letzte Teilzahlung aufzube- wahren. Urteile und Beschlüsse, in denen eine Maßregel der Besserung und Siche- rung angeordnet ist. Verfahrensbeen- dende Entscheidungen, Gutachten über Feststellung der Schuldunfähig- keit oder psychischer Krankheit aus den unter Nummer 721 Buchstabe d) genannten Akten. b) Nicht freisprechende Urteile sowie die 10 Jahre dazugehörigen Vollstreckungsnach- weise aus den unter Nummer 721 Buchstabe h) genannten Akten 723 Zs Sammelakten über die Beschwerden gegen 5 Jahre - das Verfahren eines Staatsanwalts (Amts- anwalts), die nicht zu den Hauptakten ge- nommen sind 140 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 724 Ausl. Auslieferungssachen 10 Jahre - 726 - Handakten über Revisionen in Strafsachen 5 Jahre - und über Rechtsbeschwerden in Bußgeld- sachen 728 - Akten über Verfahren nach dem Gesetz über die innerdeutsche Rechts- und Amts- hilfe in Strafsachen vom 02.05.1953 - BGBl. I S. 161 - a) soweit sie Entscheidungen enthalten, 50 Jahre - die die Genehmigung einer Zuführung oder einer Vollstreckung zum Gegen- stand haben oder gemäß §§ 10, 11, 14 oder 15 ergangen sind b) sonstige 10 Jahre - 729 - Akten über Verfahren nach §§ 23 ff. 5 Jahre - EGGVG 730 - Handakten über Kartellbußgeldsachen 10 Jahre - D. Dienststrafsachen, Dienst-, Ehren- und Berufsgerichtssachen 741 - Handakten in Disziplinarverfahren gegen 10 Jahre - Richter und Beamte 742 - Handakten des Vertreters der Einleitungs- 10 Jahre - behörde in Disziplinarverfahren gegen Nota- rinnen und Notare 743 - a) Handakten über anwaltsgerichtliche 10 Jahre - Verfahren gegen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, sofern die Haupt- akten nicht bei der Staatsanwaltschaft geführt werden b) Akten über Ermittlungsverfahren, die 10 Jahre - nicht zur Einleitung eines anwaltsge- richtlichen Verfahrens geführt haben, einschließlich der dazugehörigen Handakten, soweit die Akten über die- se Ermittlungsverfahren nicht an eine andere Stelle abzugeben sind c) Akten über anwaltsgerichtliche Verfah- 40 Jahre - ren gegen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte (einschließlich der da- zugehörigen Handakten, soweit der Staatsanwaltschaft die Führung der Hauptakten übertragen ist), in denen auf Ausschließung aus dem Beruf er- kannt worden ist d) alle übrigen unter c) genannten Akten 20 Jahre - Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 141 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 744 - a) Handakten über berufsgerichtliche 30 Jahre - Verfahren einschließlich der dazuge- hörigen Handakten, in denen auf Aus- schließung aus dem Beruf erkannt oder in denen ein Beweissicherungs- verfahren angeordnet worden ist b) alle Übrigen 20 Jahre - c) Sammelakten über Rügebescheide 10 Jahre - E. Justizverwaltungssachen 751 - Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) a) über Rechtsnormen (Gesetze, Verord- 20 Jahre - nungen usw.) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- deutung, Berichtssammlungen, Pres- seäußerungen und dergleichen 752 - Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über a) Akten der Prüfungsbehörden nach 3 Jahre - mit Ausnahme Nummer 7 Absatz 1 Buchstabe b, der Vorgänge, Nummer 23 und Nummer 30 Absatz 1 die wegen ihrer RiVASt in Verbindung mit den Zustän- besonderen digkeitsregelungen der Länder Bedeutung (§ 8 Absatz 5 Gen AktVfg.) zu den Generalakten (Nummer 751 b)) zu bringen sind b) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre - Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung c) die von den Aufsichtsbehörden vorge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen d) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre e) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre f) Berichte der Staatsanwaltschaften 20 Jahre 142 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 753 - Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. 755 - Akten über Unfallfürsorge für Gefangene 20 Jahre - 756 - Akten über a) die Prüfung von Beamten einschl. der 10 Jahre - zu a) und b) Anlagehefte mit schriftlichen Prü- Anlagehefte mit fungsarbeiten schriftl. Prü- fungsarbeiten b) die Prüfung von Amtsanwälten einschl. 10 Jahre - können nach 5 der Anlagehefte mit schriftlichen Prü- Jahren vernich- fungsarbeiten tet werden. 