Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden - Gemeindekassenverordnung (GemKVO) -

- SGV.NRW. - Seite 1 630 Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden - Gemeindekassenverordnung (GemKVO) - vom 14.05.1995 Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden - Gemeindekassenverordnung (GemKVO) - Vom 14. Mai 1995 ( Fn1) Aufgrund des § 130 Abs. 1 und 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NW. S. 666) ( Fn2) wird im Einvernehmen mit dem Finanzministerium und mit Zustimmung des Ausschusses für Kommunalpolitik des Landtags verordnet: Erster Abschnitt Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse §1 Aufgaben der Gemeindekasse (1) Zu den Kassengeschäften, die die Gemeindekasse nach § 91 der Gemeindeordnung zu erledigen hat, gehören 1. die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben, 2. die Verwaltung der Kassenmittel, 3. die Verwahrung von Wertgegenständen, 4. die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweit nicht nach § 91 Abs. 1 Satz 2 der Gemeindeordnung eine andere Stelle der Gemeinde oder nach § 92 Abs. 1 der Gemeindeordnung eine andere Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung damit beauftragt ist. Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlaß von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge), soweit in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist. (2) Der Gemeindekasse können weitere Aufgaben übertragen werden, soweit Vorschriften der Gemeindeordnung und dieser Verordnung nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Absatz 1 nicht beeinträchtigt wird. §2 Fremde Kassengeschäfte (1) Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 1 Abs. 1 für andere (fremde Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und gewährleistet ist, daß die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können. (2) Die Vorschriften dieser Verordnung gelten für die Erledigung fremder Kassengeschäfte entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist. §3 Zahlstellen Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile der Gemeindekasse eingerichtet werden; ihnen können auch Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 übertragen werden. Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen. §4 Handvorschüsse und Einnahmekassen (1) Zur Leistung geringfügiger Barzahlungen, die regelmäßig anfallen, oder als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Bediensteten Handvorschüsse gewährt werden. Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, sind die Handvorschüsse monatlich abzurechnen. Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Handvorschüsse zu treffen. (2) Für die Annahme geringfügiger Barzahlungen können Einnahmekassen (Geldannahmestellen) errichtet werden. Für © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 2 Einnahmekassen gelten die Regelungen für Handvorschüsse sinngemäß. (3) Diejenigen Dienststellen oder einzelne Bedienstete, denen Handvorschüsse gewährt werden, können gleichzeitig als Einnahmekassen tätig werden, wenn es sich um die Annahme geringfügiger Barzahlungen handelt und dadurch die Einrichtung von Zahlstellen vermieden wird. Absatz 1 Satz 3 gilt sinngemäß. §5 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse, Aufsicht (1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, daß 1. sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen kann, 2. für die Sicherheit der Bediensteten gegen Überfälle angemessen gesorgt ist, 3. Buchungsmaschinen und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und 4. die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Wertgegenstände, die Bücher und Belege sicher aufbewahrt werden können. (2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselben Bediensteten wahrgenommen werden. (3) Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und -vollmachten und Schecks sind von zwei Bediensteten zu unterzeichnen. (4) Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. Zahlungsmittel und Wertsendungen, die bei einer anderen Dienststelle der Gemeinde eingehen, sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten. (5) Der Bürgermeister hat die Aufsicht über die Gemeindekasse. Er kann die Aufsicht über die Geschäftsführung der Gemeindekasse einem Beigeordneten oder einem sonstigen Gemeindebeamten oder einem Angestellten übertragen, der nicht Kassenbediensteter sein darf. Ist ein Kämmerer bestellt, so hat er die Aufsicht über die Geschäftsführung der Gemeindekasse. Zweiter Abschnitt Kassenanordnungen §6 Allgemeines (1) Soweit in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist, darf die Gemeindekasse nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung) 1. Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen ( Zahlungsanordnung), 2. Buchungen vornehmen, die das Ergebnis in den Büchern ändern und die sich nicht in Verbindung mit einer Zahlung ergeben (Buchungsanordnung), 3. Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Einlieferungsanordnung und Auslieferungsanordnung). Sie darf Kassenanordnungen, die in der Form nicht den Vorschriften entsprechen oder die sonst zu Bedenken Anlaß geben, erst ausführen, wenn die anordnende Stelle die Anordnung berichtigt hat oder sie aufrechterhält. (2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. Die Namen und Unterschriften der Bediensteten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie der Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse mitzuteilen. Wer nach den §§ 11 und 12 die sachliche und rechnerische Feststellung trifft, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen. (3) Bedienstete der Gemeindekasse dürfen keine Kassenanordnungen erteilen. §7 Zahlungsanordnung (1) Die Zahlungsanordnung muß enthalten © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 3 1. den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag, 2. den Grund der Zahlung, 3. den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten, 4. den Fälligkeitstag, 5. die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr, 6. die Bestätigung, daß die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 11 Abs. 1 oder § 12 Abs. 2 vorliegt, 7. das Datum der Anordnung, 8. die Unterschrift des Anordnungsberechtigten. Die Bestätigung nach Satz 1 Nr. 6 entfällt, wenn die sachliche und rechnerische Feststellung (§ 11 Abs. 1 und § 12 Abs. 2) mit der Zahlungsanordnung verbunden ist. (2) Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die Verpflichtung zur Leistung, der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen. (3) Auszahlungsanordnungen zu Lasten des Haushalts dürfen nur erteilt werden, wenn die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Bei überplanmäßigen oder außerplanmäßigen Ausgaben ist dies in der Auszahlungsanordnung zu bestätigen. §8 Allgemeine Zahlungsanordnung (1) Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach § 7 Abs. 1 Nr. 2, 5, 7 und 8 beschränken. Sie ist zulässig für 1. Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne daß der Zahlungspflichtige oder die Höhe vorher feststehen, 2. regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, für die der Zahlungsgrund und die Empfangsberechtigten, nicht aber die Höhe für die einzelnen Fälligkeitstermine feststehen, 3. geringfügige Ausgaben, für die sofortige Barzahlung üblich ist, 4. Ausgaben für Gebühren, Zinsen und ähnliche Kosten, die bei der Erledigung der Aufgaben der Gemeindekasse anfallen. (2) Der Bürgermeister kann für Einnahmen, die nach Rechtsvorschriften oder allgemeinen Tarifen erhoben werden, eine allgemeine Zahlungsanordnung zulassen, wenn gewährleistet ist, daß die Gemeindekasse rechtzeitig vor den Fälligkeitstagen die Unterlagen über die anzunehmenden oder auszuzahlenden Beträge erhält. §9 Auszahlungsanordnung für den Lastschriftverkehr Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Gemeindekasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der Gemeindekasse nur erteilt werden, wenn 1. zu erwarten ist, daß der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit der Gemeindekasse abrechnet, 2. die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen sind und 3. gewährleistet ist, daß das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn die Gemeindekasse in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht. Von der Voraussetzung nach Satz 2 Nr. 3 kann abgesehen werden, wenn der Empfangsberechtigte eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. § 10 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung (1) Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, daß sie empfangsberechtigt ist, hat sie Einnahmen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. Die Annahmeanordnung ist unverzüglich einzuholen. © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 4 (2) Ohne Annahmeanordnung dürfen angenommen und gebucht werden 1. Kassenmittel, die die Gemeindekasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle erhält, 2. Einnahmen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach Absatz 3 Nr. 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden. (3) Ohne Auszahlungsanordnung dürfen ausgezahlt und gebucht werden 1. die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren Rechnung angenommen wurden, 2. irrtümlich eingezahlte Beträge, die an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden. § 11 Sachliche und rechnerische Feststellung (1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die Richtigkeit ist schriftlich zu bescheinigen (sachliche und rechnerische Feststellung). In den Fällen des § 10 Abs. 2 und 3 entfällt eine sachliche und rechnerische Feststellung. (2) Bedarf es einer Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung im Sinne des § 7, ist die sachliche und rechnerische Feststellung vor Erteilung der Anordnung zu treffen. Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen. Die anordnungsberechtigte Stelle hat der Gemeindekasse eine Bestätigung, daß die Feststellung vorliegt, als Beleg zuzuleiten. (3) Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung. Bediensteten der Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann. § 12 Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren (1) Werden die Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen im automatisierten Verfahren ermittelt, muß sichergestellt sein, daß 1. gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, von der anwendenden Stelle geprüft und freigegeben sein, 2. die Daten vollständig und richtig erfaßt, aufgenommen oder aufbewahrt (gespeichert), verarbeitet und ausgegeben werden, 3. in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann, 4. die gespeicherten Daten nicht verlorengehen und nicht unbefugt verändert werden können, 5. die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar bleiben, 6. die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegenüber der Programmierung abgegrenzt werden sowie gegeneinander, soweit eine Aufgabentrennung stattfindet. Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Verfahrens, insbesondere in Fällen, in denen für die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche eine Aufgabentrennung nicht stattfindet. (2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der Feststellung nach § 11 Abs. 1 zu bescheinigen, daß die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt und erfaßt und mit den gültigen, geprüften und freigegebenen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet wurden und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 11 Abs. 2 gilt entsprechend. Dritter Abschnitt Zahlungsverkehr © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 5 § 13 Allgemeines (1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln. (2) Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Gemeindekasse und nur von den damit beauftragten Bediensteten angenommen oder ausgehändigt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von solchen Personen angenommen oder ausgehändigt werden, die hierzu besonders ermächtigt sind. (3) Die Gemeindekasse darf einem Bediensteten der Gemeinde keine Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, daß die Weitergabe der Zahlungsmittel zum Dienstauftrag des Bediensteten gehört oder er die Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in Empfang nehmen kann. § 14 Schecks und Wechsel (1) Für die Entgegennahme von Schecks und Wechseln gelten die Bestimmungen in der Anlage. (2) Wechsel dürfen nur als Sicherheit entgegengenommen werden. Auszahlungen dürfen nicht durch Wechsel geleistet werden. § 15 Einzahlungsquittung (1) Die Gemeindekasse hat über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen und geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen hat die Gemeindekasse nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist der Zahlungsweg anzugeben. (2) Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist das in der Quittung anzugeben. In diesem Fall hat die Quittung den Vermerk ,,Eingang vorbehalten" zu enthalten. (3) Der Bürgermeister regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung. Die Regelung muß den Anforderungen an einen sicheren Zahlungsverkehr genügen. § 16 Verfahren bei Stundung und zwangsweiser Einziehung (1) Die zuständige Dienststelle soll, wenn die zwangsweise Einziehung eingeleitet ist, eine Stundung nur im Benehmen mit der Gemeindekasse erteilen. Im übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Gemeindekasse darf Stundungen nicht gewähren; § 1 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. Der Bürgermeister kann die Gemeindekasse ausnahmsweise beauftragen, Stundungen zu gewähren, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist. (2) Die Gemeindekasse hat Einnahmen, die nicht rechtzeitig eingegangen sind, unverzüglich zwangsweise einzuziehen oder die zwangsweise Einziehung zu veranlassen. Sie kann von der zwangsweisen Einziehung zunächst absehen, wenn zu erkennen ist, daß 1. die Vollziehung des der Annahmeordnung zugrunde liegenden Bescheids ausgesetzt wird, 2. eine Stundung, Niederschlagung oder ein Erlaß in Betracht kommt. Sie hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der zuständigen Dienststelle herbeizuführen. § 17 Auszahlungen (1) Die Gemeindekasse hat die Ausgaben zu den Fälligkeitstagen zu leisten. Sie soll Forderungen des Empfangsberechtigten gegen Forderungen der Gemeinde aufrechnen, soweit sie dazu berechtigt ist. (2) Ausgaben für Rechnungen einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen. © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 6 § 18 Auszahlungsnachweise (1) Die Gemeindekasse darf nur gegen Quittung bar auszahlen. Der Bürgermeister kann einen anderen Nachweis zulassen, wenn dem Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich ist oder nicht zugemutet werden kann. (2) Bei unbaren Auszahlungen ist auf der Auszahlungsanordnung, falls eine solche nicht vorgeschrieben oder nach § 8 allgemein erteilt ist, auf der sachlichen und rechnerischen Feststellung nach § 11 Abs. 1 und § 12 Abs. 2 oder auf einem besonderen Beleg anzugeben, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist. Vierter Abschnitt Verwaltung der Kassenmittel