Aufgrund des § 21 Abs. 2 Nr. 2 des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG) vom 26. November 2012 (GVBl. S. 458), geändert durch Gesetz vom 5. Oktober 2017 (GVBl. S. 294), verordnet die Ministerin für Wissenschaft und Kunst:

§ 1
Geltungsbereich

(1) Diese Nutzungsordnung regelt die Nutzung des im Hessischen Landesarchiv aufbewahrten Archivguts. Sie gilt auch für die Nutzung von Archivgut, das dem Landesarchiv von Dritten zur allgemeinen Nutzung übergeben wurde. Sie gilt entsprechend für Archivgut, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Nutzung übersandt wird, soweit die versendende Stelle nichts anderes verfügt hat.

(2) Weitergehende Rechtsvorschriften und besondere Vereinbarungen zugunsten von Eigentümern privaten Archivguts bleiben unberührt.

§ 10
Ausschließlichkeitsrecht

Gewährt das Hessische Landesarchiv einer Vertragspartnerin oder einem Vertragspartner ausschließliche Rechte nach § 3a Abs. 3 IWG für die Weiterverwendung von Informationen, dürfen diese von Dritten innerhalb der Ausschließlichkeitsfrist nicht oder nur in der zwischen dem Hessischen Landesarchiv und der Vertragspartnerin oder dem Vertragspartner vereinbarten Weise weiterverwendet werden.

§ 11
Nutzung durch abgebende Stellen

Für die Nutzung von Archivgut durch diejenigen Stellen, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, finden die Vorschriften der §§ 2 bis 6, des § 8 Abs. 2 und des § 9 dieser Nutzungsordnung keine Anwendung, sofern es sich nicht um Unterlagen handelt, die bei ihnen aufgrund besonderer Vorschriften hätten gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen. Art und Weise der Nutzung werden im Einzelfall vereinbart.

§ 12
Aufhebung des bisherigen Rechts

Die Nutzungsordnung für die Hessischen Staatsarchive vom 13. Dezember 2013 (StAnz. 2014 S. 49) wird aufgehoben.

§ 13
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

§ 2
Nutzung

(1) Die Nutzung von Archivgut erfolgt je nach seiner Überlieferungsform als analoge oder digitale Repräsentation über das Archivinformationssystem und dessen Funktionalitäten eines Virtuellen Lesesaals gemäß § 7 oder in den Lesesälen der Hessischen Staatsarchive (Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden, Hessisches Staatsarchiv Darmstadt und Hessisches Staatsarchiv Marburg). Für die Weiterverwendung der Informationen gelten im Übrigen die Bestimmungen des Informationsweiterverwendungsgesetzes (IWG) vom 13. Dezember 2006 (BGBl. I S. 2913), geändert durch Art. 1 des Gesetzes vom 8. Juli 2015 (BGBl. I S. 1162).

(2) Archivgut, das nicht digital vorliegt (analoges Archivgut), wird grundsätzlich nur durch persönliche Einsichtnahme in dem Staatsarchiv genutzt, in dem das Archivgut aufbewahrt wird.

(3) Das Landesarchiv kann die Nutzung auch durch Vorlage und Überlassung von Reproduktionen von Archivgut oder durch Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken ermöglichen.

(4) Ein Anspruch auf Vorlage von Archivgut in ursprünglicher Überlieferungsform besteht grundsätzlich nicht.

§ 3
Registrierung und Pflichtangaben

(1) Für die Registrierung im Archivinformationssystem ist die Angabe folgender Daten erforderlich: Vorname, Nachname und Geburtsdatum der Anwenderin oder des Anwenders sowie die E-Mail-Adresse. Die Hinweise zum Datenschutz sind dabei zur Kenntnis zu nehmen.

(2) Voraussetzung für die Bereitstellung von Archivgut eines Staatsarchivs ist darüber hinaus die Angabe der Adresse der Nutzerin oder des Nutzers sowie die Anerkennung der Nutzungsordnung und die erneute Kenntnisnahme der Hinweise zum Datenschutz.

(3) Die Einsichtnahme online veröffentlichten Archivguts ist ohne vorherige Registrierung möglich.

(4) Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

§ 4
Nutzungseinschränkung

(1) Die Nutzung kann durch das aufbewahrende Staatsarchiv mit Bedingungen und Auflagen versehen werden. Dies gilt insbesondere, wenn gesetzliche Schutzfristen nach § 5 Abs. 2 verkürzt werden oder wenn eine Vereinbarung mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer privaten Archivguts vorliegt.

(2) Bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen Erkenntnisse sind die Rechte und schutzwürdigen Belange Betroffener und Dritter zu wahren. Im Falle der Verletzung dieser Rechte und Belange haftet die Nutzerin oder der Nutzer.

(3) In begründeten Ausnahmefällen kann die Nutzung durch die Erteilung von Auskünften erfolgen.

(4) Das Staatsarchiv kann die Nutzung versagen, widerrufen oder nachträglich mit Auflagen versehen, wenn die Nutzerin oder der Nutzer

1.

wiederholt oder schwerwiegend gegen archivrechtliche Bestimmungen verstoßen hat;

2.

erteilte Auflagen nicht eingehalten hat.

§ 5
Verkürzung von Schutzfristen und Aufhebung der
Nutzungseinschränkungen

(1) Die Nutzung des mit Auflagen versehenen oder eingeschränkt zugänglichen Archivguts kann durch besondere Regelungen ermöglicht werden.

(2) Das jeweilige Staatsarchiv teilt der Nutzerin oder dem Nutzer das Bestehen von Schutzfristen gemäß § 13 HArchivG unverzüglich mit. Eine Verkürzung dieser Schutzfristen ist von der Nutzerin oder dem Nutzer bei dem aufbewahrenden Staatsarchiv unter Erläuterung der im Gesetz genannten Gründe mit genauen Angaben zum Forschungsvorhaben zu beantragen.