757 - Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Ermittlungsverfahren und Verfahren nach dem Ordnungswidrig- keitengesetz bei den Staats- und Amtsanwaltschaften a) Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr 5 Jahre - b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten 2 Jahre - 758 StrEs Akten über Ansprüche auf Entschädigung 5 Jahre - nach dem StrEG Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 143 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Justizvollzugsbehörden A. Allgemeines 801 - Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 5 Jahre - gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ein- gangslisten und Posteingangsbücher B. Justizverwaltungssachen 811 - a) Generalakten (Abschnitt B der Anwei- 20 Jahre - sung zum Generalaktenplan) mit Aus- nahme der unter b) bezeichneten Beiakten b) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Be- deutung 812 - Sammelakten und Blattsammlungen (Ab- schnitt C der Anweisung zum Generalak- tenplan) über a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche 5 Jahre - Angelegenheiten von vorübergehen- der Bedeutung b) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - 813 - Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. 814 - Akten über das Auswahlverfahren bei der 10 Jahre - Anlagehefte mit Einstellung von Beamten und über die Prü- schriftlichen fung von Beamten einschließlich der Anla- Prüfungsarbeiten gehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernich- tet werden. 815 - Akten über Unfallfürsorge für Gefangene 20 Jahre - und Arrestanten 144 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 C. Besondere Bestimmungen für Justizvollzugsanstalten 821 - Gefangenenbücher, Gefangenenkarteien 10 Jahre - zu Nummern und Transportbücher 821 - 824: Bei Vorliegen besonderer Um- stände kann (nur) unter den Voraussetzun- gen des § 184 Absatz 3 Satz 2 StVollzG, § 104 Absatz 5 Satz 1 JStVollzG NRW oder § 71 Absatz 5 UVollzG NRW eine längere Auf- bewahrungsfrist angeordnet wer- den. 822 - a) Zugangsbücher, Abgangsbücher, 2 Jahre - Belegungsbücher, Abgangskalender, Verzeichnisse der Beurlaubungen, Verzeichnisse der Entweichungen, Verzeichnisse über Freigang, Ver- zeichnisse über Ausgang, Verzeich- nisse der Disziplinarmaßnahmen, Ver- zeichnisse der besonderen Sicher- heitsmaßnahmen b) die Nachweise über die den Gefange- 5 Jahre - nen abgenommenen Gegenstände und Gelder, Krankenbücher 823 - Personalakten der Gefangenen 10 Jahre - 824 - Gesundheitsakten und Krankenblätter über Gefangene a) wenn ausschließlich Abschiebungshaft 10 Jahre - vollzogen worden ist oder wenn für diese im Anschluss an sonstige Frei- heitsentziehung eine gesonderte Gesundheitsakte oder ein gesondertes Krankenblatt angelegt worden ist b) im Übrigen 20 Jahre - 825 - Kriminologische Untersuchungsakten 30 Jahre - 826 - Sammelakten mit den Begleitumschlägen 1 Jahr - Auf Anordnung der eingehenden Briefe an Untersuchungs- der Behördenlei- gefangene, soweit auf ihnen keine Verfü- tung können die gung über etwaige Einlagen getroffen wor- Begleitumschlä- den ist, und Sprechscheine der Gefangenen ge statt in Sam- melakten auch in Kartons oder an deren Behält- nissen geordnet aufbewahrt werden. Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 145 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 D. Besondere Bestimmungen für Jugendarrestanstalten 831 - Jugendarrestbücher für Jugendarrestanstal- 10 Jahre - ten und Freizeitarresträume, Namenver- zeichnisse 832 - a) Zu- und Abgangsbücher, Belegungs- 2 Jahre - bücher, Jugendarrestkalender b) die Nachweise über die den Arrestan- 2 Jahre - ten abgenommenen Gegenstände und Gelder 833 - Personalakten der Arrestanten 10 Jahre - 146 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Abschnitt II Landeseinheitliche Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der Gerichte für Arbeitssachen, der Finanzgerichte, der Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit, der Gerichte der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit und des ministeriellen Schriftguts des Landes Nordrhein-Westfalen Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 Arbeitsgericht A. Allgemeines 1 AR, RNS a) Akten über Angelegenheiten, die in das 2 Jahre - Allgemeine Register eingetragen sind b) Register für niedergelegte Schieds- sprüche, schiedsrichterliche Vergleiche und Anwaltsvergleiche 2 Die Aktenregister mit den dazugehörigen keine - Namensverzeichnissen und sonstigen Ver- zeichnissen 3 Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 2 