Gesetz zur Änderung des Bremischen Archivgesetzes

133 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen 2019 Verkündet am 4. April 2019 Nr. 30 Gesetz zur Änderung des Bremischen Archivgesetzes Vom 2. April 2019 Der Senat verkündet das nachstehende, von der Bürgerschaft (Landtag) beschlossene Gesetz: Artikel 1 Das Bremische Archivgesetz vom 7. Mai 1991 (Brem.GBl. S. 159 — 224-c-1), das zuletzt durch Gesetz vom 21. Mai 2013 (Brem.GBl. S. 166) geändert worden ist, wird wie folgt geändert: 1. § 1 Absatz 3 wird wie folgt gefasst: „(3) Das Staatsarchiv berät die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen im Rahmen seiner Zuständigkeit bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen sowie bei der Führung elektronischer Akten gemäß §§ 6 und 7 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwal- tung in Bremen.“ 2. § 3 wird wie folgt gefasst: „§ 3 Anbietung und Ablieferung von Unterlagen (1) Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes und der Stadt- gemeinde Bremen (anbietungspflichtige Stellen) haben alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Staatsarchiv zur Über- nahme anzubieten und die als archivwürdig bewerteten Unterlagen abzuliefern. Die Anbietung der Unterlagen erfolgt in der Regel nach Ablauf der Aufbewah- rungsfristen. Alle Unterlagen sind dem Staatsarchiv spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten, soweit keine anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen. In besonderen Fällen können als archivwürdig bewertete Unterlagen auch vorzeitig als Archivgut übernommen werden. (2) Als anbietungspflichtige Stellen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen gelten auch Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 134 1. Stiftungen des Privatrechts, wenn das Land oder die Stadtgemeinde Bremen oder ein Rechtsvorgänger die Stiftung errichtet oder überwiegend das Stiftungsvermögen bereitgestellt hat, und 2. andere juristische Personen des Privatrechts, die nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen und bei denen dem Land oder der Stadtgemeinde Bremen mehr als die Hälfte der Anteile oder der Stimmen zusteht. Der Pflicht zur Anbietung und Ablieferung unterliegen auch alle Unterlagen von ehemals öffentlichen oder diesen gleichgestellten Stellen, sofern die Unterlagen bis zum Zeitpunkt des Übergangs in eine Rechtsform des Privatrechts ent- standen sind. (3) Zur Übernahme anzubieten und abzuliefern sind auch Unterlagen, die 1. personenbezogene Daten im Sinne des Artikels 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personen- bezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richt- linie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4. Mai 2016, S. 1, L 314 vom 22. November 2016, S. 72) enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes gelöscht werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war, 2. einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen, 3. elektronische Daten enthalten, die einer laufenden Aktualisierung unter- liegen, oder 4. besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 enthalten. (4) Die Pflicht zur Anbietung und Ablieferung gilt auch für alle amtlichen Ver- öffentlichungen in jeder Erscheinungsform, die die anbietungspflichtigen Stellen herausgegeben haben oder die in ihrem Auftrag erschienen sind. (5) Durch Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der anbietungs- pflichtigen Stelle kann 1. auf die Anbietung bestimmter offensichtlich nicht archivwürdiger Unter- lagen verzichtet werden, 2. der Umfang der anzubietenden und abzuliefernden gleichförmigen Unter- lagen, die in großer Zahl entstehen, im Einzelnen festgelegt werden, 3. die Auswahl der anzubietenden elektronischen Aufzeichnungen ein- schließlich der Form der Datenübermittlung im Einzelnen festgesetzt werden. Elektronische Aufzeichnungen, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden müssen, sind nicht anzubieten. Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 135 (6) Einzelheiten der Archivierung von Verschlusssachen, insbesondere die erforderlichen besonderen technischen und organisatorischen Maßnahmen, regelt der Senat durch Verwaltungsvorschrift. (7) Ab dem Zeitpunkt der Anbietung dürfen die angebotenen Unterlagen nicht mehr verändert werden. Zur Feststellung der Archivwürdigkeit ist dem Staats- archiv auf Verlangen Einsicht in die angebotenen Unterlagen und die dazu- gehörigen Hilfsmittel zu gewähren. Entscheidet das Staatsarchiv nicht innerhalb eines halben Jahres über die Übernahme der angebotenen Unterlagen, erlischt deren Ablieferungspflicht. (8) Die übrigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, mit Ausnahme der Stadtgemeinde Bremerhaven, und für ihr Archivgut nicht entsprechend § 12 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 anderweitig Sorge tragen, bieten Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Staatsarchiv zur Übernahme an. Absatz 1 Satz 2, 3 und 4, Absatz 2 Satz 2, Absätze 3 bis 6 und Absatz 7 Satz 3 gelten entsprechend.