und der Wertgegenstände § 19 Verwaltung der Kassenmittel (1) Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, daß die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte Kassenmittel sind so anzulegen, daß sie bei Bedarf verfügbar sind. (2) Der Bürgermeister regelt die Errichtung von Konten bei Kreditinstituten und die Bewirtschaftung des Kassenbestandes. Die anordnenden Stellen haben die Gemeindekasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen zu rechnen ist. Soweit der Bürgermeister nichts anderes bestimmt, hat ihn die Gemeindekasse über die Anlegung vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel regelmäßig zu unterrichten. (3) Muß der Kassenbestand vorübergehend aus Rücklagen oder durch Kassenkredite verstärkt werden oder können Rücklagen angelegt oder Kassenkredite zurückgezahlt werden, hat die Gemeindekasse unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen. (4) Bestimmungen nach Absatz 2 Satz 1 und Absatz 3 trifft der Bürgermeister im Benehmen mit dem Kämmerer, soweit ein solcher bestellt ist. § 20 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln (1) Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks und Überweisungsaufträge sind sicher aufzubewahren. Der Bürgermeister bestimmt, welche Sicherheitsvorkehrungen für die Aufbewahrung sowie für die Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffen sind. (2) Die Gemeindekasse darf Zahlungsmittel, die nicht zum Kassenbestand gehören, und Gegenstände, die ihr nicht zur Verwahrung zugewiesen sind, nicht im Kassenbehälter aufbewahren. § 21 Verwahrung von Wertgegenständen (1) Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur Verwahrung übergeben werden. Im übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, von der Gemeindekasse zu verwahren. Das gleiche gilt für Gebührenmarken, andere Wertzeichen mit Ausnahme von Postwertzeichen und für geldwerte Drucksachen, die nach § 15 Abs. 1 Satz 1 ohne Quittung abgegeben werden. Der Bürgermeister kann eine andere Dienststelle mit der Verwahrung beauftragen. (2) Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Wertgegenstände ist Buch zu führen. Die Annahme und Auslieferung sind zu quittieren. § 13 Abs. 2 und 3 und § 20 Abs. 1 gelten entsprechend. (3) Verwahrt die Gemeindekasse Wertpapiere, hat sie die Auslosung und Kündigung sowie die Zinstermine zu überwachen und die sonstigen Aufgaben des Verwahrers nach dem Depotgesetz wahrzunehmen. § 22 Verwahrung von anderen Gegenständen Andere Gegenstände, die der Gemeinde gehören oder von ihr zu verwahren sind, können in geeigneten Fällen der Gemeindekasse zur Verwahrung zugewiesen werden. § 13 Abs. 2 und 3, § 20 Abs. 1 und § 21 Abs. 2 Satz 1 und 2 gelten entsprechend. Fünfter Abschnitt Buchführung © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 7 Erster Unterabschnitt Allgemeines § 23 Grundsätze für die Buchführung (1) Die Buchführung muß ordnungsgemäß, sicher und wirtschaftlich sein. (2) Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein; sie sind zeitnah vorzunehmen. § 24 Form und Sicherung der Bücher (1) Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern ( Speicherbuchführung) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Der Bürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden. (2) Bei der Speicherbuchführung muß sichergestellt sein, daß 1. gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, von der anwendenden Stelle geprüft und freigegeben sein, 2. die Daten vollständig und richtig erfaßt, aufgenommen oder aufbewahrt (gespeichert), verarbeitet und ausgegeben werden, 3. in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann, 4. die gespeicherten Daten nicht verlorengehen oder nicht unbefugt verändert werden können, 5. die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 36 Abs. 3 bleibt unberührt, 6. die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar bleiben, 7. Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden, 8. die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegenüber der Programmierung abgegrenzt werden sowie gegeneinander, soweit eine Aufgabentrennung stattfindet. (3) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten geändert werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, daß die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Werden die visuell lesbaren Buchungen in einem automatisierten Verfahren vorgenommen, gilt Absatz 2 Nr. 1 bis 3, 6 und 8 entsprechend. (4) Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens, insbesondere in Fällen, in denen für die in Absatz 2 Nr. 2 genannten Tätigkeitsbereiche eine Aufgabentrennung nicht stattfindet. Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen. Zweiter Unterabschnitt Bücher für Einnahmen und Ausgaben § 25 Zeitliche und sachliche Buchung Die Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher Reihenfolge im Zeitbuch und in sachlicher Ordnung im Sachbuch zu buchen. § 26 Zeitbuch (1) Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander einzeln oder nach den Absätzen 2 und 3 in Summen zusammengefaßt im Zeitbuch zu buchen. Die Buchung umfaßt mindestens © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 8 1. die laufende Nummer, 2. den Buchungstag, 3. einen Hinweis, der die Verbindung mit der sachlichen Buchung herstellt, und 4. den Betrag. Gebuchte Beträge dürfen nach dem Tagesabschluß nicht mehr geändert werden. Bei Speicherbuchführung ist das Zeitbuch für jeden Buchungstag auszudrucken oder auf Bildträger oder besonders gesicherte Datenträger zu übernehmen. (2) Zum Zeitbuch können Vorbücher geführt werden, aus denen die Ergebnisse in das Zeitbuch übernommen werden. Für die Vorbücher gilt Absatz 1 Satz 2 bis 4 entsprechend. (3) Im Zeitbuch können mehrere Beträge aufgrund von Zusammenstellungen von Belegen zusammengefaßt gebucht werden. Die Zusammenstellungen sind als Belege zur Zeitbuchung aufzubewahren. § 27 Buchungstag (1) Einzahlungen sind zeitlich zu buchen 1. bei unbaren Zahlungen am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder ein übersandter Scheck bei ihr eingeht, 2. bei Barzahlungen am Tag des Eingangs der Zahlungsmittel, 3. bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Aufrechnungserklärung der Gemeindekasse bekannt wird, 4. bei den von Gelderhebern erhobenen Einzahlungen am Tag, an dem der Gelderheber mit der Gemeindekasse abrechnet. (2) Auszahlungen sind zeitlich zu buchen 1. bei unbaren Zahlungen am Tag der Hingabe des Auftrags an das Kreditinstitut oder der Übersendung eines Schecks oder bei Abbuchungen im Lastschriftverkehr am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Abbuchung Kenntnis erhält, 2. bei Barzahlungen am Tag der Übergabe oder Übersendung von Bargeld oder der Übergabe von Schecks, 3. bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Einnahmebuchung vorgenommen wird. (3) Bei Verrechnungen zwischen verschiedenen Buchungsstellen sind Einnahmen und Ausgaben am gleichen Tag zu buchen. (4) Wird im automatisierten Verfahren gebucht, können die Buchungen auch nach den in Absatz 1 bis 3 genannten Tagen vorgenommen werden. Sie sind unverzüglich und stets unter dem Datum vorzunehmen, das sich aus Absatz 1 bis 3 ergibt. § 28 Sachbuch (1) Das Sachbuch ist so einzurichten, daß aus ihm der kassenmäßige Abschluß und die Haushaltsrechnung entwickelt werden können. Es ist zu gliedern in 1. das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt, 2. das Sachbuch für Vorschüsse (Vorschußbuch) und das Sachbuch für Verwahrgelder und andere haushaltsfremde Vorgänge (Verwahrbuch); das Vorschußbuch und das Verwahrbuch können zusammengefaßt werden. (2) Im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt sind die Einnahmen und die Ausgaben nach der Ordnung des Haushaltsplans zu buchen. Die Ordnung für die Buchung in den anderen Sachbuchteilen bestimmt der Bürgermeister, soweit das Innenministerium keine verbindlichen Muster bekanntgibt. (3) Die sachliche Buchung umfaßt mindestens © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 9 1. die zur Sollstellung angeordneten Beträge, 2. die Einzahlungen und Auszahlungen, 3. den Buchungstag der Einzahlung oder Auszahlung, 4. Hinweise, die die Verbindung mit der zeitlichen Buchung und dem Beleg herstellen. (4) Zum Sachbuch können Vorbücher geführt werden, deren Ergebnisse mindestens vierteljährlich in das Sachbuch zu übernehmen sind. Für den Inhalt der Vorbücher gilt Absatz 3 entsprechend. § 29 Buchungen im Sachbuch Die Einnahmen und Ausgaben sind aufgrund der Kassenanordnung oder der sachlichen und rechnerischen Feststellung nach § 11 Abs. 1 oder § 12 Abs. 2 zum Soll zu stellen. Bei Auszahlungen kann die Sollstellung bis zur Zeitbuchung aufgeschoben werden. Die Ist-Buchung im Sachbuch soll mit der Zeitbuchung vorgenommen werden. § 30 Weitere Bücher (1) Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten der Gemeindekasse ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen. Hiervon kann abgesehen werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere Weise der Bestand und die Veränderungen der Konten überwacht werden können. (2) Zum Nachweis der Tagesabschlüsse ist ein Tagesabschlußbuch zu führen. (3) Die in Absatz 1 und 2 genannten Bücher können für mehrere Jahre geführt werden. Bei Speicherbuchführung sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken oder auf Bildträger oder besonders gesicherte Datenträger zu übernehmen. Der Tagesabschluß ist auszudrucken. (4) Der Bürgermeister bestimmt, welche weiteren Bücher geführt werden. § 31 Absetzung von Einnahmen und Ausgaben (1) Die Rückzahlung zuviel eingegangener Beträge ist bei den Einnahmen abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen wird, in dem der Betrag eingegangen ist. In den anderen Fällen sind Rückzahlungen als Ausgaben zu behandeln. (2) Die Rückzahlung zuviel ausgezahlter Beträge ist bei den Ausgaben abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen wird, in dem der Betrag ausgezahlt worden ist oder wenn noch ein entsprechender Haushaltsausgaberest besteht. In den anderen Fällen sind die Rückzahlungen als Einnahmen zu behandeln. (3) § 