Jahre - gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ak- tenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher B. Rechtssachen (§§ 80 ff. ArbGG) 4 Ba Akten über Mahnsachen, einschließlich der 2 Jahre Vollstreckungsbe- dazugehörigen Hüllen oder Register (§ 10 scheide (siehe Num- Absatz 1 und 2 AktO-AGB) mer 8) 5 Ca, Ga, BV, Prozessakten und Akten, die Sachen betref- 5 Jahre Die in Nummer 8 be- BVGa fen, über die im Beschlussverfahren zu zeichneten Titel sowie entscheiden ist (§§ 80 ff. ArbGG) Urteile und Vergleiche jeder Art usw. 6 Ha, BVHa a) Akten über selbständige Beweisverfah- 5 Jahre ren, die nicht Bestandteil der Hauptak- ten geworden sind, b) Akten über sonstige Anträge außerhalb 2 Jahre Die in Nummer 8 be- eines anhängigen Rechtsstreits, die zeichneten Titel sowie nicht Bestandteil der Hauptakten ge- Urteile und Vergleiche worden sind. jeder Art usw. 7 Sammelakten über die bei dem Gericht 30 Jahre - niedergelegten Schiedssprüche und schiedsrichterlichen Vergleiche Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 147 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 8 Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten 30 Jahre - Titel, alle Urteile, das Beschlussverfahren nach §§ 80 ff ArbGG (auch teilweise) been- dende Beschlüsse, Vergleiche jeder Art und Vollstreckungsbescheide; Schiedssprüche, schiedsrichterliche Vergleiche sowie Ent- scheidungen über deren Vollstreckbarerklä- rung; ferner Handzeichnungen, Karten, Abrechnungen und sonstige Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel oder in einem gerichtlichen Vergleich Bezug ge- nommen ist. Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschrif- ten von Entscheidungen der höheren In- stanzen sowie Leseabschriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrenden Schriftstück enthalten ist. C. Justizverwaltungssachen 9 Generalakten (Akten in Gerichtsverwal- tungsangelegenheiten von allgemeiner Bedeutung) a) von besonderer Bedeutung, z. B. über 20 Jahre - Rechtsnormen (Gesetze, Verordnun- gen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Bedeu- tung, Presseäußerungen und derglei- chen 10 Sammelakten und Blattsammlungen (Ein- zelsachen in Gerichtsverwaltungsangele- genheiten) über a) Eingaben, Beschwerden, Warenange- 5 Jahre - bote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung b) die von den Aufsichtsbehörden aufge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen c) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - 11 Prüfungsakten 10 Jahre - 148 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 12 Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jah- res, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzube- wahren. Landesarbeitsgericht A. Allgemeines 13 AR Akten über Angelegenheiten, die in das 2 Jahre - Allgemeine Register eingetragen sind 14 Die Aktenregister mit den dazugehörigen keine - Namensverzeichnissen und sonstigen Ver- zeichnissen 15 Die lediglich zur Kontrolle des Geschäfts- 2 Jahre - gangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Ak- tenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher B. Rechtssachen (§§ 87 ff. ArbGG) 16 Sa, SaGa, a) Sammelakten und Blattsammlungen 10 Jahre Urteile und Vergleiche TaBV, (Kammerakten) mit den in der Beru- (siehe Nummer 16 b) TaBVGa fungsinstanz und den in der Beschwer- deinstanz in Beschlusssachen (§§ 87 ff. ArbGG) zurückbehaltenen Schriftstü- cken b) Urteile und Vergleiche aus den Akten 30 Jahre zu a) 17 SHa, a) Akten über Anträge außerhalb eines 2 Jahre Vergleiche TaBVHa anhängigen Berufungsverfahrens oder (siehe Nummer 17 b) außerhalb eines anhängigen Be- schwerdeverfahrens in Beschlusssa- chen (§§ 87 ff. ArbGG), die nicht Be- standteil der Hauptakten geworden sind, b) Vergleiche aus den Akten zu a) 30 Jahre Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 149 Lfd. Register- Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num zeichen rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 6 18 Ta a) Sammelakten und Blattsammlungen 10 Jahre Beschlüsse (Kammerakten) mit den in der Be- (siehe Nummer 18 b) schwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken b) Beschlüsse aus den Akten zu a) 30 Jahre 19 Sammelakten mit den Schriftstücken über 2 Jahre - die Erteilung von Notfristzeugnissen 20 Sammel- und Sonderakten gemäß §§ 13, 2 Jahre - 14 Satz 2 AktO-AGB C. Justizverwaltungssachen 21 Generalakten (Akten