“ 3. § 4 wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: „Archivgut ist vorbehaltlich des Absatzes 2 Satz 3 unveräußerlich.“ b) Absatz 2 wird wie folgt gefasst: „(2) Archivgut kann in einem anderen hauptamtlich oder hauptberuflich fachlich betreuten Archiv verwahrt werden, wenn dafür ein fachlicher Grund gegeben und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden. Hierüber ist ein schriftlicher Vertrag abzuschließen. In begründeten Ausnahmefällen und unter den Voraus- setzungen von Satz 1 kann Archivgut an andere öffentliche Archive unent- geltlich übereignet werden.“ c) Absatz 3 wird aufgehoben. d) Absatz 4 wird Absatz 3 und die Angabe „(§ 3 Abs. 2)“ wird durch die Angabe „(§ 3 Absatz 3)“ ersetzt. 4. § 5 wird wie folgt gefasst: „§ 5 Rechte betroffener Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Archivgut (1) Für personenbezogene Daten, die als Archivgut in das Staatsarchiv Bremen übernommen worden sind, ist das Staatsarchiv Bremen der Verant- wortliche im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679. Die Regelungen der Absätze 2 bis 11 gelten nicht für personenbezogene Daten, die das Staatsarchiv Bremen außerhalb des Archivguts verarbeitet. (2) Die Rechte einer betroffenen Person nach den Absätzen 3 bis 11 gelten, soweit das Archivgut durch Namen der Person erschlossen ist oder die Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 136 betroffene Person Angaben macht, die das Auffinden des einschlägigen Archiv- guts mit vertretbarem Verwaltungsaufwand ermöglichen. Bei Archivgut im Sinne des § 1 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2, das vor seiner Übernahme durch das Staats- archiv nicht dem sachlichen Anwendungsbereich gemäß Artikel 2 der Verord- nung (EU) 2016/679 angehört hat, kann durch Vereinbarung mit dem Eigentümer die Ausübung der Rechte nach den Absätzen 3 bis 11 anderer betroffener Personen als des Eigentümers vom Ablauf einer angemessenen Schutzfrist abhängig gemacht werden, wenn dies für die Übernahme als Archivgut unerläss- lich ist. (3) Jeder Person ist auf Antrag eine Bestätigung darüber zu erteilen, ob von ihr personenbezogene Daten nach § 3 Absatz 3 Nummer 1 und 4 als Archivgut übernommen worden sind. Anstelle der Auskunft nach Artikel 15 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist der betroffenen Person eine persönliche Einsicht- nahme ihrer personenbezogenen Daten im Archivgut zu gewähren. Nimmt eine betroffene Person ihr Recht auf Einsichtnahme wahr, sind die §§ 8, 11 und 12 Absatz 2 der Bremischen Archivbenutzungsverordnung entsprechend anzu- wenden. Unberührt von Satz 2 und Satz 3 bleibt das Recht auf Auskunft zur Verarbeitung personenbezogener Daten über Archivgut durch das Staatsarchiv Bremen. (4) Das Staatsarchiv kann zum Schutz berechtigter Belange Dritter oder wenn der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet erscheint oder aus anderen wichtigen Gründen der betroffenen Person eine andere Art der Benutzung des Archivguts als die Einsichtnahme ermöglichen, um eine Kenntnis ihrer personen- bezogenen Daten zu gewährleisten. Einsichtsgewährung oder Einräumung einer anderen Benutzungsart unterbleiben, soweit und solange 1. die öffentliche Sicherheit gefährdet oder dem Wohl des Bundes oder eines Landes ein Nachteil bereitet würde oder 2. die personenbezogenen Daten nach einer Rechtsvorschrift oder zum Schutz der Rechte Dritter geheim zu halten sind und deswegen das Interesse der betroffenen Person an der Kenntnis der personenbezogenen Daten zurücktreten muss. § 9 Absatz 3 des Bremischen Ausführungsgesetzes zur EU-Datenschutz-Grund- verordnung ist entsprechend anzuwenden. (5) Die betroffene Person hat das Recht, eine Kopie des Archivguts, soweit es ihre personenbezogenen Daten enthält, anfertigen zu lassen, sofern das Archiv- gut hierfür geeignet ist und die Aufgabenerfüllung des Staatsarchivs nicht beein- trächtigt wird. (6) Die betroffene Person hat das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 der Verordnung (EU) 2016/679, insbesondere über die mit einer Archivgutnutzung nach § 7 verbundenen Bedingungen und Auflagen, unter- richtet zu werden. Abweichend von Artikel 15 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 gilt diese Unterrichtung nur für personenbezogenes Archivgut, das vor Ablauf der Schutzfristen gemäß § 7 Absatz 3 und 4 übermittelt worden ist. Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 137 (7) Zu unrichtigen, in der Richtigkeit bestrittenen oder unvollständigen personenbezogenen Daten im Archivgut hat eine betroffene Person das Recht, eine Gegendarstellung oder eine ergänzende Erklärung zu erstellen. Die Gegen- darstellung oder die ergänzende Erklärung werden dem Archivgut in geeigneter Weise beigefügt. Weitergehende Ansprüche auf Berichtung oder Vervollständi- gung personenbezogener Daten nach Artikel 16 der Verordnung (EU) 2016/679 bestehen nicht. (8) Die betroffene Person kann abweichend von Artikel 18 Absatz 1 Buch- stabe a der Verordnung (EU) 2016/679 beantragen, eine Nutzung dieses Archiv- guts durch Dritte nach § 7 für vier Wochen auszusetzen, um während dieses Zeitraums die Gegendarstellung oder die ergänzende Erklärung zu erstellen. Im Übrigen bleibt Artikel 18 der Verordnung (EU) 2016/679 unberührt. (9) Die Rechte nach den Absätzen 7 und 8 gelten nach dem Tod einer betroffenen Person auch für deren Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern, wenn diese ein berechtigtes Interesse geltend machen. (10) Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 der Verordnung (EU) 2016/679 ist für Archivgut gemäß § 1 Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 ausge- schlossen. (11) Anstelle des Widerspruchsrechts nach Artikel 21 Absatz 1 der Verord- nung (EU) 2016/679 hat eine betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, einen Antrag zu stellen, die Schutz- frist für bestimmtes, sie betreffendes personenbezogenes Archivgut um höchs- tens 20 Jahre zu verlängern. Diesen Antrag kann eine betroffene Person auch für sie betreffendes personenbezogenes Archivgut stellen, das genetische oder bio- metrische Daten oder Daten zum Sexualleben im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 enthält. Wenn zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung der Daten in Form einer Nutzung durch Dritte nicht die schutzwürdigen Belange der betroffenen Person erheblich überwiegen, hat das Staatsarchiv diesem Antrag stattzugeben. Im Fall von personenbezogenem Archivgut, das genetische Daten enthält, sind auch leibliche Kinder und Kindes- kinder betroffener Personen zur Antragstellung befugt.“ 5. § 7 wird wie folgt geändert: a) Absatz 2 Nummer 2 wird wie folgt gefasst: „2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange betroffener Personen oder Dritter beeinträchtigt werden,“ b) Die Absätze 3 bis 5 werden wie folgt gefasst: „(3) Archivgut darf regelmäßig nach Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Die Schutzfrist beträgt 60 Jahre seit Ent- stehung der Unterlagen für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- vorschriften unterliegt. Bezieht das Archivgut sich nach seiner Zweck- bestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen (personenbezogenes Archivgut), so darf es unbe- schadet der Sätze 1 und 2 frühestens 10 Jahre nach dem Tod der betroffenen Person oder der letztverstorbenen von mehreren betroffenen Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 138 Personen genutzt werden; ist das Todesjahr dem Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der betroffenen Person oder der letztgeborenen von mehreren Personen. Ist dem Archiv auch das Geburts- jahr nicht bekannt, gilt eine Schutzfrist von 60 Jahren seit Entstehung der Unterlagen. Die festgelegten Schutzfristen können um höchstens 20 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten ist oder wenn schutzwürdige Belange des Betroffenen dies erfordern. (4) Die Schutzfristen nach Absatz 3 gelten nicht für solches Archivgut, das bereits bei der Entstehung der Unterlagen zur Veröffentlichung bestimmt oder das bereits vor der Übergabe an das Staatsarchiv der Öffentlichkeit rechtmäßigerweise tatsächlich zugänglich gemacht worden ist. Die Schutz- fristen für personenbezogenes Archivgut gelten nicht für Amtsträger in Aus- übung ihrer Ämter und Personen der Zeitgeschichte, es sei denn, ihr schutz- würdiger Lebensbereich ist betroffen. (5) Die Schutzfristen können im Einzelfall auf sachlich begründeten Antrag verkürzt werden, wenn dies im öffentlichen oder in einem schwer wiegenden privaten Interesse liegt. Ist personenbezogenes Archivgut vor Ablauf der Schutzfristen betroffen, ist darüber hinaus erforderlich, dass 1. die betroffenen Personen oder nach deren Tod ihre Angehörigen ein- gewilligt haben, es sei denn eine betroffene Person hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen. Die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartner, nach