14 Abs. 2 der Gemeindehaushaltsverordnung bleibt unberührt. Dritter Unterabschnitt Tagesabschluß, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluß § 32 Tagesabschluß (1) Die Gemeindekasse hat 1. an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, am Schluß der Kassenstunden den Kassenistbestand, 2. für jeden Buchungstag (§ 27) unmittelbar nach Abschluß der Zeitbuchung den Kassensollbestandzu ermitteln und jeweils sofort in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Eintragungen sind von den an den Ermittlungen beteiligten Bediensteten und vom Kassenverwalter zu unterschreiben. (2) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassenistbestandes und des Kassensollbestandes ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag nicht sofort ersetzt, ist er zunächst als Vorschuß zu buchen. Ein Kassenfehlbetrag ist bei der Aufstellung der Jahresrechnung, wenn er länger als 6 Monate unaufgeklärt geblieben ist und Bedienstete nicht haften, im Verwaltungshaushalt als Ausgabe zu buchen. Ein Kassenüberschuß ist zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist er, wenn er länger als 6 Monate unaufgeklärt geblieben ist, im Verwaltungshaushalt zu vereinnahmen. © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 10 (3) Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürgermeister zulassen, daß wöchentlich nur ein Abschluß vorgenommen wird. § 33 Zwischenabschlüsse der Zeit- und Sachbücher In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist durch einen Zwischenabschluß des Zeitbuches und des Sachbuches festzustellen, ob die zeitliche und sachliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen übereinstimmt. Der Bürgermeister kann anordnen, daß von Zwischenabschlüssen abgesehen wird, wenn die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden. § 34 Jahresabschluß (1) Das Zeitbuch und das Sachbuch sind zum Ende des Haushaltsjahres abzuschließen. Nach dem Abschlußtag dürfen nur noch Abschlußbuchungen (§ 46 Nr. 1) vorgenommen werden. (2) Der buchmäßige Kassenbestand, die Kassenreste und die Haushaltsreste sowie Fehlbeträge sind nach der für die Zeit- und Sachbuchung vorgeschriebenen Ordnung in die Bücher des folgenden Haushaltsjahres zu übernehmen. § 35 Belege (1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. In den Fällen der §§ 8 und 9 tritt an die Stelle der Kassenanordnung die Bestätigung, daß die sachliche und rechnerische Feststellung vorliegt (§ 11 Abs. 2 Satz 2 und 3). Soweit Anordnungs- und Feststellungsverfahren nach § 12 automatisiert sind, können die begründenden Unterlagen entweder in visuell nicht lesbarer Form gespeichert oder unmittelbar auf Bildträger übernommen werden. (2) Die Kassenanordnungen und die Auszahlungsnachweise sind nach der sachlichen Buchung zu ordnen. § 36 Aufbewahrung der Bücher und Belege (1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen. (2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei Speicherbuchführung in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege fünf Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlußfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren. (3) Der Bürgermeister kann nach Anhörung des örtlichen Rechnungsprüfungsamtes zulassen, daß Bücher auf besonders gesicherte Datenträger oder Bildträger und Belege auf Bildträger übernommen werden, wenn sichergestellt ist, daß der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt und jederzeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar gemacht werden kann. Die Daten- oder Bildträger sind nach den Absätzen 1 und 2 an Stelle der Originale aufzubewahren. Sechster Abschnitt Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung § 37 Zahlungsverkehr (1) Läßt die Gemeinde nach § 92 der Gemeindeordnung den Zahlungsverkehr ganz oder zum Teil durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß 1. Zahlungsanordnungen vor Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden, wenn nicht die Beträge vorher zum Soll gestellt wurden, 2. die Zahlungsanordnungen an die erledigende Stelle nicht unbefugt geändert werden können, 3. die erledigende Stelle 3.1 mindestens monatlich mit der Gemeindekasse abrechnet, wenn nicht eine unmittelbare Abrechnung mit einer anderen Stelle angeordnet ist, © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 11 3.2 die Auszahlungsnachweise für die einzelnen Auszahlungen der Gemeinde als Belege überläßt oder ihr schriftlich bestätigt, daß die Zahlungen auftragsgemäß geleistet worden sind; im letzteren Fall müssen die Auszahlungsnachweise von der erledigenden Stelle nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften aufbewahrt und für Prüfungen bereitgestellt werden, 3.3 Angelegenheiten, die ihr durch die Erledigung der Kassengeschäfte zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt verwertet oder weitergibt, 3.4 im Falle eines Verschuldens für Schäden der Gemeinde oder Dritter eintritt und 3.5 den für die Prüfungen bei der Gemeinde zuständigen Prüfungsstellen Gelegenheit gibt, die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Ort