in Gerichtsverwal- tungssachen von allgemeiner Bedeutung) a) von besonderer Bedeutung z. B. über 20 Jahre - Rechtsnormen (Gesetze, Verordnun- gen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unterge- 5 Jahre - ordneter oder vorübergehender Bedeu- tung, Berichtsammlungen, Presseäuße- rungen und dergleichen 22 Sammelakten und Blattsammlungen (Ein- zelsachen in Gerichtsverwaltungsangele- genheiten) über a) Eingaben, Beschwerden, Warenange- 5 Jahre - bote und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung b) die von den Aufsichtsbehörden aufge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen c) sonstige Verwaltungsangelegenheiten 10 Jahre - 23 Prüfungsakten 10 Jahre - 24 Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegenheiten von vorüberge- hender Bedeu- tung sind 5 Jah- re nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbei- tung abge- schlossen wurde, aufzubewahren. 150 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 Finanzgericht A. Allgemeines 25 Akten über Angelegenheiten, die in die 2 Jahre - EM-Liste bzw. in das Tagebuch eingetra- gen sind 26 Die lediglich zur Kontrolle des Ge- 2 Jahre - schäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher B. Rechtssachen 27 a) Akten über Rechtssachen, soweit 5 Jahre Beschlüsse Auf den an das Staatsar- diese durch Antrags- oder Klage- (siehe Nummer 27 b)) chiv abzugebenden Pro- rücknahme oder einen Kostenbe- zessakten ist auf der schluss nach § 138 FGO beendet Innenseite des vorderen worden sind Aktenumschlags durch Aufkleben eines Zettels zu b) Beschlüsse aus den Akten zu a) 10 Jahre vermerken: „Zur Wahrung des Steuer- geheimnisses dürfen die c) Sonstige Akten über Rechtssachen 10 Jahre Urteile usw. Akten erst 80 Jahre nach (siehe Nummer 27 d)) ihrem Entstehen genutzt d) Urteile und zur Zwangsvollstreckung 30 Jahre werden." geeignete Titel; ferner Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel Bezug genommen ist. Zu den Urtei- len usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten ge- nommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren In- stanz sowie Leseabschriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrenden Schriftstück enthalten ist. Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 151 Lfd. Angelegenheit Aufbewahrungs- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- frist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 C. Justizverwaltungssachen 28 Generalakten (Abschnitt B der Anwei- sung zum Generalaktenplan) a) von allgemeiner Bedeutung, z. B. 20 Jahre - über Rechtsnormen (Gesetze, Ver- ordnungen) b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unter- 5 Jahre - geordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen 29 Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über a) Eingaben, Beschwerden, Warenan- 5 Jahre - gebote und ähnliche Angelegenhei- ten von vorübergehender Bedeutung b) die von der Aufsichtbehörde aufge- 10 Jahre - nommenen Prüfungsverhandlungen c) sonstige Verwaltungsangelegenhei- 10 Jahre - ten 30 a) Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angele- b) Personalakten der Aushilfsbeschäf- 10 Jahre genheiten von vorüberge- tigten hender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bear- beitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren. 31 Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in der Finanzgerichtsbarkeit a) Jahrestabellen nach dem Kalender- 5 Jahre - jahr b) sonstige Tabellen und Durchschrif- 2 Jahre ten der Monatsübersichten 152 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Angelegenheit Aufbewahrungs- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- frist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit A. Allgemeines 32 Akten über Angelegenheiten, die in 2 Jahre - das Allgemeine Register eingetragen sind (AR-Register) 33 Die Aktenregister mit den dazugehö- keine - rigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen 34 Die lediglich zur Kontrolle des Ge- 2 Jahre - schäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalen- der, Tagebücher, Eingangs- und Hilfslisten, Posteingangsbücher B. Prozesssachen 35 Prozessakten 5 Jahre Urteile usw. (siehe Nummer 37) 36 Sammelakten und Blattsammlungen 10 Jahre Urteile usw. (Senatsakten) mit den in der Beru- (siehe Nummer 37) fungs- und Beschwerdeinstanz zu- rückbehaltenen Schriftstücken 37 Die zur Zwangsvollstreckung geeig- 30 Jahre - Die in Bezug genomme- neten Titel, Urteile, verfahrensbeen- nen Unterlagen; Gutach- dende Beschlüsse, Vorbescheide, ten, Befund- und Behand- Vergleiche, Anerkenntnisse lungsberichte und sonstige medizinische Unterlagen können bereits nach 5 Jahren vernichtet werden (vgl. Nummer 35). C. Gerichtsverwaltungssachen 38 Generalakten (Akten von allgemeiner Bedeutung a) von besonderer Bedeutung, 20 Jahre - z. B. über Rechtsnormen (Ge- setzte, Verordnungen), Verträ- ge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen b) über sonstige Angelegenheiten 20 Jahre - mit Ausnahme der unter c) be- zeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von 5 Jahre - untergeordneter oder vorüber- gehender Bedeutung, Presse- äußerungen und dergleichen Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 153 Lfd. Angelegenheit Aufbewahrungs- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- frist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 39 Sammelakten und Blattsammlungen (Einzelsachen in Gerichtsverwal- tungsangelegenheiten) über a) Eingaben, Beschwerden, Wa- 5 Jahre - renangebote und ähnliche Ange- legenheiten von vorübergehen- der Bedeutung b) die von der Aufsichtsbehörde 10 Jahre - aufgenommenen Prüfungsver- handlungen c) Sonstige Verwaltungsangele- 10 Jahre - genheiten 40 Prüfungsakten 10 Jahre - 41 Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in der Sozialge- richtsbarkeit a) Jahrestabellen 5 Jahre - b) Sonstige Tabellen und Durch- 2 Jahre - schriften der Monatsübersichten 42 Akten über Prozessagenten a) Personalakten 20 Jahre - b) Anlagehefte mit Prüfungsarbei- 10 Jahre - ten 43 Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angelegen- heiten von vorübergehen- der Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bear- beitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren. 154 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Angelegenheit Aufbewahrungsfrist Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 Gerichte der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit A. Allgemeines 44 Akten über Angelegenheiten, die in das 2 Jahre - Allgemeine Register eingetragen sind (AR-Register) 45 Aktenregister mit den dazugehörigen keine - Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen 46 Die lediglich zur Kontrolle des Ge- 2 Jahre - schäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Eingangs- und Hilfslisten, Posteingangsbücher B. Rechtssachen 47 Akten über Rechtssachen, die durch 2 Jahre Beschlüsse usw. Antrags- oder Klagerücknahme oder (siehe Nummer 51) einen Kostenbeschluss nach § 161 Absatz 2 VwGO beendet worden sind 48 Akten über Rechtssachen, soweit sie 5 Jahre Urteile usw. nicht unter Nummern 44 - 47 besonders (siehe Nummer 51) genannt sind 49 Sammelakten und Blattsammlungen mit 5 Jahre Urteile usw. den in der Berufungs- und Beschwerde- (siehe Nummer 51) instanz zurückbehaltenen Schriftstü- cken 50 Akten über Flurbereinigungssachen, 30 Jahre - Disziplinarsachen, berufsgerichtliche Verfahren, Lastenausgleichssachen, Unterbringungssachen, andere Rechts- sachen, die im Einzelfall von besonde- rer Bedeutung sind 51 Die zur Zwangsvollstreckung geeigne- 30 Jahre - ten Titel, Urteile, rechtskräftige Be- scheide und Vorbescheide, Vergleiche, Schiedssprüche einschließlich der da- zugehörigen Handzeichnungen, Karten, Abrechnungen und sonstigen in Bezug genommenen Schriftstücke Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 155 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 C. Justizverwaltungssachen 52 Generalakten (Abschnitt B der Anwei- sung zum Generalaktenplan) a) von besonderer Bedeutung, z. B. 20 Jahre - über Rechtsnormen (Gesetze, Ver- ordnungen), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen b) über sonstige Angelegenheiten mit 20 Jahre - Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten c) Beiakten über Vorgänge von unter- 5 Jahre - geordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen 53 Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über a) Eingaben, Beschwerden, Warenan- 5 Jahre - gebote und ähnliche Angelegenhei- ten von vorübergehender Bedeutung b) die von der Aufsichtbehörde aufge- 10 Jahre nommenen Prüfungsverhandlungen c) sonstige Verwaltungsangelegenhei- 10 Jahre - ten 54 Personalakten der Beschäftigten und 10 Jahre - vgl. § 1 Absatz 3; Auszubildenden Teilakten über Angele- genheiten von