Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und den Staatsanwaltschaften im Land Bremen (eAkten-Verordnung – eAktV)

(1) Bei den in den Anlagen zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften werden die Akten ab dem angegebenen Stichtag elektronisch geführt; § 3 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Die Bekanntmachung erfolgt durch

(2) Die in der Anlage 1 bezeichneten Gerichte und Staatsanwaltschaften führen ihre Akten ab dem angegebenen Zeitpunkt im Ganzen elektronisch.

(3) Die in der Anlage 2 bezeichneten Gerichte und Staatsanwaltschaften führen Akten, die ab dem angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, im Ganzen elektronisch und Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform vorliegen, auch weiterhin im Ganzen in Papierform. Dies gilt auch für von anderen Gerichten oder Spruchkörpern abgegebene oder verwiesene Verfahren, soweit die Akten dort bereits in Papierform angelegt wurden.

(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die gerichtsinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen.

(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in elektronische Dokumente zu übertragen. Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, deren Übertragung wegen ihres Umfanges oder ihrer sonstigen Beschaffenheit unverhältnismäßig wäre, sowie in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten.

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(3) Die in Papierform eingereichten, in die elektronische Form übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen können sechs Monate nach ihrer Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind, die Aufbewahrung im Einzelfall angeordnet wurde oder sich aus spezialgesetzlichen Regelungen ergibt.

Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren. Hierbei muss insbesondere gewährleistet werden, dass die nach den Artikeln 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) erforderlichen Anforderungen erfüllt sind und die Vorgaben des Bremischen Ausführungsgesetzes zur EU-Datenschutz-Grundverordnung vom 8. Mai 2018 (Brem.GBl. S. 131), der Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz sowie besondere Rechtsvorschriften des Bundes und des Landes Bremen, welche auf personenbezogene Daten anzuwenden sind, eingehalten werden. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen ist ein Sicherheitskonzept zu erstellen, welches festlegt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden.

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Landesjustizverwaltung oder eine von ihr bestimmte Stelle für die von den Störungen betroffenen Gerichte anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

(1) Die Justizverwaltung darf auf den Inhalt elektronischer Akten nur zugreifen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

(2) Soweit Entwürfe zu Urteilen, Beschlüssen und Verfügungen, die zu ihrer Vorbereitung gelieferten Arbeiten sowie die Dokumente, die Abstimmungen betreffen, von einem Mitglied der Richterschaft im Rahmen des elektronischen Datenverarbeitungssystems nach § 4 für die Führung der elektronischen Akte gespeichert werden, ist ein Zugriff nur mit Zustimmung des Mitglieds der Richterschaft zu gewähren. Entsprechendes gilt für Notizen oder Markierungen, die ein Mitglied der Richterschaft in einer elektronischen Akte anbringt. Abweichend hiervon darf ein Zugriff auch ohne Zustimmung des Mitglieds der Richterschaft erfolgen, wenn dies zur Prüfung und Wartung des elektronischen Datenverarbeitungssystems erforderlich ist.

(3) Ein Zugriff auf Protokolldaten, die bei der Arbeit mit der elektronischen Akte zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert werden, ist nur für diese Zwecke und hiermit in Zusammenhang stehenden Maßnahmen zulässig.

Im Übrigen bleiben die Aktenordnungen unberührt.

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

Bremen, den 2. Mai 2019

Der Senator für Justiz und Verfassung

Gericht Verfahren Datum

Verwaltungsgericht Bremen Alle Verfahren der 5. Kammer 13. Mai 2019

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Unterzeichner: Senatskanzlei Bremen