und Stelle zu prüfen. (2) Die erledigende Stelle muß ihre Nachweise über die Ein- und Auszahlungen wie Vorbücher zum Zeitbuch der Gemeinde führen. Die Gemeindekasse hat die von der erledigenden Stelle angenommenen Einnahmen oder geleisteten Ausgaben zusammengefaßt in ihre Zeitbücher zu übernehmen und am Tag zu buchen, an dem die erledigende Stelle mit der Gemeindekasse abrechnet. § 38 Buchführung Läßt die Gemeinde nach § 92 der Gemeindeordnung die Buchung der Einnahmen und Ausgaben ganz oder zum Teil von Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß 1. die Belege vor der Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden, 2. die Gemeinde sich durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Buchungen vergewissert, 3. der Gemeinde rechtzeitig die Tagesabschlüsse (§ 32), Zwischenabschlüsse (§ 33) und der Jahresabschluß (§ 34) übermittelt werden. Im übrigen gilt § 37 Abs. 1 Nr. 2 und 3.3 bis 3.5 entsprechend. Siebter Abschnitt Örtliche Prüfung der Gemeindekasse § 39 Zahl der Prüfungen (1) Bei der Gemeindekasse und bei jeder ihrer Zahlstellen sind in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung und eine unvermutete Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen. Statt der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme kann eine zweite unvermutete Kassenprüfung vorgenommen werden. Überwacht das Rechnungsprüfungsamt dauernd die Kasse oder wurde eine unvermutete überörtliche Kassenprüfung vorgenommen, kann von der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme abgesehen werden. (2) Beim Ausscheiden des Kassenverwalters ist eine Kassenprüfung vorzunehmen. (3) Handvorschüsse sind mindestens jährlich einmal unvermutet zu prüfen. § 40 Inhalt der Prüfungen (1) Durch die Kassenbestandsaufnahme ist zu ermitteln, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt. (2) Durch die Kassenprüfung ist außer dem Tatbestand nach Absatz 1 vor allem stichprobenweise festzustellen, ob 1. der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet und Verwahrgelder und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind, 2. die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere die Eintragungen im Sachbuch denen im Zeitbuch entsprechen, 3. die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen, 4. der tägliche Bestand an Bargeld und auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten den notwendigen Umfang nicht überschreitet, © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 12 5. die verwahrten Wertgegenstände und die anderen Gegenstände vorhanden sind, 6. im übrigen die Kassengeschäfte ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigt werden. (3) Bei fremden Kassengeschäften kann von der Prüfung nach Absatz 2 Nr. 1 und 2 abgesehen werden, wenn die fremden Kassengeschäfte durch eine andere Stelle geprüft werden. (4) Die Kassenprüfung umfaßt den Zeitraum seit der letzten Kassenprüfung; die Bücher und Belege einer abgeschlossenen Jahresrechnung können jedoch von der Prüfung ausgenommen werden. § 41 Prüfungsbericht (1) Über jede Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu fertigen; er ist dem Bürgermeister vorzulegen. Der Prüfungsbericht muß die Art und den Umfang der Prüfung angeben sowie die wesentlichen Feststellungen der Prüfung und etwaige Erklärungen von Kassenbediensteten hierzu enthalten. (2) Dem Prüfungsbericht über eine Kassenprüfung oder Kassenbestandsaufnahme ist der Kassenbestandsnachweis beizufügen, der vom Kassenverwalter und von den mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Bediensteten zu unterschreiben ist. (3) Unwesentliche Beanstandungen sind nach Möglichkeit im Verlauf der Prüfungen auszuräumen; von ihrer Aufnahme in den Prüfungsbericht soll abgesehen werden. Ergibt die Prüfung wesentliche Beanstandungen, hat der Bürgermeister die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen. Achter Abschnitt Sonderkassen § 42 Allgemeines Die Vorschriften dieser Verordnung gelten für Sonderkassen entsprechend, soweit in den folgenden Vorschriften oder in anderen gesetzlichen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. § 43 Sonderregelung bei kaufmännischer Buchführung Bei Anwendung der kaufmännischen Buchführung oder einer entsprechenden Verwaltungsbuchführung gelten die §§ 28 bis 31, 33 und 34 nicht. Der unbare Zahlungsverkehr und die Buchführung können einer anderen Stelle des für das Rechnungswesen zuständigen Geschäftsbereichs übertragen werden. Einnahmen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden; soweit Zahlungsanordnungen erforderlich sind, müssen Buchungsstelle und Haushaltsjahr (Wirtschaftsjahr) nicht angegeben werden. § 44 Sonderregelung für wirtschaftliche Unternehmen und öffentliche Einrichtungen (1) Der Bürgermeister kann wirtschaftlichen Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit gestatten, in Fällen, in denen es verkehrsüblich ist, Wechsel zahlungshalber entgegenzunehmen und diskontieren zu lassen oder zur Erfüllung von Forderungen Dritter Wechsel auszustellen oder