vorüberge- hender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bear- beitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren. 55 Akten über die Prüfung von Auszubilden- 5 Jahre - den einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten 156 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 56 Schriftgut über die Erhebung von statisti- - schen Daten in der Verwaltungsgerichts- barkeit a) Jahrestabellen nach Verwaltungsge- 5 Jahre richten und Land nach dem Kalen- derjahr b) sonstige Tabellen und Durchschrif- 2 Jahre ten der Monatsübersichten Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 157 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 Justizministerium 57 Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) über a) Bundes- und Landesgesetzgebung dauernd - mit Federführung der Justiz b) Gesetzgebung der Verwaltungs- und dauernd - Finanzgerichtsbarkeit c) Ausbildungs- und Prüfungsordnun- dauernd - gen für die Justizfachangestellten, den mittleren Justizdienst, den geho- benen Justizdienst, den Amtsan- waltsdienst, den Gerichtsvollzieherdienst, den Justiz- vollstreckungsdienst, den Justiz- wachtmeisterdienst sowie den allge- meinen Vollzugsdienst, den Werk- dienst, den mittleren Verwaltungs- dienst bei Justizvollzugsanstalten und den gehobenen Vollzugs- und Ver- waltungsdienst d) Errichtung des Gemeinsamen Prü- dauernd - fungsamtes der Länder Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Thüringen für die EU- Eignungsprüfung Errichtung des Gemeinsamen Prü- fungsamtes der Länder Baden- Württemberg, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Meck- lenburg-Vorpommern, Niedersach- sen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen- Anhalt und Schleswig-Holstein für die Amtsanwaltsprüfung Errichtung des Gemeinsamen Prü- fungsamtes der Länder Bremen, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein- Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saar- land, Schleswig-Holstein und Thürin- gen für die Prüfung der Beamtinnen und Beamten der Laufbahn des ge- hobenen Vollzugs- und Verwaltungs- dienstes e) EU-Sachen auf dem Gebiet des dauernd - Zivilrechts mit Federführung der Jus- tiz f) Rechtsnormen (Gesetze, Verordnun- 50 Jahre - gen, Observanzen, Privilegien usw.) g) sonstige Angelegenheiten mit Aus- 20 Jahre - nahme der unter h) bezeichneten 158 Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 h) Beiakten über Vorgänge von unter- 5 Jahre - geordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen 58 Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Ge- neralaktenplan) über a) Eingaben, Beschwerden, Rechtshil- 5 Jahre - fesachen und ähnliche Angelegen- heiten von vorübergehender Bedeu- tung b) Vorgänge über Bewerber, die nicht in 2 Jahre - Personalakten einmünden c) die von den Aufsichtsbehörden vor- 10 Jahre - genommenen Prüfungsverhandlun- gen d) Ordensangelegenheiten 10 Jahre - e) Fortbildungsvorgänge 5 Jahre - f) sonstige Verwaltungsangelegenhei- 10 Jahre - ten 59 Sammelakten über Anerkennung auslän- discher Entscheidungen in Ehesachen a) Akten über Verfahren 2 Jahre - b) Anträge und Entscheidungen 50 Jahre - 60 Personalakten der Beschäftigten 10 Jahre vgl. § 1 Absatz 3; Teilakten über Angele- genheiten von vorüberge- hender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bear- beitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Nordrhein-Westfalen – Nr. 4 vom 11. Februar 2011 159 Lfd. Angelegenheit Aufbewah- Vor der Vernichtung Bemerkungen Num- rungsfrist herauszunehmende mer Schriftstücke 1 2 3 4 5 61 Akten über a) die Prüfung von Rechtsreferendarin- zu a) siehe § 64 JAG nen und Rechtsreferendaren sowie NRW die EU-Eignungsprüfung für die Zu- lassung zur Rechtsanwaltschaft Aufbewahrungsfristen für Beiakten über Vorgänge aa) schriftliche Prüfungsarbeiten 5 Jahre - von untergeordneter Be- deutung bestimmt der/die bb) sonstige Prüfungsunterlagen 50 Jahre - Präsident/in des Landes- justizprüfungsamtes. b) die Prüfung von Beamten einschließ- 10 Jahre - Anlagehefte mit schriftli- lich der Anlagehefte mit schriftlichen chen Prüfungsarbeiten Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden. 62 Schriftgut über die Erhebung von statisti- schen Daten in Zivilsachen, Familiensa- chen, Strafsachen und Bußgeldverfahren, der Fachgerichtsbarkeiten und der Staatsanwaltschaften - a) Jahrestabellen nach dem Kalender- 5 Jahre jahr - b) sonstige Tabellen 2 Jahre – GV. NRW. 2011 S. 87