(3) Die Nutzung des mit besonderen Auflagen versehenen nicht staatlichen Archivguts wird im Rahmen der jeweiligen vertraglichen Regelungen mit den Depositaren ermöglicht.

§ 6
Nutzung im Lesesaal

(1) Bei der Nutzung von Archivgut im Lesesaal des aufbewahrenden Staatsarchivs ist den Anweisungen der Aufsicht zu folgen.

(2) Die Öffnungszeiten sowie sonstige Regelungen, die dem Schutz des Archivguts und einem geordneten Ablauf der Nutzung dienen, werden auf der Homepage des Hessischen Landesarchivs veröffentlicht.

(3) Das Staatsarchiv berät die Nutzerin oder den Nutzer bei der Recherche nach Archivgut im Rahmen seiner personellen und organisatorischen Möglichkeiten.

(4) Archivgut ist unikales Kulturgut. Die Nutzerin oder der Nutzer ist im Umgang damit zu äußerster Sorgfalt verpflichtet und haftet für jede Fahrlässigkeit. Insbesondere ist es nicht gestattet, Archivalien sowie die Reihenfolge und Ordnung ihrer Dokumente und Informationen zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen sowie Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.

(5) Wird das Archivgut durch Verwendung technischer Geräte gefährdet oder werden andere Nutzerinnen oder Nutzer dadurch gestört, kann der Einsatz dieser Geräte versagt werden.

(6) Die Nutzungsräume können von Menschen mit Behinderungen barrierefrei erreicht werden. Andernfalls stellt das jeweilige Staatsarchiv die Möglichkeit der Nutzung mit organisatorischen Maßnahmen sicher.

§ 7
Virtueller Lesesaal

Der Virtuelle Lesesaal ist die Bündelung jener Funktionen des Archivinformationssystems, die eine internetbasierte Nutzung des Archivguts ermöglichen, ohne dass die Nutzerin oder der Nutzer im Archivgebäude anwesend sein muss. Im Virtuellen Lesesaal kann das Hessische Landesarchiv Nutzerinnen oder Nutzern digitales Archivgut auch gezielt und individuell bereitstellen. Das Hessische Landesarchiv kann zusätzliche Maßnahmen einführen, die zur sicheren Identifizierung und Authentisierung der Nutzerinnen und Nutzer im Rahmen der virtuellen Nutzung erforderlich sind.

§ 8
Versendung und Ausleihe

(1) Die Versendung von Archivgut zur amtlichen Nutzung erfolgt im Rahmen der Amtshilfe. Die ausleihende Behörde ist zu einem sachgemäßen Umgang, zur sicheren Aufbewahrung sowie zur fristgerechten Rückgabe des Archivguts verpflichtet.

(2) Archivgut kann zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden, wenn gewährleistet ist, dass es wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Nutzung geschützt wird. Hierüber ist ein Leihvertrag abzuschließen.

§ 9
Reproduktionen

(1) Reproduktionen von Archivgut dürfen nur hergestellt werden, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann. Über die jeweils geeigneten Reproduktionsverfahren entscheidet das aufbewahrende Staatsarchiv.

(2) Nutzerinnen und Nutzer können in den Lesesälen der Staatsarchive selbst unter Aufsicht Fotografien von Archivgut anfertigen. Ausgenommen sind:

1.

Archivgut, das archivrechtlichen Schutzfristen unterliegt oder durch dessen Nutzung die Rechte noch lebender Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden;

2.

Dokumente, die nicht Eigentum des Landes Hessen sind (z. B. Deposita), sofern der Eigentümer keine Fotografiererlaubnis erteilt hat;

3.

Werke, die Einschränkungen nach dem Urheberrechtsgesetz oder dem Kunsturhebergesetz unterliegen (z. B. Fotografien, Postkarten, Werke der bildenden Kunst);

4.

Archivgut, bei dem durch die Anfertigung von Reprografien ein besonderes Schadensrisiko besteht. Das gilt insbesondere für Archivgut aus Pergament oder Transparentpapier.

(3) Um zu verhindern, dass andere Nutzerinnen und Nutzer durch das Fotografieren gestört werden, darf nur geräuschlos und ohne Verwendung weiterer Hilfsmittel fotografiert werden. Um den Erhaltungszustand nicht zu beeinträchtigen, darf weder mit Blitzlicht fotografiert noch bei gebundenem Archivgut der Falz zusätzlich beschwert werden.

(4) Die Anfertigung der Reproduktionen von Archivgut kann von der Nutzerin oder dem Nutzer nach Hinterlegung ihrer oder seiner Daten gemäß § 3 der Nutzungsordnung auch beim aufbewahrenden Staatsarchiv in Auftrag gegeben werden.

(5) Die Weiterverwendung von Reproduktionen ist nur unter Angabe der Quelle zulässig. Die Quellenangabe besteht mindestens aus der Angabe zum aufbewahrenden Staatsarchiv sowie der Signatur. Veränderungen, Bearbeitungen und sonstige Abwandlungen bereitgestellter Daten sind mit einem Veränderungshinweis in der Quellenangabe zu versehen.

(6) Von Archivgut, das schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter berührt oder noch der Schutzfrist unterliegt, kann das Hessische Landesarchiv ausnahmsweise die Herstellung von Reproduktionen gestatten. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, wenn diesen ebenfalls ein Schutzfristverkürzungsantrag genehmigt wurde und sie die Nutzungsordnung anerkannt haben. Das Hessische Landesarchiv kann die Auflage machen, dass die Reproduktionen nach Abschluss des Nutzungsvorhabens zu vernichten oder ihm zurückzugeben sind.