zu akzeptieren. Wechselverbindlichkeiten sind auf den Höchstbetrag der Kassenkredite für das Unternehmen anzurechnen. (2) Für öffentliche Einrichtungen, die auf Grund einer Rechtsverordnung nach § 107 Abs. 2 der Gemeindeordnung nach den für Eigenbetriebe geltenden Vorschriften zu führen sind, gilt Absatz 1 entsprechend. Neunter Abschnitt Begriffsbestimmungen, Übergangs- und Schlußvorschriften § 45 Schriftform Allgemeine Regelungen nach dieser Verordnung bedürfen der Schriftform. © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 13 § 46 Begriffsbestimmungen Bei der Anwendung dieser Verordnung sind die nachfolgenden Begriffe zugrunde zu legen: 1. Abschlußbuchungen die für den kassenmäßigen Abschluß und die Haushaltsrechnung des abgelaufenen Haushaltsjahres noch erforderlichen Buchungen einschließlich der Übertragungen in das folgende Haushaltsjahr, ausgenommen die Buchungen von Einzahlungen und Auszahlungen von Dritten oder an Dritte einschließlich der Sondervermögen mit Sonderrechnung; 2. Auszahlungen die aus der Gemeindekasse oder Sonderkasse hinausgehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen; 3. Bargeld Bundesmünzen, Bundesbanknoten und fremde Geldsorten; 4. Einzahlungen die bei der Gemeindekasse oder Sonderkasse eingehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen; 5. Kassenmittel die Zahlungsmittel im Sinne der Nummer 6 und die Bestände auf Konten der Gemeindekasse oder Sonderkasse mit Ausnahme der Geldanlagen (§ 45 Nr. 9 der Gemeindehaushaltsverordnung); 6. Zahlungsmittel Bargeld, Schecks, in den Fällen des § 44 ausnahmsweise auch Wechsel; 7. Zahlungsverkehr 7.1. Unbare Zahlungen die Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse oder Sonderkasse bei einem Kreditinstitut, Überweisungen oder Auszahlungen von einem solchen Konto und die Übersendung von Schecks sowie von Wechseln in den Fällen des § 44; 7.2. Barzahlungen die Übergabe oder Übersendung von Bargeld; als Barzahlung gilt auch die Übergabe von Schecks sowie von Wechseln in den Fällen des § 44; 7.3. Verrechnungen Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben bewirkt werden, ohne daß die Höhe des Kassensollbestandes verändert wird (Aufrechnung, Verrechnung zwischen verschiedenen Buchungsstellen). § 47 Übergangsvorschrift Soweit in dieser Verordnung Aufgaben dem hauptamtlichen Bürgermeister zugewiesen sind, tritt bis zum Amtsantritt eines hauptamtlichen Bürgermeisters nach dem Gesetz zur Änderung der Kommunalverfassung vom 17. Mai 1994 (GV. NW. S. 270) an die Stelle des hauptamtlichen Bürgermeisters der Gemeindedirektor. § 48 ( Fn3) Geltung (1) Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft ( Fn4) . Sie ist erstmals auf die Kassenführung für das Haushaltsjahr 1996 anzuwenden. Der Innenminister des Landes Nordrhein-Westfalen © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten - - SGV.NRW. - Seite 14 Anlage (§ 14 Abs. 1 und § 44 der Gemeindekassenverordnung) Bestimmungen über die Entgegennahme von Schecks und Wechseln §1 Entgegennahme von Schecks (1) Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. (2) Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchführung hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung der Schecks überwacht wird. (3) Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf einem Konto der Gemeindekasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. (4) Bevor der Scheck eingelöst ist, dürfen Leistungen darauf nur erbracht werden, wenn der Scheck unter Vorlage einer Scheckkarte übergeben wurde und er den darin angegebenen Bedingungen des Kreditinstituts entspricht oder der Aussteller und das bezogene Kreditinstitut als vertrauenswürdig bekannt sind. (5) Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. Der Bürgermeister kann Ausnahmen zulassen. §2 Entgegennahme von Wechseln (1) Als Sicherheitsleistung entgegengenommene Wechsel sind von der Gemeindekasse in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen und zu verwahren oder einem Kreditinstitut zur Verwahrung zu übergeben. Die Gemeindekasse hat rechtzeitig vor der Fälligkeit des Wechsels die weiteren Anweisungen des Bürgermeisters einzuholen. (2) Wird in den Fällen des § 44 ein Wechsel ausnahmsweise zahlungshalber entgegengenommen, ist er 1. unverzüglich in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen, 2. einem Kreditinstitut, bei dem die Gemeinde ein Konto unterhält, zum Einzug zuzuleiten. Das wirtschaftliche Unternehmen oder die öffentliche Einrichtung kann den Wechsel mit Zustimmung des Bürgermeisters diskontieren lassen. Hat nicht der Wechselschuldner die dafür entstehenden Kosten zu tragen, sind sie wie die Zinsen für einen Kassenkredit zu behandeln. (3) Von der Führung eines Wechselüberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn die Überwachung der Wechsel in anderer Weise gewährleistet ist. Fn1 GV. NW. 1995 S. 523. Fn2 SGV. NW. 2023. Fn3 § 48 Abs. 2 gegenstandslos; Aufhebungsvorschriften. Fn4 GV. NW. ausgegeben am 22. Juni 1995. © Innenministerium Nordrhein-Westfalen - alle Rechte vorbehalten -