dessen Tod von seinen volljährigen Kindern, oder, wenn weder ein Ehegatte oder eingetragener Lebenspartner noch volljährige Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen, 2. die Nutzung zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im rechtlichen Interesse eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist oder 3. die Nutzung für die Durchführung eines bestimmten Forschungsvor- habens erforderlich ist und sichergestellt ist, dass die schutzwürdigen Belange betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden, oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange der betroffenen Personen erheblich über- wiegt. Soweit der Zweck und die Methode des Forschungsvorhabens dies zulassen, sind die Forschungsergebnisse ohne personen- bezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen.“ c) In Absatz 6 werden nach den Wörtern „Ablauf der Schutzfristen“ die Wörter „für personenbezogenes Archivgut“ eingefügt. d) Absatz 7 wird wie folgt gefasst: „(7) Um die Rechte betroffener Personen, Dritter oder öffentliche Belange zu schützen, und in anderen geeigneten Fällen kann die Nutzung von Archiv- gut an Bedingungen und Auflagen gebunden werden, insbesondere an eine Verpflichtung zur anonymisierten Verwertung. Personenbezogenes Archiv- gut, das besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 enthält, kann durch Dritte in der Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 139 Regel vor Ablauf der Schutzfristen nur genutzt werden, wenn die Verpflich- tung der anonymisierten Verwertung vorgesehen ist.“ e) In Absatz 8 werden nach den Wörtern „schutzwürdige Belange“ die Wörter „betroffener Personen“ eingefügt. 6. § 8 wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: „(1) Um der Öffentlichkeit den Zugang zu historischen und familienkund- lichen Unterlagen zu ermöglichen oder zu erleichtern, ist das Staatsarchiv berechtigt, Archivgut, Reproduktionen von Archivgut und die dazu gehörigen Findmittel im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben zu veröffentlichen. Durch die Veröffentlichung dürfen keine überwiegenden schutzwürdigen Belange betroffener Personen oder Dritter beeinträchtigt werden; insoweit sind insbesondere auch die Art, die Form und die Zugänglichkeit der Publikation zu berücksichtigen. Biometrische oder genetische Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 dürfen nicht veröffentlicht werden, wenn Belange betroffener Personen berührt sein könnten. Im Fall genetischer Daten gilt dies auch für die Belange von leiblichen Kindern oder Kindeskindern betroffener Personen. § 7 gilt entsprechend.“ b) Absatz 2 Satz 3 wird wie folgt gefasst: „Für die Überlassung von Kopien personenbezogenen Schriftguts an Stellen außerhalb der Europäischen Union gelten im Übrigen die Maßgaben des Kapitels V der Verordnung (EU) 2016/679.“ 7. Dem § 9 wird folgender Absatz 4 angefügt: „(4) Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Archivgut durch das Staatsarchiv zulässig, soweit dies für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke erforderlich ist. Neben den Regelungen von § 4 Absatz 3 und § 7 Absatz 7 werden, falls nötig, weitere angemessene und spezifische Maßnahmen zum Schutz der Interessen der betroffenen Person getroffen.“ 8. In § 10 Absatz 1 wird die Angabe „(§ 3 Absatz 1 bis 6)“ durch die Angabe „(§ 3 Absatz 1 bis 6 und Absatz 7 Satz 3)“ ersetzt. 9. § 11 wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: „(1) Die Stadtgemeinde Bremerhaven trägt für ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit Sorge, indem sie es insbesondere verwahrt, erhält, erschließt, nutzbar macht und erforscht.“ b) In Absatz 3 Satz 2 werden die Wörter „§ 4 Absatz 4“ durch die Wörter „§ 4 Absatz 3“ und die Wörter „§ 9 Absatz 3“ durch die Wörter „§ 9 Absatz 3 und 4“ ersetzt. Nr. 30 Gesetzblatt der Freien Hansestadt Bremen vom 4. April 2019 140 10. § 12 wird wie folgt geändert: a) In § 12 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 werden die Wörter „§ 4 Abs. 4“ durch die Wörter „§ 4 Absatz 3“ und die Wörter „die Rechte Betroffener“ durch die Wörter „die Rechte betroffener Personen“ ersetzt. b) In § 12 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 werden die Wörter „§ 3 Absatz 7“ durch die Wörter „§ 3 Absatz 8“ ersetzt. c) In § 12 Absatz 2 Satz 2 werden die Wörter „§ 4 Absatz 4“ durch die Wörter „§ 4 Absatz 3“ und die Wörter „§ 9 Absatz 3“ durch die Wörter „§ 9 Absatz 3 und 4“ ersetzt. Artikel 2 Dieses Gesetz tritt am Tag nach seiner Verkündung in Kraft. Bremen, den 2. April 2019 Der Senat Unterzeichner: Senatskanzlei Bremen